关于做好2020年度文件材料归档工作的通知

各部门、各院部：

为做好2020年度全校文件材料归档工作，根据学校档案工作规章制度，现将有关事项通知如下：

一、移交完成时间

2021年3月30日之前；会计、项目档案按相关规定移交。

二、年度归档范围

执行《铜陵学院文件材料归档范围和档案保管期限规定》，主要归档2020年度教学、科研和管理服务工作中形成的，具有保存价值的纸质、声像、电子等各种形式的全部文件材料，以及既往年度应归档的重要文件材料。

1.各部门、各院部（以下统称“部门”）应结合学校及部门2020年度工作计划、工作总结及大事记，认真收集、整理，确保重点内容、主要文件、特色文件材料齐全完整移交归档。

2.各委员会或领导小组办公室负责各自委员会或领导小组的专项工作文件材料（包括会议记录等）收集、整理与归档；各职能部门或马克思主义学院、体育部负责各自专项会议、活动的文件材料收集、整理与归档。

3.二级院部及分党委或党总支除完成2020届毕业生学籍档案材料专项归档外，请结合院部实际移交相关教学工作综合性特色性成果性材料及学生组织发展中的重点材料（年度学生党员名册、预备党员及转正公示公告、会议记录等）、党组织标准化建设达标活动等重点材料。

4.相关部门要把政治巡视及整改（巡视联络组负责）、综合考核（组织部负责）、疫情防控（防控办及各工作组）、“十三.五”规划实施总结“十四.五”规划拟制报批（发规处负责）、新生入学资格复查（教务处招生办负责）、地方债等重大建设项目申请（发规处负责）、“高峰学科”建设（科研处负责）、机构及工作职责调整（人事处负责）、干部调整（组织部负责）、专业评估（教务处负责）等等年度重点工作全部纳入各自部门年度归档工作范畴，并作为专项资料，及时规范移交档案馆。

5.补充移交既往年度文件材料的，应当分别年度独立制作移交清单，分开卷盒。

三、归档工作要求

1.提高归档工作认识。档案工作是学校基础管理工作的重要组成部分。年度归档工作是学校、部门年度总结工作的重要组成部分，是学校闭环治理的重要环节，高质量完成年度归档工作是匹配部门工作实绩与贡献、高质量总结部门年度工作的具体表现。

本着“谁的职责谁建档谁移交”（“谁的孩子谁抱”）原则，档案馆在审核部门移交完整性时将以部门工作职责、部门工作计划与总结为主要依据。办公室制发文件及年度移交文件汇编、电子版，不代表代替相关职能部门履行移交职责。

请各部门分管领导及专兼职档案员认真清理整理，及时完成年度归档工作。部门留存备用应优先确保校级归档，部门不得截留或延迟归档。若本部门本年度无应归档材料，须向档案馆提交书面说明，以备查对；既不移交档案材料又不提交无材料归档情况说明的，档案馆将视其拒绝移交。

办公室视情将在电子政务平台动态公布各部门年度归档完成情况及应归档重点材料短缺情况，书面催档工作联系函将以纸质方式同步送达相关部门和分管校领导，将在今后档案基础业务监督指导中对年度无归档材料、归档延迟、归档短缺的部门予以重点监督。

2.提高归档材料质量。归档材料质量要求是齐全、完整、系统、准确，原则上为原件。各部门应主动对接办公室机要科、文印室，主动将本部门本年度办理的收、发文收集整合并入其中，确保本部门归档材料能够反映各项工作活动有依据目标、有过程、有结果（效果）。

3.移交前先自我检查。自我检查标准与检查内容：（1）对照本部门工作职责、工作计划、专项方案等，检查我应当做什么（任务、目标），我依据什么做的；（2）对照本部门年度工作总结、学校重要会议材料等，检查我实际做了什么（完成任务清单）、我怎么做的（重要工作过程）及我做得如何（工作效果或成果--自我总结或评价和他方评价、批复答复、表彰、通知等），重要事项文件材料要重点归档，归档材料以“我”为主，形成闭环；（3）归档材料是否为原件，重要材料是否同时移交准确的电子版，特别重要的文件材料是否多套移交档案馆保存？（4）是否按照档案馆有关模板制作好统一格式的移交清单，部门档案工作分管负责人是否认真审查归档材料质量、数量，并审查签字同意移交？

4.（代写文章：微信：13258028938）规范办理移交手续。本年度移交仍然采取线下移交整理后的档案资料实体及电子档案方式。请各部门在移交前先将归档清单Excel电子版、部门工作职责、年度工作计划、工作总结或年度工作完成清单等部门重点文件的电子版发送档案馆电子邮箱，通过档案馆比对预审归档材料形式上的完整性后，预约具体移交时间。

移交时，预留交接双方当面逐件核对时间，当面检查归档文件材料实体质量，当面逐件核对无异后方可认真填写交接清单一式两份，各执一份备查。档案馆原则上不予接收没有系统整理及短缺重点材料等不符合归档要求的年度文件材料。对于文件材料质量不符合存档要求、移交人无暇当面核对、短缺重点材料而未补救、无时间当面核对或当面核对存在分歧的，档案馆不予签收。

四、其它注意事项

档案工作相关管理规范文本，请参见校园网办公室网页“档案工作”板块相关内容。

（代写文章：微信：13258028938）已至年末，现岗部门档案工作分管领导和部门主要负责人是本年度部门档案文件归档工作责任领导人。部门档案工作分管领导或专兼职档案员有变动的，请及时向档案馆书面备案。

档案馆联系人郝梅梅，电话5881066，邮箱dag@tlu.edu.cn。

特此通知。

附：移交清单（电子表格格式）

附件：关于做好2020年度文件材料归档工作的通知.docx（代写文章：微信：13258028938）

校长办公室

2020年12月23日

附：移交清单（电子表格格式）（以党委组织部为例）

党委组织部2020年度归档文件移交档案馆清单（样式）

（分日常工作、各专题工作，分类相对集中，按时间顺序整理列目；重要材料电子版同步移交，小幅面的托表成A4）

移交部门:(盖章)部门审核负责人:(签名)移交人:(签名)接收人（签名）：

移交时间: 年月日接收时间: 年月日