关键词 医院档案 信息化管理 问题 对策
中图分类号： R197 文献标识码：A
医院档案信息化管理，不仅可以起到督促的效果，促进医务工作人员将病例、救治情况等及时进行记录归档，而且还可以起到借鉴的作用，当遇到一些疑难杂症时，可以借助以往的档案，制定出更加科学合理的救治方法，提高救治的效果。
一、医院档案信息化管理的特点
医院档案信息化管理是指医院将各个时期的医疗情况，包括病人信息、救治信息等以不同的形式进行记录管理。医院档案信息化管理的特点体现在：（1）针对性强。医院档案信息化管理主要是针对医院以往救治过的患者以及相关的病情、救治情况、康复情况等的记录管理。（2）以往的医疗工作经验总结。医院档案信息化管理的目的是将以往的医疗实践进行记录在案，在记录的基础上进行总结，从而为今后的医疗工作提供借鉴，是对以往医疗工作的经验总结。（3）具有良好的参考价值。医院档案信息化管理能够准确有效地记录医院以往的疾病治疗情况，能够真实地再现医院不同时期的医疗成果与存在的不足，对于改进和完善医院医疗工作具有良好的参考价值。
二、医院档案信息化管理存在的问题
（一）重视度不够。
在日常的疾病医疗过程中，一些医生并没有严格按照医院的要求对相关的信息进行记录，对医院档案信息化管理的重视度不够，而是凭借以往的医治方法给与患者相应的治疗。出于过度的自信，使得医务工作人员认为自己的记忆力良好，对具体的救治措施都能够很好地掌控，当出现一些疑难杂症时，由于没有相应的档案记录，导致医务工作人员不知所措，胡乱用药，最终酿成医疗事故。
（二）缺乏规范管理。
缺乏规范管理是当前医院档案信息化管理存在的突出问题，这一问题体现在：（1）医务工作人员在书写时不规范。医务工作人员在对患者、病情、救治方法等进行记录时，不仅字迹潦草，而且有一些内容并没有进行详细的记录，如患者的患病时间、患病特征、不良反应等，这些信息都没有得到及时的记录归档，给医院档案信息化管理带来了极大的困难。（2）档案的存档不规范。医院开展档案信息化管理工作时，将所有的档案混乱地放在一起，并没有根据档案的存档时间、疾病类型等进行规范分类管理，导致在查找相关档案时，需要花费很大的人力物力。
（三）实践基础薄弱。
医院通过设立档案室的方式开展档案信息化管理工作，将档案进行了有效的管理。但是在实践过程中，很多医生并不关注这一工作，很少翻阅相关的医疗档案，而只是将医院档案信息化管理当作一种形式，将相关的档案存放起来，并没有在日常医疗工作中运用这些档案去指导工作实践，使得医疗档案的作用无法发挥，实践基础薄弱。此外，医院档案信息化管理只是出于档案管理的目的，而没有充分利用这些档案开展更深层次的医疗工作，缺乏对档案功能的深层次开发，导致医院档案信息化管理实践基础薄弱。
三、医院档案信息化管理对策
（一）将档案管理列入绩效考核范畴。
很多医务工作人员对医院档案信息管理工作的重视度不够，主要是由于侥幸心理的存在以及这一工作对他们的影响度不高。对此，可以运用绩效考核的方式，将档案信息化管理列入医务工作人员的绩效考核范畴，直接与医务工作人员的绩效挂钩，以此来对医务工作人员的业务能力进行考核。这样可以提高医务工作人员对医院档案信息化管理的重视，在日常医疗工作中，随时做好记录工作，推动档案信息化管理工作的有效开展。
（二）对档案进行规范化管理。
医院开展档案信息化管理工作时，对每一个档案进行充分的了解，包括档案的内容、病例、救治情况等。医院根据每一个档案记录的情况，在档案上作相应的标识，如档案的时间、档案的病例类型等，按照档案制作的时间先后顺序或病例类型进行分类整理归档。此外，医务工作人员要积极参与到档案信息化管理之中，提高书写的规范性，确保字迹清晰工整，记录的信息完整有效，并将日常的信息记录及时进行登记，便于日常查找以及医疗工作的开展。
（三）加大实践力度。
医院档案信息化管理并不只是形式上的档案管理，应该将其运用于日常的医疗实践中，让医务工作人员通过查找医院档案，及时地了解不同时期的医疗情况，在原有的医疗工作基础上进行分析总结，提炼出更为科学有效的医疗方法。在这一方面，可以采用总结的方式，要求医务工作人员定期对医院档案信息化管理工作进行书面总结，总结出相应的改进方法，进而提高医务工作人员档案信息化管理的实践力度。
（四）开发档案信息化管理的功能。
开发档案信息化管理的功能，不只是将档案的作用体现在借鉴方面，更多的是医疗活动与社会作用方面。这一方式不仅可以提高医院对档案信息化管理的重视度，而且还可以帮助医院充分利用档案的作用。开发档案信息化管理的功能，可以结合档案的管理工作定期举行档案研讨会、医疗工作研讨会等活动，探讨档案信息化管理的心得与总结，为医疗工作的开展提供更多有效的资料。此外，开发档案信息化管理的功能，还可以将医院档案进行整理、完善，以医疗书籍的形式出版，让更多的医务工作人员获益，提高医务工作人员的医疗水平，从而推动我国医学事业的发展。
四、结语
医院档案信息化管理能够有效地提高医疗工作的效率，为推动医疗技术的改进与创新提供了丰富的实践基础。随着公众生活方式的变化，以及生存压力的增大，疾病的种类也会越发多样与复杂，开展医院档案信息化管理工作能够帮助医务工作人员在总结以往医疗实践的基础上，寻找到更加有效的治疗方法，医院档案信息化管理也将会发挥出更加重要的作用。
（作者单位：仪征市人民医院）
参考文献：
学校档案自查报告范文(一)学校档案管理是中小学常规管理的重要方面，学校的档案工作是教育事业的重要组成部分。为进一步加强学校档案工作，切实提高学校档案管理水平，更加有效地保护和利用档案，充分发挥档案工作在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》和国家档案局8号令等法律法规，结合我市各学校灾后档案室、设施设备及档案不同程度受损，学校档案室规范化建设工作良好的发展势头受阻，2019年9月，我市各学校灾后重建全面完成，各项硬件设施全面提升，为学校开展档案工作提供了坚实基础的实际情况，现就加强教育系统档案工作，提出如下要求：
一、提高认识，高度重视档案工作
学校档案是学校历史的真实记录，充分有效地开展档案工作，是学校总结教育教学经验，探索教书育人规律，实现学校科学管理的重要依据，对于提高教学、科研和管理，保障教职工合法权益，扩大学校影响力和知名度，争创教育品牌，促进学校全面发展，具有重要作用。各学校要结合本校实际大力宣传档案法律法规，宣传档案管理知识，不断深化对档案工作的认识。广大教职员工要充分认识到做好档案工作是促进学校建设和发展的需要。每一个教职员工都应自觉参与学校档案建设，积极配合、支持档案人员的工作，自觉地将工作中形成的各种门类和载体的档案资料收集齐全并向学校档案室移交。
二、加强领导，构建权责明晰的档案工作体系
各中小学校、幼儿园要进一步加强档案工作的领导，根据《档案法》、《成都市中小学档案管理办法》和本校的具体情况建立和完善档案管理制度，逐步完善学校档案管理体系，使学校档案工作真正做到有法可依、有章可循。各中小学校、幼儿园要成立档案工作领导小组，由学校校长任组长，负责统筹、协调、组织检查本校档案工作。各学校档案室应根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员至少1名，负责统筹规划全校档案工作，接收、管理学校档案。
三、强化培训，提升档案队伍业务水平
近年来，我市教育事业发展迅速，档案内容不断丰富、信息载体多样化、管理手段不断改进、利用需求不断提高，对档案工作人员提出了更高要求。各中小学校、幼儿园要在教育局组织集中培训的基础上抓好档案人员队伍的建设，保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性，要对专兼职档案人员加强继续教育和专项培训，以提高他们的业务水平。学校档案工作人员要进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感，增强开拓创新能力和主动服务意识，认真收集保存好档案，为学校各项工作提供更加便捷的服务。
四、完善设施，保障档案工作正常开展
各学校要根据《成都市中小学档案管理办法》要求，逐步改善档案保管条件，把档案设施设备建设列入学校建设总体规划，单独预算档案工作经费。按照档案保管“十防”的要求，各校(园)要安排符合条件的专门档案室，保持档案室的清洁明静、通风透气，配足配齐档案柜、空调、除湿机、温湿度计、吸尘器、灭火器、计算机等专用设施设备，为档案保管提供良好的环境，保障档案工作的正常开展。
五、务实创新，加强档案资源建设
各校要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，不断创新收集档案的方法，建立覆盖全校师生的档案资源和方便广大师生的档案利用体系。一是要主动收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。二是加强各种门类、载体档案资源的收集和集中统一管理，以教学档案为重点，进一步抓好文书档案、重大科研档案、重大基建项目档案和财务档案的收集，同时要做好各类电子文件、声像档案、实物档案的收集、归档。三是加强学生档案、教师业务档案等民生档案的收集归档，积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制。四是根据学校的性质特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、荣誉档案等。五是要做好教育抗震救灾和灾后重建文字资料、音像图片、图纸等的收集、整理、归档工作。
学校档案自查报告范文(二)近几年，学校档案工作按照县档案局教育局的总体要求，在县档案局的指导帮助下，全面完成各类业务档案的集中管理，进一步健全和落实各项规章制度，规范管理，使档案工作逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化。为我校的教育教学工作，提供了极大的便利，发挥了很好的效益，现将自查情况如下：
一、提高认识，加强组织管理
学校档案管理工作是全县档案管理工作的重要组成部分，也是学校持续性地开展工作，工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我校领导班子高度重视，成立了以学校校长为组长，各分管副校长和工作人员共同参与管理的专门的领导机构。档案工作通过办公室牵头，进行管理和运作，分管年级、团队、教务、财务、政教、后勤等工作的教师具体地参与档案工作。对档案工作实行综合管理，档案集中在学校综合档案室。年级、教务、财务、后勤、政教、团队的档案定时移交到学校档案室进行统管统用。
我校定期对档案管理工作的责任人和分管工作的负责人进行培训，学习《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《现代化管理制度》等，促使大家对档案管理工作的标准化、规范化、现代化，明确形成共识，形成合力。
为保障工作的扎实开展，学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规，定期组织我校的领导和档案人员学习《档案法》和《河南省档案条例》及国家有关档案法规、标准规范。参加县档案局的档案管理工作业务培训。我校制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等制度，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会，并严格落实。编定了保管期限表，保障了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的连接，确保万无一失。
二、配齐设备，做好充分的物质保障
学校设立专门的档案室，配齐专门的档案柜，并将阅览室与档案室相分离，注重了防火、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实。
三、努力提高基础业务建设，走内涵式发展的道路
我校对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。书写材料和纸张都严格按照规定去使用。在交接时应有完备交接手续。经手双方都要有明确的责任。我校档案文件完整，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件整齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。
四、注重档案的实效性和应用价值
我校档案管理工作满足利用者的需要。建立了总目录、分类目录，和检录的方法程序。搜寻查找极其方便。档案管理工作人员熟悉所管理范围档案及相关的业务，能够迅速准确地查找到所需要的文件。并能及时根据档案利用的需求，主动提供档案信息服务，采取多种措施，保障不耽误工作。我校档案注重实效性，对所需求的信息进行搜集后都集中入档，都是取人之长，补己之短。档案管理工作，随着手段的现代化，不断提高其利用的价值，在工作实践中，积累了档案，也能从档案中发掘力量和财富。
五、取得成绩
多年来，我校档案工作在市、县档案局的指导帮助下，取得了一定的成绩。连续多年被县档案局评为“档案管理先进单位”。
六、存在的不足
对照上级文件要求，我们在硬件设施上，还是存在着不足之处。受学校条件的限制，档案室不够宽敞，现代化设备还需要适当添置。
总之，虽然我校档案管理方面受到上级的赞誉，但是距离领导的要求很远，我们一定要努力，力求不断进步，高标准要求自己，使我校的档案管理工作更上一个新台阶。
学校档案自查报告范文(三)学院自XXX年复建就设立了档案室，1990年10月正式任命档案室为科级单位。目前我院档案室保存了复建以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计6103卷，照片3500余张。有专职档案员4人，兼职档案员25人。先后编制了4种检索目录，编印了7种材料，制定了《档案管理办法》等7个文件和有关的9项规章制度，以及档案室主任、工作人员岗位职责，档案工作基本实现了科学化、规范化、制度化和现代化。1998年11月，经省档案局、省教育厅的专家组考核、评审，学院的档案工作达到了高校系统省一级水平;2019年11月经省档案局档案工作考核组考核，学院的档案工作达到了省优秀标准。2019年11月经省档案局专家组考核、评审，学院的档案工作达到了省一级水平。2019年学院申请保持省一级水平。2019年学院正准备接受国家教育部对本院本科教学水平的评估，因此继续申请保持省一级水平。档案方面的主要工作和体会是：
(一)领导重视，加强管理，形成档案工作网络体系
通过学习《中华人民共和国档案法》、《__省档案条例》、《普通高校档案管理办法》，学院党政领导深刻认识到，档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富;档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作;只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。基于这一认识，学院于1998年成立了由院长任组长、分管院领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。2019年4月，学院与原__省体育运动技术学院、原__省体育科学研究中心三家合并为新的__体育学院。根据这一新情况，学院又及时对院档案工作领导小组成员做了调整。2019年6月针对今年学院有关部门处科干部大范围调整的情况，学院再次进行了一次调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系。
为了把档案工作的各项任务落到实处，把档案工作的目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，学院要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作，兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作，档案室具体指导基层的业务工作。目前学院已建立了有29人组成的专兼职档案员队伍，形成了完善的院级档案综合管理体系，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。
为了加强档案工作，充分发挥档案在学院建设和发展中的重要作用，学院拟定了《__体育学院2019—2019年档案工作发展规划(草案)》，并将其纳入学院的“xx”建设与发展规划，认真组织落实。院长办公室作为院档案室的直接管理部门，每年的工作计划和总结中，都把档案工作单列一项，认真部署，并在日常工作中抓好任务落实。
(二)加强队伍建设，不断提高专兼职档案员的素质
加强队伍建设，不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。近年来，学院注意把工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来，使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前，全院专兼职档案员中具有大专以上学历的有24人，占档案员总数的82.3%。为了提高档案员的业务水平，学院还突出抓了两方面的工作：一是加强专职档案员工作能力和业务素质的培养。专职档案员承担着组织、协调全院档案工作的职责，其业务水平和工作能力的高低直接影响着全院档案工作的水平。为此，学院除了为档案室订《__档案》、《学校档案》、《中国档案》、《中国档案报》、《学校档案管理基础》等业务书刊，组织他们进行业务学习以外，还积极支持他们参加国家和省档案局举办的业务学习培训班，到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经，使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。二是加强兼职档案员的培训工作。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受院档案室的业务指导，又承担着本单位日常档案的收集、整理、预立卷、移交归档工作。他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整。为此，学院编印了《档案工作文件汇编》，其中包括《__体育学院档案分类法》，发给兼职档案员人手一册，供学习、参考;定期举办档案员培训班，组织学习《档案法》、《__省档案条例》等上级有关的规章制度，邀请档案工作专家作了“立卷的基本程序和方法”的专题讲座等等。通过学习和培训，收到了显著成效，广大兼职档案员的工作能力和业务素质大大提高。
(三)规范档案管理，档案设施日益完善
近年来按照上级有关文件精神，学院制定了档案工作的一系列规章制度，并采取多种措施，把档案管理列入了各单位的正常工作，保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来，主要有四点：一是实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中，都对档案工作进行专门部署和总结。二是建立和完善了文件材料的归档制度，并纳入教学、科研、财会和管理人员的职责范围内，要求在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收时，专职或兼职档案员都参与进去，保证所形成的档案完整、准确。三是形成了院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《__体育学院档案管理办法》中规定的各类档案归档时间，院档案室及时督促有关部门预立卷，使各类档案在每年的6月底前基本完成了立卷归档。四是加大了对档案工作的经费投入。学院领导对档案工作非常重视，1997、1998年度在学校经费紧张、各部门都需用钱的情况下拨出专款为档案室添置了有关设备，经费达7万元之多;2019年又投入5万多元购置了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、奔腾4系列台式计算机、惠普激光打印机以及档案管理软件和去湿机;2019年又投入4000多元购置一台彩色激光打印机。
(四)加强自身建设，不断提高业务水平
近年来，我们采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。一是建立健全了档案工作各项规章制度。1998年3月，根据上级精神和本院实际，我们制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《科研档案管理条例》等7个文件和档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等项规定，使档案从形成到销毁形成了一整套的制度，工作起来有章可循，有法可依。二是重视了档案的完整、准确、系统。学院在处级以上干部会上、在档案员培训班上以及在日常工作中，都提出了把好“三关”的问题，要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。由于各级领导重视，档案员认真负责，制度保障有力，近年来学院较好地完成了以科技档案为主体的各门类档案的立卷归档任务。1998年以来各类档案归档率达到了100%，档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整率、准确率达到98%以上。三是案卷质量严格按国家标准执行。1994年以来，学院档案从目录到封皮全部采用激光打印机打印，案卷格式达到了规范、统一，案卷的合格率接近100%。四是档案保管条件明显改善，1998年学院实行了档案库房、办公室两分开，2019年按照档案局的要求，我们实行了档案库房、阅文室、办公室三分开，库房面积达50m2，阅文室16m2，办公室32m2，库房面积能够满足档案的需要，还留有一定的余地，并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机和去湿机等项设施设备。
(五)加强服务工作，提高档案咨询和信息开发利用率
学院档案室拥有二十多年的各门类档案。近年来，学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作，取得了较好效果。档案室已成为学院档案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教学工作评价、1998年省级重点学科评估、2019年申请硕士授权单位、2019年高校毕业生就业工作评估、2019年高校德育评估、2019年成人教育评估、2019年本科教学水平评估等各项较大工作和重要活动中，学院档案室均提供了大宗档案材料及数据，并承担、参与编印了多种文件、材料汇编。在档案利用效果方面，学院比较突出的有以下几件：一是1997年省里分配教职工住房建设一次性补助经费时，因未将省体育场的45人列在我院教职工数额之内，所以少拨给我院12万元，经查1985年永久卷，找到了省政府1985年明确省体育场归我院管理的文件。由此，省有关部门将少拨的经费全部补发给了学院。二是1992年学院与柴油机厂、自来水公司发生土地确权争执时，三方各持己见，最后经查找档案找到了依据，使这一问题得到了较好的解决。三是1996年学院有几处地界确权不清(如综合楼以北、一号楼东北角等)，与有关部门产生了争议，经查1985年有关档案，省政府会议纪要上写的很明确，这些地方归学院使用。由此，使又一起争执得到了满意的解决。近年来学院档案室编制了4种检索工具，建立了提供利用登记制度，按照档案借阅规定，向有关部门提供了大批档案材料，档案人员调卷迅速、准确。查全率、查准率达98%以上，使档案在为学校教学、科研、管理工作服务中发挥了积极作用。先后参与编撰出版了《岗位责任制汇编》、《__体育学院规章制度汇编》、《校庆30年纪念册》、《校庆35年纪念册》、《校庆35年画册》、《档案工作文件汇编》、《1958—2019年大事记汇编》、《1998—2019年科研成果目录汇编》、《德育工作评估资料目录》、《德育工作文件制度汇编》、《德育工作理论与实践研究成果丛书》、《__体育学院“一站五中心”工作制度汇编》、《__体育年鉴》和《__教育年鉴》__体育学院部分、建设和发展中的__体育学院(录相带)、2019年新的__体育学院(DVW)、__体育学院宣传片(VCD)、2019年__体院新画册等，受到了领导和师生员工的好评。
三、存在的主要问题和今后打算
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。
与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1.办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2.办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4.办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3.组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5.以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1.精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2.精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3.精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4.精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5.精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6.精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.
[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.
[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.
加强队伍建设，不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。近年来，学院注意把工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来，使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前，全院专兼职档案员中具有大专以上学历的有×××人，占档案员总数的×××。为了提高档案员的业务水平，学院还突出抓了两方面的工作：一是加强专职档案员工作能力和业务素质的培养。专职档案员承担着组织、协调全院档案工作的职责，其业务水平和工作能力的高低直接影响着全院档案工作的水平。为此，学院除了为档案室订《**档案》、《学校档案》、《中国档案》、《中国档案报》、《学校档案管理基础》等业务书刊，组织他们进行业务学习以外，还积极支持他们参加国家和省档案局举办的业务学习培训班，到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经，使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。二是加强兼职档案员的培训工作。兼职档案员是档案形成过程中承上启下的“纽带”，既接受院档案室的业务指导，又承担着本单位日常档案的收集、整理、预立卷、移交归档工作。他们的工作态度和能力如何直接影响到档案的质量和完整。为此，学院编印了《档案工作文件汇编》，其中包括《**体育学院档案分类法》，发给兼职档案员人手一册，供学习、参考；定期举办档案员培训班，组织学习《档案法》、《**省档案条例》等上级有关的规章制度，邀请档案工作专家作了“立卷的基本程序和方法”的专题讲座等等。通过学习和培训，收到了显著成效，广大兼职档案员的工作能力和业务素质大大提高。
(二)领导重视，加强管理，形成档案工作网络体系
通过学习《中华人民共和国档案法》、《**省档案条例》、《普通高校档案管理办法》，学院党政领导深刻认识到，档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富；档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作；只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。基于这一认识，学院于**年成立了由院长任组长、分管院领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。**年4月，学院与原**省体育运动技术学院、原**省体育科学研究中心三家合并为新的**体育学院。根据这一新情况，学院又及时对院档案工作领导小组成员做了调整。**年6月针对今年学院有关部门处科干部大范围调整的情况，学院再次进行了一次调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系。
为了把档案工作的各项任务落到实处，把档案工作的目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，学院要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作，兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作，档案室具体指导基层的业务工作。目前学院已建立了有×××人组成的专兼职档案员队伍，形成了完善的院级档案综合管理体系，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。
为了加强档案工作，充分发挥档案在学院建设和发展中的重要作用，学院拟定了《**体育学院**—**年档案工作发展规划(草案)》，并将其纳入学院的“十一五”建设与发展规划，认真组织落实。院长办公室作为院档案室的直接管理部门，每年的工作计划和总结中，都把档案工作单列一项，认真部署，并在日常工作中抓好任务落实。
(三)规范档案管理，档案设施日益完善
近年来按照上级有关文件精神，学院制定了档案工作的一系列规章制度，并采取多种措施，把档案管理列入了各单位的正常工作，保障了档案的完整、准确、系统。归纳起来，主要有四点：一是实行了学院的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学院把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入到单位职工的岗位责任制。每年学院和院长办公室的工作计划要点、总结中，都对档案工作进行专门部署和总结。二是建立和完善了文件材料的归档制度，并纳入教学、科研、财会和管理人员的职责范围内，要求在每个重要会议召开、每项科技成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收时，专职或兼职档案员都参与进去，保证所形成的档案完整、准确。三是形成了院档案室人员指导下的部门预立卷制度。按照上级文件和《**体育学院档案管理办法》中规定的各类档案归档时间，院档案室及时督促有关部门预立卷，使各类档案在每年的6月底前基本完成了立卷归档。四是加大了对档案工作的经费投入。学院领导对档案工作非常重视，**、**年度在学校经费紧张、各部门都需用钱的情况下拨出专款为档案室添置了有关设备，经费达×××万元之多；**年又投入×××万多元购置了彩色激光打印机、扫描仪、刻录机、奔腾4系列台式计算机、惠普激光打印机以及档案管理软件和去湿机；**年又投入400×××多元购置一台彩色激光打印机。
(四)加强自身建设，不断提高业务水平
近年来，我们采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设进程，加强档案室自身建设，不断提高业务水平。一是建立健全了档案工作各项规章制度。**年3月，根据上级精神和本院实际，我们制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《科研档案管理条例》等×××个文件和档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、利用、保密工作、档案库房管理等项规定，使档案从形成到销毁形成了一整套的制度，工作起来有章可循，有法可依。二是重视了档案的完整、准确、系统。学院在处级以上干部会上、在档案员培训班上以及在日常工作中，都提出了把好“三关”的问题，要求各部门负责人协助档案员把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。由于各级领导重视，档案员认真负责，制度保障有力，近年来学院较好地完成了以科技档案为主体的各门类档案的立卷归档任务。**年以来各类档案归档率达到了×××，档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整率、准确率达到×××以上。三是案卷质量严格按国家标准执行。1994年以来，学院档案从目录到封皮全部采用激光打印机打印，案卷格式达到了规范、统一，案卷的合格率接近×××。四是档案保管条件明显改善，**年学院实行了档案库房、办公室两分开，**年按照档案局的要求，我们实行了档案库房、阅文室、办公室三分开，库房面积达50m2，阅文室16m2，办公室32m2，库房面积能够满足档案的需要，还留有一定的余地，并采取了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了温、湿度测试仪、灭火器、空调机和去湿机等项设施设备。
(五)加强服务工作，提高档案咨询和信息开发利用率
学院档案室拥有二十多年的各门类档案。近年来，学院利用档案开展了多种形式的档案咨询服务和信息开发利用工作，取得了较好效果。档案室已成为学院档案的保管基地和查找利用的中心。**年全省高校教学工作评价、**年省级重点学科评估、**年申请硕士授权单位、**年高校毕业生就业工作评估、**年高校德育评估、**年成人教育评估、**年本科教学水平评估等各项较大工作和重要活动中，学院档案室均提供了大宗档案材料及数据，并承担、参与编印了多种文件、材料汇编。在档案利用效果方面，学院比较突出的有以下几件：一是**年省里分配教职工住房建设一次性补助经费时，因未将省体育场的×××人列在我院教职工数额之内，所以少拨给我院×××万元，经查**年永久卷，找到了省政府**年明确省体育场归我院管理的文件。由此，省有关部门将少拨的经费全部补发给了学院。二是1992年学院与柴油机厂、自来水公司发生土地确权争执时，三方各持己见，最后经查找档案找到了依据，使这一问题得到了较好的解决。三是**年学院有几处地界确权不清(如综合楼以北、一号楼东北角等)，与有关部门产生了争议，经查**年有关档案，省政府会议纪要上写的很明确，这些地方归学院使用。由此，使又一起争执得到了满意的解决。近年来学院档案室编制了4种检索工具，建立了提供利用登记制度，按照档案借阅规定，向有关部门提供了大批档案材料，档案人员调卷迅速、准确。查全率、查准率达×××以上，使档案在为学校教学、科研、管理工作服务中发挥了积极作用。先后参与编撰出版了《岗位责任制汇编》、《**体育学院规章制度汇编》、《校庆30年纪念册》、《校庆35年纪念册》、《校庆35年画册》、《档案工作文件汇编》、《**—**年大事记汇编》、《**—**年科研成果目录汇编》、《德育工作评估资料目录》、《德育工作文件制度汇编》、《德育工作理论与实践研究成果丛书》、《**体育学院“一站五中心”工作制度汇编》、《**体育年鉴》和《**教育年鉴》**体育学院部分、建设和发展中的**体育学院(录相带)、**年新的**体育学院(dvw)、**体育学院宣传片(vcd)、**年**体院新画册等，受到了领导和师生员工的好评。
三、存在的主要问题和今后打算
关键词：PDCA循环原理；医院；文书档案管理
为了顺应我国医疗卫生事业的快速发展，我院提倡全院运用质量管理工具实现对工作质量的持续改进。档案管理作为医院评审的必要条件，备受医院的重视和关注，因此明确档案管理工作在医院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在规范医院文书档案管理工作中应用PDCA循环原理，可以提高文书档案质量，促进医院文书档案工作的有序改进和创新。
1医院文书档案管理存在的问题
面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：
1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。
1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。
1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。
1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。
2 PDCA循环原理的探索应用
PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。
2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。
2.2执行计划
2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。
2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。
2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。
2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。
2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。
2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。
3总结
综上所述，PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步运用效果较为理想，提高文书档案管理水平的同时，促进文档管理区域规范化发展方向。同时医院文书档案管理工作得到医院领导的重视，加强对硬件设施配备。通过应用PDCA循环原理，促进文书档案管理制度的完善和健全，提高文书档案办理率。目前我院文书档案管理工作井然有序，为我院的评审奠定了基础。在今后，我们要积极探索PDCA循环原理应用过程中存在的问题，改进不够深入细致的问题，为医院文书档案管理质量的提高做出贡献。
参考文献：
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【关键词】医院档案管理，重要性，科技信息化
一、目前医院档案管理现状
我国社会的科技信息化发展已经遍布了各行各业，档案管理工作也已经从最初的手工整理演变成了信息化的电子档案管理，计算机系统的大量应用，使现代化的档案管理具有占用空间小、信息容量大，应用力强、传输方便跨界等特点，提高了工作的效率，是档案史上的一大飞跃。对于医院来说医生是存在的必须人才，而对于医生来说自身的医学技术知识是生存的本道，医生的科学研究对于医院和个人以及整个医学界有着重要的影响，然而医院档案管理的规范化是利于这一切发展的源头。开发利用科技档案管理资源，将科研计划管理与科研计划档案管理相结合，从中挖掘科技档案中所蕴藏的丰富知识，使之成为科研立项、试试以及研究城规推广的重要依据。
二、医院档案管理的重要性
医院档案管理工作的重点在于向领导以及各项研究提供及时准确的信息，同时围绕医院的经营与管理涉及的临床、医学、科研、教学等方面的信息开展服务，将档案管理工作于医院整体发展紧密结合起来，将档案管理工作与医院整体发展紧密联合起来。因此档案管理工作在医院发展中的作用越加的不可缺少。一下是简述的其中几点重要性为：
1、规范档案管理制度的重要性。形成由院长或副院长直接分管、院办公式主任以及各个部门负责人、专兼职档案管理人员组成的以临床医疗技术为主的档案分级信息化管理模式，并且同时严格实行我国《档案法》的相关法律法规，保证档案管理工作能依据法律规范化的开展相关管理工作。
2、患者病历档案管理的重要性。病历档案是医院的重要组成部分，其专业性和技术性很强，也是用来衡量各个医院的管理和医疗技术水平的重要依据。医院的档案管理工作与其他档案管理的差别在于，病历档案管理工作直接关联着广大民众在疾病的防御和治疗情况，病历档案资料信息的利用率相对来说比较高，时间性和实用率比较强，以至于必须在短时间内做好诊断后的收集、整理、组卷、登记、分类、编目、编码、排号、储存等工作，把病案中大量的医疗信息资料更加进行全面系统的收集起来加以分析，以便及时准确的像医院领导以及各个科室的医务人员提供有家住的医疗信息。从而方便医院的领导更好的加强业务上的管理和业务建立的决策，各科室的医务人员从中总结提高自己的医疗技术水平给医疗控制工作提供重要的依据，在对医院的强化管理、改进医疗质量、提高工作效率以及改进医疗质量等方向起到重要的作用。
3、档案管理信息化的重要性。医院的发展离不开科学信息技术，当今的是一个信息化、科技化的社会，科学信息技术知识飞速更新，然而现代化科学信息技术对医学的发展起到了巨大的推动作用。医疗工作者在每天的工作中不断的总结经验，探索并攻克各种的疑难杂症的新思路，利用现代化的信息技术为医疗行业的科学发展服务。电子信息化的收集管理的相关医疗科研信息给医院的发展带来的有力的帮助。
4、医疗设备档案管理的重要性。医院的医疗设备的相关管理直接关系着医院正常医疗工作的展开，完善医疗设备的相关档案为医院全面、准确地了解设备以及购置和使用情况提空了重要的技术职称和考察依据。也为设备的正常使用提供了保证。
因此设备的档案在大型的医疗仪器引进和维护当中起到不可忽略的作用。充分的利用医疗设备档案考查和论证医院大中型医疗仪器设备，了解医疗设备使用频率以及寿命，从而做好相关预测和准备工作，为购置新的医疗设备提供及时、准确的信息，避免了出现资源浪费。是保障医院的医疗设备和医疗技术质量的重要工作。由此可见医疗设备档案对推动医疗技术质量以及更好的医院全面发展的重要因素。
5、医院档案管理工作保密的重要性。病历对于医生来讲是知识产权，在医院与患者之间是具有法律效力的文书，同时也是患者的个人隐私，不论对于管理部门还是考研部门，在管理以及研究上都是重要依据之一。在很多普通的疾病治疗过程中，病历档案是不被大家重视的，因此患者与医院在日常的管理中不太重视病历档案的保密工作。然而，一旦出现医疗事故，或者患者疾病含有隐私成分的时候，病历档案就成为一个非常敏感的话题，病历档案的泄露也会造成各种纠纷。因此，医院要正确认识和处理病案保密问题，充分重视医院病案信息保密工作，保护科研人员的知识产权，保护患者隐私，防止医疗信息被非法窃取。
其中关于病历档案的重要性可以从医院以及患者几个方面去理解：
（1）对于医院来讲，目前医患纠纷逐年增多，病历对于医疗单位和医务人员的价值和意义重大：一旦发生了病患纠纷，病历就会凸显出其法律效力，对病历的保管不善就很可能被一些不法分子利用，对医院造成不良后果。同时，医疗档案记录着医务人员的医疗服务和医疗技术，反映着医疗单位的医疗水平，影响到医务人员的个人前途和医疗单位的声誉和效益。
（2）对于患者个人来讲，病历档案的意义自不待言：病案信息首先是患者的隐私材料，敏感的病历不仅对于个人的工作，而且对于自己的婚姻、家庭以及其他成员都会造成影响。医院如果因为病历档案保管不当造成患者的信息在没有患者授权的情况下泄露，将会严重侵犯患者的权益，造成严重的纠纷。
总结：在医疗事业飞速发展的时代， 档案是证明历史的重要依据，对于医院来说档案为各项工作的顺利进行提供了重要的参考依据。是医院管理人员和全体医务工作者辛苦劳作的成果，因此各医院应加强档案管理的各项工作，规范档案管理的同时不断吸收新的科技信息技术和相关管理工作才能更好的服务于医院、服务社会、服务于医疗事业。
参考文献：
[1]杨海立，刘正芳.浅谈如何做好新时期医院档案管理工作[J]. 中医药管理杂志. 2007（09）
[2]裴冬梅.对医院档案工作的几点思考[J]. 兰台世界. 2007（15）
我院综合档案室于1998年成立，是医院设置的专业档案室，配备专业的档案工作人员和具有国家“科技事业单位二级档案室”标准所要求的档案保管，使用条件。我院档案包括除人事档案、病例档案外，凡是反映医院工作活动，具备查考利用价值的各种门类和各类载体的档案材料（包括文书、科技、设备、基建、会计等文字、图片、声像等各种形成信息），档案资料是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步经验，推动医疗卫生事业的发展都有重要的参考价值，是医院的宝贵财富。加强信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设具有十分重要的意义。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。
1 强化档案管理的基础工作
我院档案升为国家二级后，档案工作的成效使全院职工都受到鼓舞。广大职工的档案意识更浓了，档案法院观念增强了，档案工作的位置提高了，特别是医院领导对档案工作十分支持，把档案工作作为日常的重要工作之一，纳入医院的年度目标管理。院领导对加强档案工作和档案设施建设予以高度重视，为档案室安装了空调、除湿机、微机、打印机、扫描机等硬、软件设备。为保管、保护档案创造了良好的条件。
2 健全制度职责、完善档案管理体系
医院每年对专兼职档案人员进行培训，学习有关规章制度，法规知识，业务知识，抓好档案知识和档案法规的宣传学习，尤其是抓好对《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规的学习，增加职工的档案意识和依法管理档案的观念。组织专兼职档案人员认真学习贯彻落实上级部门关于档案管理的规章制度、文件精神。院办领导和档案人员也多次参加全国文秘、档案学习班，利用会议时间为全院职能科室负责人上公文管理课；讲授文档方面的基本知识和要求，收到了很好的效果。专兼职人员参加市档案局举办的档案专业培训，提高了档案人员业务素质。我院还把《档案法》的学习宣传纳入了普法教育的内容，并重点抓兼职档案员的学习和教育，不断地强化档案意识。在不断完善原有制度和职责的基础上，我院重新制作了《档案保密制度》、《立卷归档制度》等镜框并上墙。又多次完善了有关公文管理的办法，如《档案资料管理的规定》、《业务科技档案的收集》《医院内部发表的新闻报道奖励制度》、《声像档案管理办法》等管理制度体系，进一步健全了档案管理的工作制度和管理制度。使档案管理工作的操作实施、规范管理有章可循，有法可依。我院主要领导及分管领导经常关心过问档案工作，明确我院档案工作的发展方向和工作目标。办公室主任具体负责抓全院档案工作的组织与管理，各职能科室配有13名兼职档案员，并根据机构变更做相应的调整和充实，保证随缺随补。使全院档案工作形成分管院长负责，院办公室主任牵头，各科室协同配合的档案管理工作机制和管理网络，并将文秘、保密等工作纳入行政科室目标管理，促进了文档工作的制度化建设。同时，坚持以法管理档案工作，促进了档案管理的规范化、科学化管理。
3 严格执行文件规定，保证档案组卷的及时、准确、完整
3.1 严格按照档案工作的要求收集、整理档案，设备、后勤、科研等部门每年年终在档案室专职档案员的指导下，逐一按标准要求将各类资料清点交接到综合档案室，保证了要素完备、规范、案卷质量符合标准。
3.2 对文件资料按保管期限分类，永久、30年.10年，归档完整、准确。
3.3 突出了医疗部门科技事业单位的特色，对文书、科技、会计、基建、设备等按要求分类、收集整理。
3.4 搞好组卷编研，为档案资料的开发利用创造条件，在严格按照要求组卷的基础上，建立了卷内目录，完善了检索工具，编写了各年度的全宗介绍、大事记、组织机构沿革及利用汇编等参考资料，方便了检索与查阅。
3.5 严格管理档案。从文件资料产生到立卷归档收藏保管都严格按制度和规定办事，档案管理人员做到勤看、勤查，保证了档案资料无霉变、无退色、无污尘、无破损、无虫蛀、
无鼠害、无泄密，保证了档案质量。
3.6 抓督导和总结，表彰先进，督促落后，推动工作。档案专职档案人员经常到各科室部门指导，帮助兼职档案人员规范整理档案。我院还建立了年度总结考评制度，并同目标管理挂钩，实行奖励。
关键词 新医改 医院档案管理 改善对策
医院档案能对医院进行科学合理的管理、对临床医学研究教学以及医疗工作提供法律依据保证。但是，医院档案在实际的运用中缺乏重视，导致其无法发挥全面的效果。同时，管理效率低下，无法满足快速发展的时代需求，与新医改方向相背离。所以，需要充分正视现存问题，有效改善不良现状。
一、传统医院档案管理状况分析
（一）缺乏档案管理意识
传统的医院档案管理缺乏对其工作价值的关注与认可，总体的管理重视程度较低，甚至存在停滞不前的状态，缺乏与时俱进的创新改进。产生相关原因的关键，在于医院档案管理无法像医疗治疗工作那样为医院带来直接的经济收益以及社会效益，更多的属于医院二级科室，属于医院服务工作的幕后辅助工作，是医院日常工作开展的记录角色。这种工作需要长期积累才能有效发挥作用，无法带来资源与物质直接性收益。
（二）管理制度不完善
医院档案管理缺乏完善健全的管理制度，或者采用滞后于时展状况的传统制度规范，无法对当下的医院档案管理产生直接有效的管理效果。而制度的不完善，在一定程度上会带来管理阻碍。例如，档案收集、整理无法做到及时、全面，同时也不能对档案资料做有效的总结分析，无法发挥档案中蕴藏的潜在价值，进而无法对医疗水平做阶段性的总结，制约了整体医疗水平的提升。这对于档案管理而言，也产生了较大的资源浪费。管理与实际工作需求的脱节导致档案管理与时展相脱离，导致在医疗观念上无法有效的革新，不能有效满足民众的需求，进而与新医改要求相背离。
（三）缺乏高素质人员队伍
档案管理工作需要人为操作，因此相关管理工作人员的素质决定了档案管理工作的水平。但是在实际的档案管理工作中，一般是通过调岗的分流工作人员，并不是专业出身或具备专业业务水平的工作人员。导致档案管理整体队伍人员素质偏低的状态，档案收集整理不完善，相关现代化技术运用补透彻，工作效率低，档案资源价值无法充分调动等问题。尤其是该工作不受领导层的重视，因此相关工作考核与要求较低，大部分工作人员无法对职业产生认同感，工作懈怠没有热情，不能积极创新与改良滞后的档案管理工作。
（四）管理模式滞后
在部分医院档案管理中仍旧沿袭了传统的纸质档案管理模式，没有将档案管理与信息化建设结合，或者存在信息化建设基础，但是没有得到充分的开发利用，处于闲置状态。更多的档案管理集中在纸质档案，不仅需要较多的人力资源支持，还需要做好物理与化学性的档案防护工作，管理难度更大，需要的空间更多。同时，由于在使用上受到时空局限性，造成使用与管理不便捷。
二、新医改形式下医院档案管理改善对策
（一）强化领导层对医院档案管理工作的重视程度
医院档案管理附着在医院整体管理工作之下，因此要充分得到领导层与有关部门对医疗档案管理的认可与重视。这样才能在相关管理设施、设备、人员支持、技术支持上做有效的投入配合，从而积极的改善管理制度，做好工作考评监督，督促医院档案管理工作的创新与向前推进。所以，要充分认识到医疗档案的重要性，它能对临床医疗提供法律凭据保证，为临床医疗提供教学研究资料，对相关医院管理提供有效的参考资料，档案的潜在价值不可估量。
（二）完善医院档案管理制度
医院档案管理制度，包括工作用人机制、工作考核机制、工作业务规范以及相关的奖惩机制等。对于制度规范要积极学习先进管理制度，同时要充分依照本医院实际情况作适度的调节，要做好制度的明确性、清晰性与量化指标。避免制度制定笼统模糊化而导致缺乏实际制度效力等问题，将制度落到实处，有效指导与解决档案管理的实际问题，从一定程度上促使相关后来工作人员在工作上的明确指导与开展。在制度的制定中，需要充分学习新的医改内容，尊崇其指导思想、原则与目标，与其保持同步化操作。要依据不同工作岗位人员设立对应的工作职责范围与工作目标，有效促使各部门各流程有序开展，达到统一规范与管理的实际效果，促进医院档案管理健康良性发展。
（三）注重人员素质管理
医院档案管理需要不断提升相关工作人员的综合素质，要注重人才引入的匹配度，把思想与技能合适的人员派遣到对应的岗位上，做好入职培训管理，规定对应的工作标准与职责范围，促进后续工作的指向性与规范性。在职工作人员，包括管理人员在内，需要针对情况做分级培训管理，依据个人情况与岗位需求进行相应的培训，积极倡导工作人员继续教育与深造，从而提升业务能力。培训上要做相应的反馈考核，提升培训的落实效果。日常要对工作人员做工作考核，将考核标准逐步量化明确化，促进工作人员对岗位的敬畏心理，提升工作效率与质量。
（四）用奖惩制度来提升工作积极性
医院档案管理工作人员较为普遍地存在工作懒散倦怠感，要适当地提供一定奖惩制度来调动工作人员的积极性。一方面有更谨慎的工作态度，细致落实每项工作内容，避免工作差错；另一方面积极提升工作效率，争先创优，促进医院档案管理创新，有效提升整体的工作效率与水平。工作人员在相关奖惩制度的激励下，能充分发潜自身的能力，将不良工作习气有效的遏制。最终达到奖惩制度与工作考评制度形成一体，让奖惩制度具有威慑力，同时也具有说服力。
三、结语
新医改形式下需要对医院档案管理作对应改良，从而有效地对医疗工作提供必要支持，为民众提供更好的医疗服务。这需要医院管理人员与基层工作人员做好相应配合，保障档案管理实际落实效果。
（作者单位为广东医科大学附属医院）
参考文献
【关键词】医科院校；教学档案；管理；现状；措施
一、医科院校院系教学档案管理的现状
1.1教学档案管理制度不完善
科学的教学档案管理制度是提高医科院校院系教学质量的基础，目前医科院校院系教学档案管理制度不够完善，主要表现在教学档案的归档方面，出现了重复归档、漏归档、归档杂乱等特征。这让教学质量大打折扣，在一定程度上影响了医科院校院系培养高科技的医务人员[1]。
1.2教学档案管理手段缺乏科学性和先进性
教学档案管理的手段是优化教学档案管理的重要举措。目前医科院校院系的教学档案的管理手段缺乏先进性和科学性，还集中在传统的人工管理阶段，这种管理方法已经远远落后于当今社会的科技发展的步伐。科学的先进的教学管理手段应该走向信息化、互联网化的时代。
1.3教学档案收集难
教学档案收集困难是医科院校院系教学管理档案面临的难题之一。教学档案分散性和多样性的特点，导致了教学档案收集工作的艰难性。所以教学档案具有杂、繁的特点，这种特点大大增加了教学档案收集的难度。
二、医科院校院系教学档案优化管理的意义
2.1直接为教学实践和教学研究服务
完整的、准确的、系统的教学档案为教学实践创新和教学研究、分析和总结提供基础。教师可以根据对学生进行试卷考试、实习报告和实践心得进行总结，了解学生的学习能力和知识掌握情况[2]。由此进行教学实践创新、提高教学质量。
2.2 搞好教学档案对提高教学质量也至关重要
教学档案能真实反映教学管理水平和教学人员的层次结构，为提高教学质量和搞好服务工作提供历史材料。通过教学档案可以了解教师的教学质量、教学素质以及教学成果，也可以从侧面了解教师的教学手段和教学管理水平。良好的教学管理水平是提高教学质量的推动力。而且，教学人员的层次结构也是十分重要的，高层次的教学人员要求有高层次的教学方式和个人素养，这在提高教学质量上也是至关重要的。
2.3利用高校教学档案信息资源，为院系文化建设服务
医科院校院系教学档案以独特的方式记载了医学专业建设的发展历程，它带有鲜明的时代特征。根据医科院校院系教学档案的文化内容，总结医科院校院系自身的文化内涵，并根据教学发展的步伐，对医科院校院系的文化内容进行传承和发扬，在原有的文化基础之上进行创新，为完善医科院校院系的文化体制进行服务。
2.4教学档案对促进教学管理水平和提高教学质量有着巨大的推动作用
教学档案是教学管理水平和教学质量的一面镜子。从这面镜子中可以照射出教学管理水平和教学质量所存在的不足，根据存在的缺点，教师要进行分析总结原因，然后进行改革创新，不断地使用新的教学管理水平和教学方法，失踪以提高教学质量为根本目标[3]。
三、医科院校院系教学档案优化管理的措施
3.1提高管理人员对教学档案管理重要性的认知
为了优化医科院校院系教学档案管理制度，首要的任务就是要提高教学档案管理人员对教学档案管理重要性的认识。很多院校档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，导致教学档案管理缺乏科学性、严谨性和系统性。管理人员在工作的过程中只是单一的收集档案，然后储存档案，这种消极的工作态度给教学质量造成了一些负面影响。所以，提高管理人员对教学档案管理重要性的认知是至关重要的。
3.2健全医科院系教学档案管理制度
优化医科院校院系教学档案管理制度，除了帮助管理人员提高档案管理重要性认识之外，还必须建立健全医科院校院系教学档案制度。“不以规矩不能成方圆”，这句话就是指做任何事必须要遵守一定的规章制度，如果不遵守一定的规章制度就无法正确有效的完成任务[4]。为了有效的实现医科院校院系教学档案优化管理，建立健全医科院校院系档案管理制度必不可少，只有建立了科学有效的档案管理制度才能使管理人员在工作中做到有据可循，约束自我，纠正自我工作态度，有效的进行档案管理。
3.3加强基础业务工作建设，提高管理人员的职业素质
想要创建科学的有效的医科院校院系教学管理体制，就要努力加强教学管理的基础业务建设，只有加强基础业务建设，才能壮大教学管理团队，有了优质的教学管理团队才可以进行有效的师资力量组建和培训，这在提高教学质量上是一项重大举措[5]。除了加强基础业务工作建设之外，还要不断提高教学档案管理人员的职业素质。两者都对教学档案管理有着举足轻重的作用。
3.4更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化
目前我国的高等医科院校院系的教学管理档案基本上都处于传统的人工管理方式阶段。然而，在当今以互联网新型技术为主的高科技时代，传统的档案管理方式已经远远落后了。“箭在弦上不得不发”，为了跟上时代的发展步伐，更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化已经处于十分紧急的状态。
四、结语
通过对我国当前医科院校院系教学档案管理现状的梳理，我们了解到我国医科院校教学档案管理制度存在教学档案收集困难、档案管理手段缺乏科学性和先进性、档案管理制度不完善等现状，这大大影响了我国医科院校教学质量的提高。为有效地打破传统的教学档案管理制度，就要求从根本上提高管理人员对教学档案管理重要性的认知，健全医科院系教学档案管理制度，加强基础业务工作建设，提高管理人员的职业素质，更新现代管理理念，推进医科院校院系教学档案管理现代化和信息化。
参考文献：
[1]韦晓燕. 新建本科院校院系教学档案管理存在的问题及对策[J]. 科技情报开发与经济,2012,01:91-92.
[2]武玲娥. 高校院系教学档案管理现状及对策研究[J]. 黑龙江档案,2012,02:55.
[3]任静. 高职院校院系教学档案管理之管见[J]. 新西部(理论版),2014,01:92+89.
[关键词]医院病案档案管理；现状；对策
1医院病案档案管理的现状
1.1缺乏病案档案管理专业技术人员，管理队伍建设滞后
长期以来，医院对病案档案管理重视不够，医院病案档案管理缺乏专业技术人员，病案管理人员全部由其他专业改行而来。她们虽具有一定的医学和护理专业理论，但缺乏一套系统的、规范的病案管理知识和技能。医院对病案档案管理人员业务素质要求不高，在职病案管理人员，没有系统的进行岗前和岗上培训，影响了病案管理人员整体素质的提高，使病案管理出现"上松下散现象"即领导管理放松，下面工作散乱。
1.2医院病案档案与医院档案管理相脱离
病案是医院广大医务人员在诊疗活动中形成的历史记录，它真实地记载了病人历次的病情和检查、治疗、转归的全过程，是医院医疗、教学、科研最为宝贵的原始资料。因而它应成为医药卫生科学技术档案中最为重要的组成部分，并与医院其它管理活动中形成的档案，共同构成医院档案整体。但是，现行的工作体系却是将这部分反映医疗业务的档案―病案分离于档案工作体系之外。那么，医院的档案整体就被分割开来，有悖于档案集中统一管理原则，脱离档案行政管理机关的监督指导，造成病案管理质盆难以控制，不利于医院档案工作走向法制化的轨道。
1.2病案内在质量不稳定
病案档案涉及到门诊医师、住院处、病区护士、各级医师、结算处和病案档案室等诸多部门的工作人员，哪个环节处理不好，就会影响病案内在质量。目前造成病案档案内在质量不稳定的原因主要有以下几点。首先是档案管理质量责任界面模粗。比如病案管理程序中虽然明确了在病案档案的形成和积累过程中，各级医师和护士所应承担的工作内容及其要求。但由于以往各种报告单的收集粘贴分工模糊，常使一些报告单漏收或漏贴，造成资料不完整、不齐全；其次是病案质量检查者与被检查者利益一致，缺乏有效的制约。因病案质量是由医务处（科）负责检查，而病案质量高低又反映医务部门的管理水平。因此，当发现病案质量出了问题时，医务部门考虑到自身的利益，处理时也只能把大事化小，小事化了。比如在医院升级达标活动中，不少医院出现组织医护人员重新抄写病案而没有举报的现象，就是因利益一致的原因。第三是政府档案行政管理机关监督指导不到位，管理出现“真空”地带。
1.3病案信息服务不到位
随着新的医疗事故处理机制的建立，医院病案管理制度将受到冲击，患者有权查阅和要求复印门诊病历、住院志、体温单、医嘱单、化验单（检验报告）、医学形像检查报告、手术及麻痹记录单、病理报告单以及其它病历资料。这不仅是解决医疗事故争议的需要，也是医疗体制改革的需要。然而目前医院在病案信息服务方面还存在许多问题，比如拒绝病人查看或复印病案档案；不愿意向科研部门积极提供病案档案信息进行医学成果研究等。
2医院病案档案管理对策
2.1更街观念，强化档案管理职能
目前，根据社会医疗改革和加强医院管理的需要，医院领导、医护人员和档案工作者应强化全员档案信息管理意识，把医院各项管理活动中形成的医疗信息实现全流程的控制和跟踪服务。要实现这一目标，必须要更新观念，进一步强化档案管理职能，使得医院档案管理系统逐步成为医疗信息的储备系统、领导决策的情报系统、医疗研究的资料系统、医院管理的条件系统、反映历史真实面貌的再现系统、维护医院和医护人员合法利益的凭证系统和推动现代化进程的动力系统。
2.2源流拉制，完善档案管理体系
将病案管理纳人医院档案工作组织管理，做到“三个统一”。即统一领导，将病案管理明确到医院档案工作领导小组及医院主管档案工作的院长的职贵与任务中去，使之对包括病案管理在内的全院档案工作统一目标、统一规则、安排资金，给予投人。由于病案管理专业性的特点，它还应同时接受医院病案管理委员会的领导等；统一机构，明确管理职能，使档案管理部门逐步成为医院信息运行管理的专业主管部门；统一制度，分清人员贵任界面，将病案管理纳人档案工作业务管理。首先，档案部门应将病案工作与其它档案工作全面考虑，纳人医院档案工作的整体布局之中，统筹制定档案工作规划、计划，并定期对病案管理在内的档案工作进行检查和总结。其次，在病案的收集、整理上，档案部门要尊重病案形成规律和特点，可提出齐全完整、准确规范这一总体原则，在具体方法上，耍继续依照病案管理要求去做。第三，档案部门要着重加强病案的保管工作。整体规划，科学布局，积极开展病案缩微化工作。将病案人员纳入档案工作人员管理。在人员管理上，档案部门要求病案管理人员认真履行职责，并推行岗位责任制，严格检查与考核，做到奖惩分明。在人才培养上，档案部门将病案管理人员列人档案人才培养计划。
2.3服务到位，挖扭档案信息资源
提供医院档案信息作为领导决策、医疗研究、医院管理的依据是档案部门服务于医院中心工作的最直接表现。为解决目前档案信息服务滞后与信息需求时效性的矛盾，医院档案部门首先要积极筹建医院综合档案目录中心，使本单位所有的档案文件目录存放于目录中心，各业务科室与目录中心实现微机联网，使利用者足不出户即可查到所需信息。其次，对医疗科技成果档案进行分析、加工，档案部门要充分利用信息储存库这一优势，以科技成果档案深加工、活管理为龙头，做好档案的编研及成果传播工作，为医疗科研和患者服务。第三要做好反恢信息的研究，不断完善档案信息的开发工作。必须对大量档案开发利用反馈信息进行研究，以了解开发信息的利用情况，总结出开发工作的规律，为进一步开发档案信息资源作依据。同时，通过分析比较，找出档案信息资源开发中的差距，采取措施加以相应的调整与有效的控制，以保证档案信息开发工作长期健康的发展。
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