起草总结属于惯例性的工作，一年的工作告一段落，或者一项活动结束，都要考虑总结问题。
工作总结包括情况和体会两大块。情况就是做的什么工作、怎么的、取得了什么效果、还存在什么问题：体会是一种谦虚的说法，有时也叫启示，其实就是工作中取得的经验。有些工作总结后面会带上一段下一阶段工作的总体要求和基本思路，其实没有必要，总结就是总结，事情讲清楚了也就结束了。当然，如果题目是《XX年工作总结和XX年工作要点》，那么要点部分就要展开写了。工作总结的结构包括开头、情况、体会三个部分（也有一些工作总结没有专门的体会部分，合并在情况部分写，或干脆不写）。具体的结构方法有三种：
一种是纵式结构法。即按照工作进展的过程来写，从交代背景到工作展开的 步骤、方法、成效、体会一路写来，这种方法常用于单项工作总结。这种结构比较简单，只要按事情发展过程、前因后果讲清楚就行，就能达到层次分明、脉络清楚的效果。
一种是横式结构法。即不是按过程而是按不同内容和特点来安排层次，它们之间是并列关系。这种方法常见于综合性工作总结。所谓综合性，即一个地方或单位的数项工作同时总结，故不宜用纵式结构法。这种结构通常是“中间大，两头小”，即开头部分简写，情况部分详写，体会部分又较简练。因为数项工作内 容同时展开，在排列顺序、叙述方法上要有所讲究，做到布局合理、主次分明。再一种是纵式横式交叉结构法，即数项工作同时总结，体会不单独作为一个部分，而分别附着于各项工作之中，这种办法也只有综合性工作总结才会用到。也就是说，主体部分的每一个层次都是既谈情况又谈体会，这是纵式；而若干层次呈并列关系，又是横式。这种结构方法的难点主要在于，每一层次的情况和体会要做到夹叙夹议，水乳交融，而不能机械地划分为两段式，否则就会给人以拼凑之感。
不管采用何种方法，工作总结的结构需遵循三条原则：一是全面。工作总结所要反映的是全局工作或某项工作的全貌，所以在内容安排上要考虑到方方面面，是全局工作就不能遗漏了哪个方面，是单项工作就不能遗漏了哪个环节，否则就会影响工作总结的客观性和全面性。二是紧凑。即材料安排要环环相扣，富有条理性和逻辑性，避免零乱无序；谈工作体会要扣紧材料，根据材料进行提炼和升华，避免相互脱离。三是精炼。与任何机关文稿一样，工作总结也要 力求简短凝炼。同时要正确处理好精炼与全面的关系，既不能因为片面追求精炼而削足适履，把该写到的东西漏掉，也不能因为片面追求全面而毫无节制，把篇幅拉得太长。在全面的基础上力求精炼，二者不可偏废。
