一、建档人员情况

根据我院业务科室干警人数和办案情况，今年共为17人建立执法档案17本，其中，公诉科2人2本、民行科2人2本、控申科2人2本、侦查监督科2人2本、反渎职侵权局2人2本、监所科1人1本、反贪局4人4本、院领导2人2本。

二、建档案件及评价情况

从年初建档至今，反渎职侵权局建档案件1件，评价1件，质量为良好；公诉科建档案件17件，评价6件（其余暂时没判决），质量均为良好；侦查监督科建档案件9件，都没有下判决，暂时没有评价；民行、监所暂时没有案件；控申科暂时没有案件；反贪局暂时没有案件；院领导建档案件2件，暂时没下判决。

三、下步工作打算

对于今后的工作，我们将从以下几个方面入手，进一步将执法档案工作抓好、抓出成效：

教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的，对学院具有参考价值和凭证作用的文件材料，包括教学管理、学科建设、招生毕业、学籍管理、课堂教学与教学实践、教学保障、教学研究等方面的文字材料和声像载体。它是学院教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据，它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，直接为教学工作服务，是教学工作的重要组成部分，是学院档案工作的主体。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理，促进教学改革，提高育人质量有着极其重要的作用。本文将从教学档案的分类、作用及管理诸方面做些粗浅的探讨。

一、教学档案的分类

我院教学档案分为以下十类：

（一）教学组织。重要教学工作的规划、计划、总结、决定、通知；人才培养方案、教学计划；教学工作制度、规定、办法、细则；教学建设总体改革计划、方案、总结、报告等，这些都是贯穿学院整个教学过程的指导性文件，是不同时期教学工作的宗旨，是学院教学的永久档案。

（二）教学实施。教学实施计划、安排、课程表，课程标准，课程教学实施计划，课程考试样卷、试卷分析、成绩总表，教学质量检查、评估、分析材料。

（三）招生毕业。招生工作计划及总结，招生简章、专业介绍，新生名册、统计表，毕业生质量调查材料、统计表。

（四）学籍管理。学员注册名册，学籍、学历、学位电子注册数据，学员奖惩情况，学员毕业决定。

（五）学科建设。学科建设的规划、计划、方案、总结、综合情况统计表，课程建设的规定、总结、评优等重要文件材料。

（六）教员工作。教员培养规划、计划、总结，教员名册、考核、工作量统计，教员获奖等情况。

（七）研究生工作。研究生工作的规划、计划、规定、总结，学位授权点申报文件，研究生考试试卷、成绩表，名册，培养方案，教学计划，课程表，成绩总册，学位申请、论文答辩、授予学位决议。

（八）函授自考。函授自考的计划、报告、通知、总结，学员名册，教学计划，成绩总册，学籍、学历、学位电子注册数据。

（九）教学保障。教保工作规划、计划、总结，信息化建设方案、报告，教学设施、器材、设备统计表，教材建设规划、计划、通知、总结、统计表。

（十）其他。学院协作工作、评价工作重要文件材料。

教学档案包括教学工作的诸多方面，从具体内容来说，更是十分庞杂和多样性。为此，在实际工作中，如何将教学档案分门别类、内容细化、立卷清晰，规范管理显得尤为重要。

二、教学档案的作用

（一）为改革教学方法提供素材。

教学方法的优劣，直接影响到教学质量的高低，也影响到教员的教与学员学的积极性。好的教学方法，不仅可以使教员教的轻松，还能使学员学得愉快，其效果可想而知。通过教学档案，可以革除以往教学方法的弊病，发扬继往教学方法的优点，收到事半功倍的效果。

（二）为提高教学质量提供依据。

学院的主要任务是教书育人。学院的教学质量如何，怎样提高教学质量，这些都与教学档案息息相关。只有吸取已有的经验和成果，并在原有的基础上加以完善和提高，才能有效地提高教学质量。

（三）为加强教学管理提供参考。

学院教学管理水平的高低，在很大程度上影响学院的教学质量，如何提高教学管理水平是学院管理的主要工作，这在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学院的发展方向，制定人才培养方案，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划，特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等，可以适时调整对师生的思想工作，解除他们的思想包袱，使他们全部身心地投入到教学工作中。

三、目前的教学档案管理工作存在的问题

（一）收集困难。

大多数教员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的教员认为教学成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己来保管，不愿将成果交给档案部门。有的教员担心材料移交后，经档案部门立卷、归档，便被充公或以后使用不方便。这就需要档案人员深入一线，耐心说服，将有价值的档案收集到档案室。

（二）经费缺乏。

每年投入到教学档案建设的经费相当少，勉强维持。随着信息技术的发展，档案信息化迫在眉睫，只有投入足够的经费，才能提高教学档案管理的现代化水平。

四、加强教学档案管理的建议

（一）转变观念，提高教学档案管理工作的重要性。

教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节，对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法、提高教学质量，都有着十分重要的作用。因此，必须切实重视教学档案的重要性，除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外，很大程度上取决于档案在实际工作中发挥的效用，也就是说，只有当档案发挥了作用，人们确实需要它的时候，它的重要性就会凸显出来，它的价值就得以实现。所以，我们要及时向教学部门提供教学档案的归档范围，定期到各部门了解、检查教学档案的收集情况，宣传档案业务知识，成为教学工作的信息咨询部门。

（二）加强学习，提高教学档案管理人员的综合素质。

随着科学技术的飞速发展，档案手段日益现代化，只有熟练掌握先进技术，才能科学、高效地管理好教学档案，使之在教学管理中发挥更大的作用。

（三）注重教学档案的收集与积累。

要制定明确的教学档案目标管理标准，建立一套适用于学院的教学档案管理制度。要注重教学档案的收集和积累，及时收集有价值的教学文件资料。针对教学特点，将教学档案工作纳入教学计划、规划，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审考核晋升与档案部门出具归档证明同步等。

（四）注重教学档案信息资源的开发和利用。

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

高职院校的教学档案是高职学校在教学中的最直接的形式，具有一定的价值文字、文件、图片、录像、声音、软件等不同形式的资料的总和。高职档案教学管理主要的是：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；制定学校关于档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全校的档案工作进行监督、检查和指导；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案和有关资料；负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用工作，按照有关规定对全校乃至社会开放档案资源，提供利用服务，开展档案学及相关学科专业人才培养与培训工作，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，开展国内外档案学术研究和交流活动。

1、高职学校的教学档案分类

1.1教学党群类档案

是上级机关颁发的关于党务工作的文件材料,校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、书记校长碰头会、总支书记会、分党委书记联席会、党政中心组学习会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件,校党委召开的工作会议文件材料党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结），党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿,反映校党委领导任职期间重要活动的有关材料，表彰奖励有关材料，党群系统启用和作废印章的文件和印模，分党委、党总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复，分党委、党总支、直属支部重要执行经验介绍、调查材料、会议记录和统计表，党员申诉、复查、撤消处分形成的材料，有领导重要批示和有重要查处结果的，请示、批复、通知。

1.2教学行政类的档案

上级机关颁发的关于行政事务的文件材料，请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等，党和国家领导人、上级机关领导等视察、检查本校工作时形成的文件材料（包括题词、录像、照片等）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本，有关全校性工作的调查材料和经验总结，本校与外单位开展合作交流所形成的记录、纪要、协议等文件材料，高职学校行政管理工作中形成的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，没有刊号的非正式出版物及各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等。

1.3教务类档案

教学制度、教学改革、规定、办法、条例、总结等重要的，部门关于教学工作制发的文件材料，学校召开教学工作会议的文件材料，教学检查、教学评估、教学成果评奖材料，教师工作量的规定及考核材料，上级机关关于学科、专业设置与实验室建设的文件材料，校关于学科、专业设置与实验室建设制发的文件材料。招生计划、招生简章、专业介绍、新生录取名册等重要的。学生学籍变更文件材料，上级机关关于招生工作的文件材料，表彰、奖励师生的文件材料（先进集体、先进个人、奖学金），教学实习、生产实习的计划、报告、总结等材料，毕业生分配、就业规定、办法等重要的，学校关于教材工作制发的文件材料。自编、主编教学指导书、实习指导书、习题集和参考材料，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料，,毕业生派遣证存根，社会调查、社会实践的计划、报告、总结等材料。

1.4教学科研类档案

科研行政管理文件材料，上级有关科研工作方面的文件，科研成果管理文件材料， 科研经费管理文件材料，课题研究计划、设计实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料），数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计划结果），配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等，鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见），科研成果报告表，科研成果奖励申报与审批材料，成果宣传媒体报导材料。

1.5教学仪器设备类档案

物质工作、设备工作计划、报告、总结、调查材料校仪器设备申购报告、计划、论证报告、批复、长期经费分配方案，有关仪器、设备工作的规定、办法、制度等开箱记录及装箱单、验收记录，索赔来往函件及结果文件技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。

2、完善中职院校的教学档案管理的措施

2.1健全档案管理制度

要在高职学校中加强宣传，普及档案管理的基础知识，增强学院领导的管理，应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

2.2提高档案人员的素质

档案工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。按学校的有关规定收集、整理本部门招生、教学、科研、设备等活动中形成的不同载体的文件材料，并负责本部门文件材料的立卷归档和整理、保管、移交工作。兼职档案员应积极参加学校档案馆和上级业务主管部门举办的档案业务学习与培训，不断提高档案工作水平。

2.3加快教学档案管理信息化建设

近年来，随着国家实施高职学校建设工作，对高职学校加大了教学方面的投入，建立一些的基础设施，保障档案的信息化建设，配备了很多的计算机，建立了档案管理网络，加快了高职学校的档案管理的信息化建设，配备了不少的现代化设备，加强的档案管理的软件开发利用，采用成熟的档案管理软件，建立数字化的档案，最大的限度发挥了档案的信息化的建设作用。

2.4加强档案资料的检查

档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，千方百计确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

参考文献：

[1]杨敏.浅谈高职院校系部教学档案管理[J].浙江档案,2004,(7):33-33.

[2]王飞.高职院校院系(部)二级管理体制下教学档案管理的探讨[J].湖南工业职业技术学院学报,2011,11(1):121-122.

[3]杨洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报（高等教育版）,2007,10(z1):184.

[4]田琼.高职院校教学档案管理亟待解决的几个问题[J].档案时空,2010,(6):38-39.

1.研究对象

随机选取某二甲医院2010年-2015年50份科研档案的管理情况进行调查，设计评价表，并进行数据分析。对科研准备阶段、研究试验阶段、总结阶段等3个阶段共13个项目进行评价，每一个项目分为3个满意程度，分别为：“好”、“一般”、“差”。

2.方法

根据科研档案管理的要求，对选取的科研档案进行13个项目定性评价，所有数据经过统一收集、整理后，进行满意度分析，计数资料以百分率表示。

二、结果

1.科研准备阶段档案管理的评价情况

科研准备阶段评价满意程度为“好”的共216项，占比86.4%，评价满意程度为“一般”的共30项，占比12%，评价满意程度为“差”的共4项，占比1.6%（见表1）。

2.研究试验阶段档案管理的评价情况

研究试验阶段评价满意程度为“好”的共118项，占比59%，评价满意程度为“一般”的共56项，占比28%，评价满意程度为“差”的共26项，占比13%（见表2）。

3.总结阶段档案管理的评价情况

总结阶段评价满意程度为“好”的共127项，占比63.5%，评价满意程度为“一般”的共47项，占比23.5%，评价满意程度为“差”的共26项，占比13%（见表3）。

4.整体评价情况

根据调查结果可见，评价满意程度为“好”的共461项，占比70.92%；评价满意程度为“一般”的共133项，占比20.46%；评价满意程度为“差”的共56项，占比8.62%。被调查医院在科研档案管理方面主要情况如下：第一，科研档案的准备阶段和总结阶段管理情况良好，而研究试验阶段则整体管理情况则有待加强。第二，科研准备阶段中，开题报告与课题调研论证材料管理方面仍有欠缺。第三，总结阶段中，研究报告、论文专著材料管理情况不理想，有待进一步加强。

三、讨论

1.医院科研档案的重要性

医院科研档案包含了大量的科研成果、专利、版权等信息，是医院重要的无形资产，是医院科研开发水平和技术实力的具体体现：第一，医院科研档案是反映医院科研活动的系统史料，是医学科学研究的基础和条件。利用医院科研档案有助于医院科研创新过程中充分学习、借鉴已有的研究成果，避免发生重复性劳动，提高科研效率，推动更高层次科研成果的产生。第二，医院科研档案是开展科技交流的重要工具。医学科学的发展是一个渐进的过程，发展就得有继承，更要合作。随着医院的不断发展，医院对外技术交流不断扩大，如开展学术交流、合作研制技术项目等，这些都离不开记载了众多医学科学研究信息的科研档案。第三，医院科研档案是一种无形的财富，是知识形态的生产力。医院科研档案可以说是潜在的、知识形态的生产力，蕴含着很高的经济价值。通过科研档案的科学利用，把科学技术转化为生产力，让科研档案这一无形资产的作用得以充分发挥，可提高医院医疗水平，增强医院整体实力和市场竞争力。

2.基层医院科研档案管理中存在的主要问题

医院科研档案与其他门类档案存在一些不同特征。具体来说，一是学科突出，专业性强。在医院科研中，科研工作是分专业进行的。科研档案按各自的专业自然形成，科研档案的分类，体现出专业特征。二是专题突出，成套性强。医院科研的专题性强，每一个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也相应以专题突出。三是档案形成的时间跨度大，周期长。通常，档案形成的周期取决于科研周期。医学科研相当复杂，研究周期往往很长，这决定了医院科研档案的形成也是一个长期、漫长的过程。四是保密性强，医院科研许多项目都需要保密，多于非涉密科研项目，一般也对相关人员赋予了不能随意泄露的义务。

在基层医院，科研档案管理普遍存在以下几方面的问题：一是对科研档案管理工作重要性的认识欠缺，未予足够重视，缺乏激励机制；二是管理人员业务水平有限或人数不足，难以承担起科研档案管理庞大的工作量；三是涉及部门较多，职责不清等。

3.基层医院科研档案管理中的对策

针对基层医院科研档案管理存在的问题，本文根据近年来相关部门对本院的检查反馈以及实际工作开展总结的经验，提出以下几点对策：

第一，强化对科研档案重要性的思想认识。首先要从领导层面予以足够的思想重视，要充分认识到科研档案管理的重要性，这是基层医院做好科研档案管理的重要前提。

第二，提高管理人员的科研档案管理的工作能力。现阶段，基层医院档案管理人员负责的主要工作仍停留于大事记、招投标资料、会议纪要等文件材料的整理归档，对于科研档案的管理仍缺乏经验，缺乏基本的业务能力，因此，应派出档案管理人员参加专业培训班，加强业务能力的培训，这是保证基层医院科研档案管理工作顺利开展的基本条件。

第三，明确划分各相关部门职责，加强档案文件材料的收集。基层医院科研管理的归口部门主要是医务科（科教科），还可能涉及人事科、财务科等科室，容易导致职责不清，档案管理人员难以开展科研档案管理工作，对此，必须针对做好科研档案管理工作，明确各相关科室的职责，理清各种关系，从制度上保证科研档案管理工作的实施。

【关键词】

医院档案管理；创新；改革；浅谈

医院是个独立的小社会，我们需要对医院内部的各种事物进行管理，当然我们需要运用科学合理的方法进行管理。医院内部档案的管理包括内部人员人事档案以及各种资料的管理。我们只有保证医院档案管理工作的质量，才能够保证医院工作的正常进行。医院的档案大部分是患者的病例以及就诊的资料。我们首先要做的就是保证档案的完整性，档案的完整性是我们进行档案管理工作的重点，此外就是一些特殊患者的档案，我们需要做到保密性。由此可看，医院的档案管理工作重要且繁多，我们需要对档案管理的方法进行创新，提高档案管理的效率。我们在进行档案管理方法创新的时候，需要结合国外先进的实例以及引用新的技术进行创新。

一、医院档案管理的概念

医院的管理工作十分的复杂，我们需要积极寻求新的方法进行管理，提高医院管理工作的质量和效率。档案管理能够为以后的工作过程提供真实的材料，档案管理不只是对档案进行管理，更多的是我们进行整理之后需要进行保存，使其成为记录历史的文件。

二、医院档案管理中存在的问题

医院档案管理工作十分重要，我们对以往档案管理的工作进行总结，在以往的档案管理工作中发现了许多的问题，我们对其中存在的问题进行了总结。由于档案管理工作的重要性等同于医院的管理工作，我们在进行档案管理的时候需要以进行医院管理工作为榜样，重视档案的管理工作。

（一）档案管理机制不健全。每个完整的医院都会分为几个专门的科室，那么档案管理工作因为其重要性，也建立了相应的科室。但是由于档案管理的科室内部人员较少，我们在进行管理的时候，不能够以充足的人力进行管理工作。最主要的问题就是，在医院内部没有形成专门专业的档案管理工作条例，工作的时候不能够按照正常的秩序进行。

（二）档案意识不强及档案利用率低。我们虽然知道档案管理的工作十分重要，但是由于我们并没有专业的队伍从事档案管理工作，所以只是对档案进行了管理并没有进行正常的利用。也就说，我们不能够对档案进行正确的管理，导致一些重要的资料丢失。还有就是，我们在进行整理的时候，没有专门的管理办法进行管理，导致档案的分类不均，需要利用档案的时候，查询档案需要一些时间，耽误正常的工作。

（三）档案管理人员业务水平偏低。档案管理人员是我们进行档案管理的主力军，管理人员的素质决定管理工作的质量。目前，在医院档案管理工作中，存在的问题就是，管理人员的素质较低，不能够正常的从事档案管理工作。有的医院运用非专业的档案管理工作人员从事档案管理，这些人员对档案管理的工作不够熟悉，不仅没有专业的管理知识也没有丰富的管理经验。在进行档案管理工作的时候，我们需要对工作的流程进行监督，确保工作的正确性。如果从事档案管理工作的人出现问题，就会严重影响档案管理工作。

（四）档案现代化管理水平不高。随着时代的进步，我们在进行档案管理的时候需要积极引进新的技术，我们可以引进新型电子计算机进行档案管理，也就是说把纸质的档案转变为电子档案，以硬盘的形式进行存储。但是由于档案管理人员不能够对管理的方式进行创新，导致一些重要的档案遭到破坏或者丢失。还有就是，由于医院的档案数量较多，我们在管理的时候需要较大面积的存储室进行档案的存储。由于医院的面积有限，档案室的面积较小，使大部分的档案得不到有效的保存。

三、医院档案管理工作创新与改革的思路

根据上面分析档案管理工作中存在的问题，我们提出了相应的解决措施：

（一）建立健全档案管理设施及各项规章制度。医院应该结合实际情况，借鉴别的医院章程，编制属于自己医院的档案管理制度。首先我们需要规范档案管理队伍，成立专门的档案管理队伍，并且能够保证档案管理工作按照编制的制度进行管理。

（二）加强培训，提高档案管理人员素质。档案管理人员是整个档案管理工作的重点，我们需要加强对档案管理人员的培训，我们需要专业的档案管理人员。我们在进行档案管理人员招聘的时候，需要提高录取的条件，只有专业的档案管理人员，才能够提高档案管理工作。

（三）管理模式创新。我们在进行管理的时候，需要不断地改变管理模式，总之，我们需要结合医院的实际情况进行不断的尝试，选择适合医院的管理模式。还有就是在管理工作方面，我们应该积极探索新的科学技术，我们需要加大对新技术的利用。

四、结束语

综上所述，档案管理工作十分的重要。在医院的档案管理工作中，我们需要跟随时代的脚步，不断引用新的科学技术，提高档案管理的效率，我们还需要结合时代的要求，改变旧有的管理模式，借鉴先进的管理模式进行更新。

作者：郑玮 单位：烟台市莱州荣军医院

【参考文献】

[1]刘睿智.浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息,2016(02):288.

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。

与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.

[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.

1.1档案管理制度不健全，档案利用率低、收集率不高

医院虽然在人事、后勤、医疗以及行政方面制定了健全的制度，但关于档案管理这方面，制定健全制度的医院少之又少。长期以来，医院对于档案管理都是采用针对性的管理，如在科技档案、会计档案以及文书档案等方面进行管理，其他档案管理交由业务部门进行管理，从而使医院内形成多个档案管理部门的格局，导致医院档案收集率下降，内容残缺。同时，医院对档案的管理采用重“藏”“轻”用的管理方式，对档案所产生的社会效益与经济效益缺乏宣传，导致公众不知如何利用档案，从而使档案的利用率严重偏低。

1.2档案管理员综合素质低

大多数从事医院档案管理工作的人员都是兼职、非专业人员、年老的、人员流动多，档案管理员综合素质偏低，工作没有积极性以及主动性，档案工作脱离医院各项工作，档案人员关于档案资料都是被动接受，参与医院的各项工作几乎很少，各类文件无法尽快收集，致使宝贵资料流失，没有归回档案室。另外，医院对内部人员进行培训时，主要针对医疗技术人员的培训，完全没有将档案管理人员列入培训计划中，导致档案管理人员的管理水平跟不上时代的发展。

1.3医院对档案硬件投入少

由于医院把工作的重心放在医疗上，导致档案室用房紧张，空间很窄，达不到安全管理档案的要求。另外，由于档案管理在技术以及管理水平方面严重落后，阻碍了档案管理工作的发展。近年来，随着计算机技术应用，医院管理手段有所提升，然而，在档案收集方面，医院仍是采用手工收集的方式，使档案不能尽快归档，不利于档案管理工作的进行。目前，电子档案应用越来越广泛，部分医院采取建立电子档案系统。然而，电子档案未能经过档案管理人员允许直接归入档案系统中，导致软件使用时出现各种情况，给档案管理人员带了不便。

1.4医患关系导致病案未被重视

在医疗纠纷中，双方争夺最主要的还是病案。因此，病案管理最主要的任务就是完善病案管理，提高患者病案书写的质量。

2档案管理在医院管理工作中的重要性

2.1档案管理是医院文化的传承

医院文化关乎着医院的精神，它是创办医院的宗旨，同时又是医院在价值导向、社会形象与管理理念等方面的一种综合体现。医院文化的形成是源远流长的，并不是一朝一夕的，是在医疗卫生体制中不断沉淀、不断总结出来的。医院的档案是社会实践与历史发展的原始资料，其中包含了丰富的医院文化。因此，做好医院档案管理，进而使医院文化在档案中不断沉淀、积累以及总结。2.2医院档案管理支持开创未来科学、总结过去以及正确把握现在医院档案是把医院各种情况真实记录下来，是对医院历史发展的总结。医院档案不仅是对前人研究的总结，而且也是为后人推动医院的发展提供了条件。通过档案，我们可以吸取前人的教训，作为我们的经验，而且能够从中找出事物发展规律及内在联系，为当下和今后医院的发展打下了基础，这就是医院档案信息属性的作用。医院管理要井井有条条，是加快医院发展步伐以及促使医疗事业不断发展的重要保障。

2.3医院档案管理为医院现代化建设以及科学化发展提供依据

21世纪是经济与知识并存的时代，在信息、知识、资源的积累和运用对医院科学化发展及现代化建设方面起着决定性作用。以前医院管理采用粗放式和经验式的管理方式，随着社会的发展，逐步转变为科学化、密集式的管理模式，而且医院档案管理员对档案管理的认知越来越深，深刻地明白医院档案资源在社会产生的经济价值以及社会价值，懂得如何利用档案的信息资源提高医院的经济效益、社会效益以及综合竞争力。其次，医院档案管理在临床医疗的改进和提高、专业学术交流和研究以及医学科研的应用和开发等方面提供重要依据。通过医院档案管理，可以使临床治疗、专业学术以及医学科研之间相互促进、相铺相成，对医院现代化建设和科学化发展起到了促进作用。

2.4医院档案管理在医患关系与医疗纠纷方面提供了依据

目前，医院医疗纠纷形势严峻，医患关系也越来越严重，在国内外医疗环境中，医患矛盾不断恶化。医院档案是医疗活动最原始的记录，为法律提供依据。医院档案对医患活动能够进行真实的记录，进而为维护医患双方的合法权益提供依据，便于医患双方行驶自身的权利，同时又能让医患双方遵守自己应该履行的义务。

2.5医院档案在医院的经济效益和社会效益方面起到重要作用

医院档案具有真实性、原始性等特点，这就可以使医院档案通过网络、报纸等手段转化为体现医院发展历程以及医院文化的专著及回忆录等医学宝库，从而为医院创造更多的经济效益和社会效益，有利于我国医疗事业的发展。

3充分发挥档案管理在医院管理工作中使用价值

3.1加强医院档案基础性管理

要充分发挥档案管理的使用价值，首先，要加强医院档案基础性管理。医院档案管理员每天除了对档案进行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好检索、研究、编目工作，建立健全档案管理体系以及档案汇编等参考资料，要对档案进行更新，从而达到医院管理的要求。

3.2树立档案管理开发利用观念

医院档案管理者的思想常常会受到传统管理理念的禁锢，没有充分意识到医院档案所具有的价值。因此，医院部门与部门之间要密切配合，做好关于医院档案的开发利用工作，通过医院档案科学化管理促进现代化建设的不断发展。

3.3完善档案软件和硬件设施，培养高素质管理人才

有效利用医院档案管理，就必须加强档案存库的保护与建设工作，使医院档案不受到破坏。另外，计算机软件随着知识经济的到来而被广泛应用，医院应该尽快建立信息化档案系统，运用先进的管理软件对医院档案进行有效的管理与使用。保证医院档案管理事业向着持续稳定发展，就需要培养一批高素质的档案管理人才。

（一）提高档案管理人员的素质水平。当前阶段，医院人事档案管理人员的素质水平不高。有些工作人员在从事档案管理工作之前，在其他的科学工作岗位上工作过，专业不对口。另外人事档案管理工作比较复杂、繁琐，有些工作人员对待工作态度不端正，工作积极性不高，就使得档案管理人员的流动性较大，不利于档案管理工作人员队伍的稳定，阻碍医院人事档案管理工作的进程。因而，要提高医院人事档案管理人员的素质水平。医院要组织档案管理相关人员学习档案管理的专业知识，还要对他们加强培训力度，使他们在行为和思想上都热衷于自己的工作。

想要提高档案管理人员的素质水平，首先，要提高档案相关人员的业务素质水平，对工作人员的专业档案知识严格要求，来达到提高工作效率和服务质量的目标。同时对工作人员的专业技能严格要求。医院可以组织工作人员进行周期性业务学习，并进行业务考核，激励相关人员多学习，适应新时期下对工作人员的要求。然后，要增强对人事档案管理人员的思想素质教育。人事档案管理工作人员要形成政治责任精神，要树立为人民服务的观念，为医院更好地发展不断地努力。最后，要提高相关工作人员的文化素质水平。人事档案管理人员的文化素质水平对实际的工作有很直接的影响，为达到这一目标，需要相关工作人员不仅要有专业知识理论，还要具备医学知识。

（二）加强法制建设。在医院人事档案管理的过程中，要加强对《档案实施办法》和《档案法》的学习，大力宣传普法教育活动，增强档案人员和领导干部的档案法制理念，提高依法治档和依法行政的管理水平。可以通过发放学习资料、医院院刊等方式，加大对档案法规的宣传，还可以通过组织相关人员参加法制教育培训，并设立奖罚制度，对违背法制的行为严格处罚，真正实现教育全院的目标。

（三）对医院人事档案管理执行动态监管。医院人事档案管理是全面反映人的成长历程的途径。传统的档案管理主要是对档案实体进行保管维护和简单地整理，工作内容比较单一，对材料的收集缺少及时性和主动性，忽视了档案管理的动态性。

医院人事档案管理要执行动态监管，档案的内容要充分展示每个工作人员的医德医风和个人特点，比如病患满意度、人的信用度等，同时也要体现出医院的医疗水平，比如科研成果和技术专长。通过补充时展和个人特色的新内容，比如：本人学历材料、党团材料、工资情况以及我国和发达国家的医疗水平的对比等。

【中图分类号】R19【文献标识码】B【文章编号】1672-3783(2012)02-0412-01

1医院档案管理存在的问题

所谓医院档案，是医院保存备查的一些原始记录，包括文字、图像和声音等资料，这是在医院的各项工作和活动中逐渐形成的。医院档案的管理不仅对医院自身有着非比寻常的意义，对于求医的群众也是重要的保障。在实际工作中，医院的档案管理制度并不完善，在医疗水平和科技水平不断发展的今天，当前的医院档案管理制度不能很好的适应医疗事业的发展。通过分析和总结，当前医院档案管理存在的问题主要有以下几个方面：

1.1态度上对档案管理不够重视：医院对档案的管理不够重视，是自上而下的。因为档案管理工作并不能给医院带来直接的经济效益，因此，部分医院领导认为档案管理工作无关紧要，象征性的有这项工作就行了。领导有这样的心态，负责档案管理的员工不可避免的出现工作上的懈怠，办事拖拉，粗枝大叶等情况屡见不鲜。至于其他非档案管理的员工更是事不关己，根本不配合档案管理工作。

1.2只管收集整理，不管开发和应用：很多医院对于档案的管理过于片面，只负责收集和整理，许多信息资源被闲置在档案库里，根本没有得到有效的开发和利用。医院的档案归档的再好，如果无人问津，就失去了档案的价值，也失去了管理的意义。

1.3病例档案给予了一定程度重视，而其他档案则基本被忽视了：病例档案对于医院来说，有些非常重要的意义。不仅仅的医疗、教学、科研的重要资料，更是诉讼、医疗保险和伤残鉴定方面的重要依据。因此，大多数医院对于病例档案给予了足够的重视，人员、场地和经费方面都有保障。但是除此之外，包括文书、人事、会计、建设类的档案就基本被忽视了。因为这类档案的价值有一定的隐蔽性，真正意义并不显著。

1.4人员专业素养不够：对目前大多数医院来说，从事档案管理的工作人员普遍存在几个情况：兼职的多，专职的少；年老的多，年轻的少；流动的多，固定的少。总的来说，就是不专业的多，具备专业素养的少。这种情况下，医院的档案管理工作很容易和其他各项工作脱节，工作人员只能被动的接收档案资料，无法积极有效的参与医院的各种职能活动。久而久之，医院的档案会逐渐失去其价值，很多宝贵资料也有可能丢失。

1.5各类档案保管缺少整体规划：目前，医院内部门种类繁多，各部门管理各自的事物，包括档案的管理，各自为政，缺少整体的规划。二各个科室的档案都应该隶属于行政办公室管理，没有良好的整体的规划，会造成人力物力的浪费。

1.6医院对档案管理的投入不够，信息管理相对滞后：我国从2003年开始，加大了对卫生事业的投入。从那以后，医院得到了快速发展，现代化水平明显提高。但是大多数医院对于档案管理工作的投入明显不足，与其他工作相比，档案管理工作明显产生了脱节。表现在办公条件差、库房小、档案防护设施简陋，导致医院档案的管理工作处于停滞不前的状态。而且，对于医院档案管理人员的专业培训也不够重视，人员的专业素养也无法适应医院档案管理的现代化、数字化和规范化的需要。

以上问题，看似不起眼，但实际上与医院的发展息息相关，不引起重视的话，对医院的发展会带来诸多不利的影响。

2对策

以上提到的医院档案管理问题不仅影响着医院的档案和各种信息的齐全，更影响着医院的医疗水平和发展。为了解决这些问题，下面针对这些问题提出一些对策。

2.1健全制度：健全医院的档案管理制度，涉及的内容非常广泛，其中包括档案的利用、保管和保管期限等制度。医院的管理层首先要重视医院档案管理的重要性，加强对档案管理工作的领导，严格依照《档案法》等相关法律法规开展档案管理工作。行政管理部门则要加强监督，确保相关档案管理的法律法规在医院得到落实。

2.2加强利用：不论是医院，还是其他地方，档案的管理工作其根本目的在于档案的利用。医院的档案要有效的利用起来，档案管理的工作人员首先要改变心态，变主动为被动。利用档案的反馈信息，发挥其信息资源的优势，积极的为医院的改革、建设、发展服务。利用医院的库存档案，为医院的领导决策服务，为医院的科研、教学和医疗服务、为广大在医院就诊的人民群众服务。

2.3加大投入：社会在进步，科学在发展，医疗水平也在随之不断提高，医院在逐步向数字化发展。为了与时代相适应，医院必须对档案管理工作加强规划、加大投入，增加相应设备，使医院档案的管理工作迈上数字化、信息化的轨道。

2.4加强教育:档案管理工作人员是医院档案管理的执行者，其素质高低直接决定了医院档案管理水平的高低。医院一方面在吸纳专业的档案管理人才的同时，还要注重在职工作人员的教育和培训，使其不断适应医院档案管理工作的需要。可以通过外出学习和交流来提高工作人员的专业素养。

2.5规范管理，方便考核:医疗机构管理工作的重点在个临床、医科技室。为了更好的为临床一线服务，医院的档案管理工作必须要规范化，从实际出发，及时准确的以数据和表格等形式对各个科室在科研、新技术、论文、工作量等情况进行统计。通过对档案资料的内容和数据考核，对各个科室的工作业绩作出评价，确保了考核的公平性和准确性。对于医院的干部考核和选拔，医院的档案资料也将作为重要的依据。

3总结

要改善医院的档案管理工作，首先要明确档案管理对于医院的意义，从心态上重视医院档案的管理工作，这是做好医院档案管理的先决条件。在当前社会，科学技术水平不断提高，档案管理必须要实现数字化、信息化，相关设备必须要及时更新才能满足医院不断发展的需要。很多医院已经认识的这个问题，并积极采取了相应措施，档案管理工作得到了很大的改善。但是，我们不能盲目乐观，时代是不断发展的，档案管理工作的提高没有终点，我们仍然任重而道远。

随着医疗体制改革的不断深化，医疗市场的竞争日益激烈，如何做好医院的医德医风档案管理工作，有效发挥档案的社会功能，促进医务人员道德素质的提高，更好地为医疗、科研、教学服务，笔者有如下几点体会。

一、健全医德医风管理制度，抓好医德医风档案管理的基础工作

我院于2002年建立了医院第一份医德医风档案，但直到2004年为迎接医院管理年活动，医院的医德医风档案管理才有了一定起色。这个阶段，笔者认为，领导重视，建立起较为规范的规章制度，是我院医德医风档案管理工作的起点。首先，医院成立了医德医风管理领导小组，制定了《医务人员医德考评制度》、《医务人员医德医风考核办法》、《医院医德医风档案管理细则》等切实可行的规章制度。其次，确定了医院医德医风档案的基本构成。主要分成三个大部分：第一部分记录职工的基本情况；第二部分记录职工平时的医德医风考核内容、结果和奖惩情况；第三部分是职工历年来医德医风的总结和组织考核意见。再次，培训专职档案管理员。各科室设立了兼职档案员，由办公室档案部门负责档案员的日常考核。个人年度医德医风总结在科室评议通过后，由档案员将考核表载入其档案。其他事迹、材料由档案员收集，存入档案并随时记录在相关表格上。以上措施，有效保证了档案材料收集工作的顺利完成。最后是医德医风档案的立卷工作。我们参照了人事档案管理办法，每人一卷，活页装订，以姓氏笔画为序编制案卷号和案卷目录。卷内材料分表格、个人医德医风总结、奖惩原件、复印件、照片等。每类材料之间设立明显标志，各类材料单独编制卷内目录和页码。每年对上年度材料进行整理装订，经医院医德医风委员会审核并签署意见，年度医德医风档案即告完成。

二、提高认识，重视资源，做好医德医风档案的开发利用

建立医德医风档案的首要目的即是利用。因此，我们采取了多种措施，使档案资源利用达到最大化。一是将档案

资料量化、细化，使档案资料易于操作，便于考评。具体做法就是将医德医风自查自评部分分成10个方面，每部分赋予相应的分值，总分为100分。规定了评议的及格分，即90分，并以此作为奖惩的依据。二是每季度将医德医风建设和考评情况通过专门简报的形式下发各科室，通知到每个职工。这个方面我们进行了大胆尝试，事实证明效果不错。具体做法就是每季度各科室档案员将医德医风档案从档案室领回，让每个职工都能看到自己的档案内容。优秀的同志会更加努力，争取更大的进步；落后的同志以优秀同志为榜样，奋起直追。如2003年我们有4名同志因服务态度方面存在问题，医德医风考核不合格。看到自己的档案内容，这4名同志知道了问题所在，以后就再没犯过同类错误，并以此为鉴，在下一年度的医德医风考核中取得了优异成绩。三是将医德医风档案考核结果作为科室评优、个人评先和职称晋升的重要依据。规定如科室有2%的同志医德医风考核在90分以下，则科室不能参加评优。科室医德医风考核达到100%则自动成为精神文明科室，并给予适当物质奖励。个人医德医风考核连续两年达到优秀则享有优先晋职资格。这些规定的实施，极大调动了科室及职工的工作积极性，为树立医务人员的正

面形象，构建和谐医患关系，打造医院品牌而做出积极的贡献。

三、 加强培训，提高档案工作者的素质

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