团学各部门：
新学期开学以来团学各部门的工作开展有序，团学各部门先后组织开展了迎新工作、团学干事招新工作、军训后勤保障、无偿献血、推优入党等活动，校园活动开展顺利。为进一步规范团学部门的基础性工作，结合学院各部门实际工作情况，文学院团总支决定进一步规范全院各团学机构部门的基础性工作。现将《文学院公文写作条例》、《文学院团学机构校园文化活动管理条例》、《文学院团学会议制度》、《文学院团学办公室管理制度》、《文学院团学干部管理条例》印发给你们。请各部长按照通知要求，认真组织本部门干部干事做好相关工作，组织部和秘书处将不定期对条例的落实情况进行检查，同时将以上条例作为考核干事的笔试依据。
附件：一、《文学院公文写作条例》
二、《文学院团学机构校园文化活动管理条例》
三、《文学院团学会议制度》
四、《文学院团学办公室管理制度》
五、《文学院团学干部管理条例》
文学院 团总支
二〇一一年十月十五日
一、文学院团学机构公文写作条例
第一章 总则
第一条 为适应文学院学生工作的需要，实现团学机构公文处理工作的科学化、制度化、规范化、制定本条例。
第二条 团学机构公文是文学院团总支、学生会开展学生工作的具有特定效力和规范格式的书文，是安排活动、总结工作、报告和交流情况的工具。
第三条 公文的处理包括如下一系列衔接有序的工作：相关部门拟制公文，常委审核，组织部盖章，按照相关要求上交（发布）、登记归档。
第四条 团学机构公文写作的种类：（一）学期计划、总结；（二）活动计划（方案）、总结；（三）通知；（四）会议记录；（五）条例；（六）公函；（七）需要公示的名单；（八）其他根据工作实际需要的公文。
第二章 标题
第五条 文件标题字体字号要求：
（1）一级标题：宋体、三号、加粗、居中
（2）二级标题：黑体、小三
（3）三级标题：仿宋、四号、加粗
第六条 学期计划、总结标题格式
《文学院+【部门】+【学年学期】+计划（总结）》
第七条 活动方案、计划、总结标题的格式
《文学院+【部门】+关于+【活动名称】+计划（总结）》
第八条 其他公文标题格式不作要求，但要严格按照第五条规定制作。
第三章 正文
第九条 正文字体字号要求：仿宋、四号、不加粗。
第十条 凡需打印的文件应插入页脚，格式为：第x页共y张；无需打印的文件不作要求。
第十一条 活动方案、计划写作要求：
（一） 在活动方案、计划开头部分应写明举办活动的目的、部门，在必要的时候对举办的活动进行介绍；
（二） 在活动方案、计划中应写明如下项目：
活动主题、时间、地点、参与人员、活动内容、活动安排、活动基本要求。
第十二条 活动总结写作要点：
总结要与计划相对应，一般情况下要包括以下内容：活动情况概述、活动成效、活动成功经验、活动不足。
第四章 落款
第十三条 落款字体与正文字体相同：仿宋，四号；
落款统一在文件的右下角。
第十四条 落款统一格式：
（一）团总支部门落款为：
文学院团总支【部门名称】
（二）学生会部门落款统一为：
团总支
文学院 【部门名称】
学生会
第十五条 文件的日期落款
在文件的右下角统一使用中文大写
例如：二〇一一年十月九日
第五章 文件的打印
第十六条 文件统一用A4纸打印；文件字体颜色统一为黑色，打印应当做到准确、及时、规范。团学各部门在公文正式打印之前，对公文的格式等进行复核，特别是对公文的字体字号、打印份数进行最后确认。
第十七条 打印应登记好，签名，或索要收费收据。
第六章 文件的管理
第十八条 活动举办完毕，各部门应当将相关活动的公文、有关材料收集整齐，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
第十九条 团学各部门要制作部门文件登记表，对部门的文件进行规范化管理，每周定期整理文件夹，特别是对办公桌上的文件要求“能归档的尽快归档，不能的要摆放整齐”。
第二十条 团学各部门上交的公文在格式上出现重大的问题或内容上的不完整与不正确的，都将不予以盖章并给予退回处理。
第二十一条 文件的上交
（一）每学期开学三周内将上一学期的总结、新学期计划交到团总支组织部，并发一份电子档到团总支邮箱:zwtzz@163.com。
（二）活动举办之前三天、结束五天内将计划、总结交至组织部盖章，同时交一份纸质文档到组织部备份，并如实填写《各部门上交文件登记表》。
第二十二条 需要公示的名单，文件在常委审核，组织部盖章后在田师六楼按辅导员办公室要求张贴公示3天，文件上应表明负责人的联系方式。
第二十三条 做好公文的保密工作，凡未经审核、盖章的文件，不得对外公布、泄露。
第七章 附则
第二十四条 本条例适用于文学院团学机构的各个部门。
第二十五条 本条例自发布之日起实施，请各个部门认真遵守、执行。
二、文学院团学校园文化活动管理条例
第一章 总则
第一条 为了规范团学工作，使团学活动的顺利开展举办。制定本文学院团学基层工作规范。
第二条 团学各部门的活动都要先向常委报告后。
第二章 活动开展的流程
第三条 各部门在开展活动前应向所挂靠的委员以及相关老师报告，取得同意后，向组织部上交活动计划的纸质档案，由组织部盖章、留底归档，才能开展活动，团学组织发布的各类文件和签发的各类证明必须盖有团学公章才有效。
第四条 活动后，上交活动总结以及对相关材料的整理保存，特别是涉及到一些参与人员等的登记。（具体公文条例参照文学院团学公文写作条例）
第五条 文学院活动举办活动所涉及的公文有活动通知，方案，计划、总结等，要形成纸质档上交组织部，并由组织部盖章管理。（通知、方案可盖章后自行管理）
组织部、秘书处负责档案管理工作，对团学的工作、会议记录、简报、请假条、各部门计划、总结及重大活动方案归档管理
百花洲、义工团的活动方案、计划、总结等的发布都应盖有团总支的印章。
每次活动过后，相关部门应对该次活动的加分证明做好，交由辅导员签名，并留底，避免新学期找资料。
三、文学院团学会议制度
第一章 总则
第一条 为了加强干部之间的沟通和协，提高组织凝聚力，并保持通讯畅通，制定本文学院团学会议制度。
第二条 文学院团学各个部门每个月至少开一次会，并应在会议前向挂靠的常委报告，若涉及到不同部门的，应向团总支书记、学生会主席报告。
第三条 团学每两个月至少开一次团学部长大会，会议时间、内容由常委集体决定，团总支书记主持，对团学工作进行商讨及加强各个部门的交流。
第二章 会议工作安排
第四条 会议前通知好与会人员。会议负责人员与负责会议签到人员要提前25分钟到达，与会人员提前10分钟到达。
第五条 若因事不能到会者，要提前向负责会议的相关常委以及会议主办部门交请假条或以信息方式请假，并要取得同意。遇到紧急情况，可进行口头请假，事后补交请假条，并交到主办部门或秘书处并做好登记。
第六条 秘书处做好座位安排，要按照团总支各个部门、文学院社团、学生会各个部门的座次安排座位。
第七条 组织部做好会议签到表，安排人员负责签到。
第八条 组织部和秘书处应安排会议记录人员，并在会议后进行会议记录的保管。
第三章 会议要求
第九条 会议中，应将手机关机或调为振动状态，会议时要保持安静，各位团学干部不得做与会议无关的事（如发短信、窃窃私语等），以免干扰会议的正常进行，各个部门自觉做好监督。
第十条 会议中，各部门应如实反映工作情况，总结经验。
四、文学院团学干部管理条例
第一条 遵守各项规章制度，倡导良好学风。提高综合素质，严格要求自己，加强自身的理论学习，注重个人形象，维护文学院团学组织的整体声誉，并积极开展批评与 自我批评，努力把工作做得更好。
第二条 团学干部的成绩在班内排名不能低于全班的70%
第三条 团学干部、干事在工作中应佩戴好工作证，穿好团学黄马褂。
第四条 重大问题要及时汇报，上级指示要及时传达。团干部在工作过程中，要相互帮助要权责分明，公私分明团学干部要维护整个团学各个部门的团结。
深入了解同学的实际情况，关心同学的学习、工作、生活。 全体学生干部接受全院同学的监督。
对各项做到分工合作，并对自己的本职工作尽职尽责，积极主动，按时按质按量完成，加强干部之间的沟通和协作，并保持通讯畅通。
五、团学办公室工作管理制度
第一条 秘书处制定团学干部干事值班签到表，并定期检查更新值班签到文件夹的签到表。
第二条 加强对团学办公室的管理，维护正常的工作秩序，树立团学干部的良好形象。
第三条 各位干部、干事应时刻保持办公室的整洁美观，办公用品放置有序。
第四条 办公室钥匙由每位学生干部、掌管，不得随意转借他人，未经许可，任何人不得自配钥匙。
第五条 每天上午值班时间为：9：40——10：00，下午值班时间为4：30——5：10，不准迟到或早退，如有事务不能值班应向组织部请假。
第六条 值班干部进办公室须敞开办公室大门，佩戴值班证，填写办公室值班日志，填写值班时间内发生的事务和意见。
第七条 应保持办公室安静，禁止在办公室做出有损团学干部形象的行为，如：大声喧哗、听MP3、抽烟、睡觉等。
第八条 值班干部应做到节约用电，离开办公室前应收拾好桌面，摆放好桌椅，确保做到关窗、关灯、关风扇。
