中图分类号:G647文献标识码:A
1 当前高校院系办公室管理面临的问题
1.1 管理观念与方式方面的问题
管理的观念是隐藏于管理体制、管理行为等方面背后的指导思想。可以说,任何一个成功的改革都是从观念的改变开始的,就我国现阶段的高等院校院系办公室工作而言,在管理观念上我们还有许多有待于改进的地方。目前高校行政化管理的方式和理念仍占居主导地位。院系办公室一个重要职能就是为院系领导的决策服务,为师生的教育、教学、生活服务。就前者来说,目前普遍存在的现象是院系领导就是绝对权威,没有民主程序和透明度,院系办公室只是履行其指示的消极从属部门。从院系办公室工作自身来说,官本位思想亦有所体现。院系办公室的工作人员缺乏平等、民主的观念,没有服务意识,高高在上,造成教师学生都有很多不满的地方。服务意识和效率意识不够都是当前高校院系办公室工作的重要缺陷。管理僵化、封闭,效率意识不强,人浮于事的现象还随处可见。
1.2 管理制度与体制方面的问题
由于社会发展不断提出新的要求以及旧体制与思想的遗留,我国高校管理中仍存在着不完善之处。其一是职责与业务范围方面的问题。随着高等教育事业的不断发展,高校院系办公室的业务也在不断地扩展,新业务不断涌现。这就为院系办公室的职责和业务范围的确定提出了挑战,产生混乱。其二是责任与目标体制方面的问题。我国当前社会与教育管理正逐步采用“问责制(accountability)”,这是一种将任务、目标与责任相挂钩的管理制度。由于院系办公室工作性质的繁、杂、细,我们还没有制定出一个明确的分工与目标体制,很大程度处于“混沌”状态。其三是人员的聘用与激励制度方面的问题。在人事聘用上,院系办公室处于教育、教学人员聘用的从属地位,如安排家属工作等。这种人事聘用制度在教育管理已经发展到如此复杂的今天已经不合适宜了,弊端多多。而在激励与奖惩制度上,院系办公室的工作人员缺乏必要的激励机制,人员工作的积极性不高。
1.3 管理设备与硬件方面的问题
现代技术手段在教育管理中大有用武之地。由于我国信息化社会的进程较晚,许多先进的管理、办公设备还未能完全惠及高校的院系办公室。从总体上说,我国高校院系办公室的管理设备水平偏低,许多高校院系办公室的办公设备陈旧、不足。虽然计算机在院系办公室已经基本普及,但其数量与质量却不甚令人满意,特别是打印机、复印机、扫描仪、传真、数码相机等的配置情况很不理想。而在一些拥有了现代化办公设备的地方,只是停留在简单的文稿处理与打印,没有有效地利用这些资源。院系办公室的物品都归由学校配置,因而许多人使用起来并不珍惜,损坏、浪费、挪用等现象很常见。这不仅是一个纯粹的设的配置问题,更关系到人员的职业道德。
1.4 人员素质与能力方面的问题
随着社会与教育的发展,院系办公室工作对其工作人员的素质要求不断提高,办公人员的原有素质还是受到了挑战。我国高校院系办公室工作人员多是高校的留校学生,或者是一些从教专家、学者的家属。在入职前,很多人并没有接受过专门的、系统的教育管理或与此相关的专业训练,没有从事政治工作的经验,在政治上不是很成熟。院系办公室工作人员工作的态度有时受到不良风气影响。长期呆在办公室工作的部分人员由于缺乏竞争机构和有效的监督管理,也容易滋生惰性、得过且过。如果办公室人员工作态度不端正、服务意识淡薄,那么就会办事拖沓不积极,能推就推。从办公室人员技术能力来说,则缺乏必要的学业背景或缺乏系统的学习和培训,大部分院系办公室没有专门的办公室管理系统软件的开发人员和设备维护人员,资源利用较低,院系办公室的办公自动化、信息化程度普遍不高,直接地影响着院系各项活动的办事效率和进程。
2 高校院系办公室改革的对策和建议
2.1 办公室管理职能的重新定位是办公室管理职能转换的前提
院系办公室管理的主要职能,就是协助院系领导集体处理教学、科研、日常事务,协调上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。办公室应当作好领导的参谋和助手,为领导的决策提供尽可能的便利。其次,院系办公室上要承接校级机关的指示、指令和院系领导的指示、指令,下要对职能层进行协调和管理,是领导部门联系上下,协调左右、指挥全局,推动整个院系正常运转的枢纽。办公室还是院系的窗口,是信息网络中心。良好的形象与作风,高效的办事能力不但利于本院系工作的开展,还可以让学校在社会上树立良好的声誉。对学校贯彻执行党的方针政策和上级指示精神,对充分发挥院系领导的指挥作用,促进学校各项事业的圆满完成和进步发展,都有十分重要的意义。
2.2 提高工作人员素质是办公室管理职能转换的核心
随着高校改革向纵深发展,高校内部管理理念、教育模式都发生了较大的变化,院系办公室的职能呈现出精细化、多样化、复杂化的特点。这对院系办公室工作人员的素质提出了新的更高的要求,办公室人员必须主动、积极地适应这种变化,在办公室工作实践中不断提高和完善自身素质,充分发挥办公室的相关职能作用。
首先,办公室工作人员必须具备良好的政治素质和较高的政策水平。院系办公室工作的特殊性要求其工作人员具备良好的政治素质和较高的政策水平,了解党的教育方针和学校的各种政策,掌握院系师生员工的思想状况,善于协调和处理各部门之间、人际之间关系。
其次,办公室工作人员必须爱岗敬业、具备奉献精神。把办公室工作当成一门科学,积极研究探索工作规律,不断提高管理的理论水平和实践能力,明确所肩负的使命,进一步增强搞好工作的责任感和紧迫感,以良好的精神状态把工作做好。
第三,办公室工作人员必须具备良好的知识结构。不仅要学习各方面的政策法规,学习本业务知识,还要广泛涉猎各方面的知识。不仅要熟悉本院系各专业、各学科的特点、专长和发展方向等知识,而且要具备一定的管理学、心理学、计算机网络、外语、甚至经济和法律等方面的知识。
第四,院系办公室工作人员必须具备良好的心理素质。工作人员的心理负荷普遍超重,容易产生烦恼、急躁、焦虑、不安等心理。办公室人员必须具备良好的心理素质,善于调整情绪,以积极健康的心态冷静、高效地完成办公室工作。
第五,院系办公室工作人员必须具备改革、创新的意识。办公室工作人员是院系管理和教学指令的具体执行者,只有转变观念,将创新意识落实到日常管理工作中,才能科学地组织、协调、控制与监督院系工作,保证院系教学、科研工作的顺利进行。
2.3 更新领导者的观念是办公室管理职能转换的基础
院系办公室归根结底是一个从属于院系领导集体的辅与服务性的管理机构,领导者的管理理念在很大程度上决定着院系办公室的工作状况。在具体的管理活动中,应该使领导者树立以人为本的管理理念,唯有如此,才能不断提高管理水平和工作效率。要树立以人为本的管理理念,必须着重在工作中强化四种观念:
第一,民主观念。在办公室各种管理工作中,一要将工作人员放到应有的主体地位,不仅尊重人、理解人,还要做到依靠人、满足人、发展人,努力营造平等、民主的人际氛围。二要充分发挥工作人员在管理中的积极性、创造性和主动性,凝聚全体工作人员的智慧,为实现管理真正的民主化、科学化奠定基础。
第二,法治观念。必须认真学习和掌握党和国家的方针、政策,特别是教育政策、法规,随时了解掌握上级文件中的新政策,立法机关出台的新法规,并把党和国家的法律、法规以及学校的规章制度作为管理办公室的依据,不断规范和完善管理工作的各项制度,对办公室各项事务进行依法管理,规范管理行为。
第三,创新观念。办公室管理必须注重工作人员创新观念的形成,通过以人为本的管理,启发和激发人的积极性、主动性和创造性。一要在办公室管理工作的各个环节注意培养和强化工作人员的创新意识,引导他们探索管理科学化的兴趣,积极鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法;二要努力为工作人员充分发挥其个性和创造力提供平台,尽量减少对管理创新活动的干预,提倡人性化管理。
2.4 制度建设是办公室管理职能转换的关键
制度是一个机构的规章、规则、人员的组合编排方式、机构或组织的运行方式的综合。院系办公室的职能要充分发挥,离开了有效的、合理的制度是难以实现的。笔者认为,根据当前的社会机制与教育发展状况,我们应该加强以下几方面的制度建设。
首先,引入竞争与合作机制,通过上岗竞争选择人才,通过合作和谐管理。其次,通过改革分配制度激励人才。形成“收入能高能低,岗位能上能下,有功必奖,有错必罚”的激励机制和约束机制。定期对职工的工作业绩进行审核和评分,以体现公平、公正、公开的竞争原则,让职工有机会通过不断提高业绩水平而获得加薪。第三,建立教育培训制度,提高职工素质。要让每个工作人员尽可能多的接受各种管理的教育培训,培训内容依据每个人的具体情况而定,使职工在技术、知识和能力上不断提高。
2.5 硬件建设是办公室管理职能转换的保障
院系办公室的硬件要努力达到这样的水平:首先,随着计算机技术和软件科学的发展,院系办公室管理可以采用办公专用软件,如数据库管理系统、文字处理软件、电子数据表格软件、通讯及网络软件等等,逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变,实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化。其次,管理实现网络化,利用校园局域网,可以查阅、接收学校内部各行政部门以及校外的相关部门的通知、文件材料、信息资料等,并将这些通知及时通过网络转发给有关领导和师生。这样,人力、物力的消耗将会大大降低,而且效率得到提高。
3 结论
总之,在高校院(系)办公室管理中,必须坚持“以人为本”,必须转变那种“以管人为中心”的管理方式,代之以“以人为中心”的管理,尊重教职员工的人格、工作和学习,关心每一位教职员工的情感、存在和价值。全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨,我们党的一切奋斗和工作都是为了造福人民。只有这种以人的发展为根本,为人的发展服务的学校管理才能真正达到“管是为了不管”的最高境界,才能最大限度地调动广大教职员工工作和学习的积极性、主动性和创造性,更好地促进学校良好的教风、学风的形成和巩固,从而达到为经济建设和社会发展提供有力的人才支持、智力支撑和知识贡献,努力建设高水平、有特色的地方综合性大学办校目的。
参考文献
[1] 郁斌,郁翔.“以人为本”与高校院系办公室管理. 产业与科技论坛,2009.8(4):231～233.
在开展节约用水办公室的工作中，这项工程的收益容易受很多方面的因素的影响，除了我们能从表面上看出来的问题之外，在其内部也深藏着各种各样的问题，而且隐藏的问题比直观能看到的问题带来的危害更大，所以，如果想要促进我国单位经济的不断向前发展，就需要我们从各种角度进行分析研究，从而制定出合理的解决方案[1]。
一、计划节约用水办公室内部经济管理存在的问题
第一，固定资产管理混乱。在我国开展的节约用水办公室这个项目中，资金的合理运转占据着很重要的地位，因此对原先固有资产的管理就显得尤为重要，虽然对资产的管理在办公室节约用水这个项目中很重要，但相关部门在资金的管理这一方面做的并不太好，以至于在资金的管理方面仍存在着很多的问题，在众多的节约用水办公室中，他们没有对固有资产的管理投入太多的重视，只是象征性的开设一个管理部门，并没有对资金管理制定实质性的管理制度。也有很少一部分办公室针对资产的管理制定了相应的制度，由于他们并不重视这一方面，所以建立的制度不能很好的对固定资产进行管理，因为缺乏可靠的固有资产管理制度，办公室节约用水的资产管理一度陷入迷茫的局面。
第二，超标准列支业务招待费。为了让用于办公室节约用水的资金都用到实处，我国对资金的支出方面做了特别的规定，规定中明确说明了用于招待的费用不能超过公务费的2%，为了这一规定可以得到有效的实施 ，规定中还对支出的方面进行了更加详细的说明，但是由于办公室节约用水在资金的管理方面存在的诸多问题，资金的支出并不能得到有效的管理，造成了资金的管理处于较混乱的境地，严重的影响了节约用水办公室内部财政的发展[2]。
第三，乱列支出。在我国官员内部仍存在利用公职满足私欲这一现象，有的工作人员会利用公款报销来为自己谋取私利，因为大部分办公室没有对支出费用的报销做更详细的规定和要求，进行报销费用的工作人员对报销费用的监管也比较松懈，在报销费用的单子上随便写上一个金额都可以报销，这就会造成资金的浪费。长久下来，会严重影响办公室节约用水资金的正常运转。
第四，会计基础薄弱。我们都知道在经济管理方面，会计起着尤为重要的作用。一个单位的经济发展的好坏在一定程度上直接与会计的专业素养挂钩，如果想要经济可以快速的发展，就需要一些高职业素养的会计。但是在办公室计划节约用水这个项目中，经济管理部门的会计的专业素养并不太高，他们的专业知识和能力都不能够满足办公室节约用水经济管理的需要，如此一来，这就很大程度上制约了办公室节约用水的总体发展。
二、计划节约用水办公室加强内部经济管理的对策
第一，设置管理机构，明确管理责任。如果想把办公室节约用水这个项目进行的更加顺利，有必要设置多个管理机构对办公室节约用谁的发展进行合理的管理和规划。为了避免人浮于事，人力资源部应合理给每个人分配工作，而且分配时不要出现多个人负责同一项工作的现象，造成人力资源的的浪费。同时注意不要把权利和责任集中到某一个人身上，这容易造成工作中人心的不齐。我国的会计法对单位的工作人员提出明确要求，要求相关工作人员严格认真的核对上报财务的真实性。我们知道在办公室节约用水的经济管理是一个繁琐而又庞大的项目，对经济的管理仅靠财务部门的管理人员是不够的，这需要在职的每一个人都付出努力，这样才能实现对经济更好的管理。
第二，建立完善的内部控制体系。采取正确的方法对经济进行管理可以让经济更好的发展，经济的发展可以跟得上事业发展的需求，那单位整体就可以得到更好更快的发展了。因为在管理经济的过程中有时候会遇到各种各样的问题，所以这就需要我们把之前在管理中遇到的问题及解决方案记录下来，为以后发生相似案例提供解决办法。同时我们也需要针对办公室节约用水建立一定的管理体制。当然，我们不可以盲目的建立管理体制，我们可以研究一下其他企I在制定此类制度，吸取有用的经验来为自身的发展铺垫，同时也不要忘了考虑自身的发展情况，这样制定出来的管理和控制体制才最适合自身发展需求。在采用制定好的管理和控制体制后，也要时刻注意在发展过程中体制有可能存在的问题，发现问题后即使提出来然后进行解决，争取可以更好地完善管理制度。
第三，完善部的预算机制。随着时代的不断发展，很多新技术应时代而出，旧科技则被淘汰。在财政的预算方面就发生这样的情况，部门预算代替功能预算对财政进行预算。部门预算可以更好地对预算进行掌控。由于部门预算目前还存在一些问题，需要对部门预算做进一步的提升，而且我们可以把部门预算运用到各个部门中，扩大部门预算的作用范围，让部门预算起到更加实际的作用。在预算过程中要做好严格的监审工作，避免出现有人私自对预算结果进行更改的情况。在资金的支出方面要进行严格的把控，防止有人对公款进行私自挪用。
第四，加强投资管理。在办公室节约用水这个项目的中，企业采用了一种比较聪明的营利方式，他们与许多企业洽谈，让企业对这个项目进行投资，企业投入一定的资金在这个项目中，随着这个项目的发展企业可以投资获得相应的利益。所以由此可以看出投资对一个企业的重要性。投资可以使企业的产业结构朝更好的方向发展，发展基础更加稳定从而可以减少在企业运营遇到的问题。这样可以促进企业的经济更好更快的发展。现在好多企业都把管理的重心放在了投资上面，因此就需要企业好好重视投资方面，对投资进行深入研究并制作好相关文案，掌握好市场的实时动态，获取最新的投资动态，这样可以让投资获得更多的利润。
第五，加强财政管理干部队伍的建设。内部的经济管理很大程度上受在职人员的自身职业素养的影响。如果工作人员的素质比较高那么这个企业内部经济的管理自然也会比较好。既然职员的素质对企业的发展有如此重要的影响，那么企业的人力资源部在招收新人时应在此方面进行严格考察。
第六，培训训练有素的工作人员并且具备高素质的职业道德。我国一直有这样一个政策，在职的会计可以利用空余时间继续学习会计方面的专业知识，但是目前好多在职的会计都认为自己有一份稳定的工作了，不想再花什么心思去继续学习专业知识，只是把继续教育当成一个必须要走的形式。但如果节约用水办公室向自己内部的经济可以发展的更好的话，就应该着重提高会计人员的专业素养，让他们在不断提升自己的过程中可以掌握应对常出现问题的解决方法。防止日后因为会计的专业素养不够导致出现各种问题。
综上所述，我国节约用水办公室确实取得了不错的发展成果，但在办公室内部经济存在的问题制约了节约用水办公室向更好的方向发展。为了可以让节约用水办公室得到更好的发展，我们需要针对这些问题进行深入研究和探索，然后给出合理的解决方案，上文也提到了我们可以从制度的制定和会计专业素养的提升两方面来对问题进行解决，问题得到解决之后我国的节约用水办公室才有希望可以更好更健康的发展下去。
[中图分类号]G647
[文献标识码]A
[文章编号]1672―2728(2006)05-0197―03
一、高校办公室管理工作的地位和作用
高校办公室是高等学校的综合办事机构，是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能，在高校工作中发挥着极为重要的作用。
1．高校办公室的地位
高校办公室居于学校管理系统的中心地位。高校办公室是协调学校领导办理专门事务、辅助和协助处理日常工作的部门，学校办公室管理的主要职能就是协助学校领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。
(1)在高校担任领导职务的人员大多是学校的主要学术带头人，他们不但要做学术研究，出席各种学术会议，承担一定的教学任务，还要负责学校行政领导工作，其工作任务的繁重可想而知。办公室应当做好领导的参谋和助手，为领导的决策提供尽可能的便利。(2)学校办公室上要承接校级机关的指示、指令和校领导的指示、指令，下要对职能层进行协调和管理，是领导部门联系上下、协调左右、统筹全局、推动整个学校正常运转的枢纽。
学校办公室同时居于学校管理系统的窗口地位。到学校办事，一般都会先找办公室。办公室是信息网络中心，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室工作人员的一次接待工作，一次电话的受理，都从一个侧面反映高校管理层的工作作风和精神面貌，甚至反映出党群关系、师生员工关系，反映领导者与领导机关的工作效率。因此，高校办公室良好的形象与作风、高效的办事能力，不但有利于本校工作的开展，还可为学校在社会上树立良好的声誉和形象。由此可见，高校办公室工作的优劣，对学校贯彻落实党的方针政策和上级指示精神，对充分发挥学校领导的领导作用，促进学校各项事业的顺利开展，都具有十分重要的作用。
2．高校办公室的主要作用
(1)服务作用。大学的教学、科研、管理队伍三者是相辅相成的。一流的教学科研出自一流的管理、一流的服务，从某种程度上讲，管理就是服务。高校办公室工作服务于教学、科研，服务于教职员工和学生，既要完成学校下达的各项任务，又要为教学第一线的教师做好服务和后勤保障工作，是具体任务的执行者。搞好服务是高校办公室的基本职能。
(2)协调作用。高校办公室的一项重要职能就是协调作用。实施有效的协调有利于提高学校管理系统的整体效益，主要包括政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调、人际协调等等。积极发挥这些协调作用，解决学校工作运行过程中出现的矛盾和问题，可以避免校领导成为各种矛盾、问题的焦点，以利于其集中精力抓大事、议大事。
(3)参谋作用。学校领导的重要工作之一就是对学校重大问题作出正确的决策，而决策的基础是了解全校的整体情况，这就需要事前进行深入细致的调查研究，取得第一手资料。学校办公室对全校的整体情况应当十分清楚，并能掌握各方面的数据与信息，能为领导提供合理化的建议，为领导的工作献计献策，为领导决策当好参谋。
(4)督查作用。督查工作就其实质来说，是实施决策、落实批示的一项后续保证手段，也是办公室的一项重要工作内容。领导目标的实现和计划的完成，关键在于落实，而要做到这一点，就必须运用督促检查这一手段来有效地推动执行部门不折不扣地完成工作任务，提高决策的执行效率。此外，通过检查督办可以直接深入到实际工作的主要环节和重点方面，发现正在或可能出现的问题，并即时加以纠正；通过检查督办还可以从实际中获取大量有用、准确的信息，反过来又为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学化水平。
二、高校办公室管理中存在的主要问题
1．办公室职能和目标模糊不清
高校办公室要发挥其最大的功效，为领导和师生员工提供一流的服务，在高校改革与发展中起到更大的作用，就应当先明确办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标，随着各种新问题的出现，办公室职能与目标都会有相应的改变，尤其是工作目标，其动态性更加明显。在实际工作中，高校办公室每天只是按部就班地完成日常工作，就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实际上仍是办公室业务的扩展。而一些看似归属办公室管理的工作，实际上又不属于其管辖范围，办公室人员极易“越俎代庖”，这一切都从一个侧面说明高校办公室存在着对职能与目标认识不清的问题。
2．办公室工作人员整体素质不高
办公室工作要讲高效率、高质量，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容：一是办事速度，二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。办公室工作人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求。但在很多高校，办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅人员中选调，或是直接留校的本校毕业生，甚至是高职称人员的家属，绝大部分属于“半路出家”，且学历、经历各不相同，水平参差不齐，这些都不同程度地影响着办公室作用的有效发挥。
3．高校办公室管理缺乏有效的运行机制
在实际工作中，高校办公室工作往往处于被动状态，突出表现在工作“四靠”，即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，工作的计划性和针对性不强，“忙乱”现象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则；缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制；缺乏自我评价的标准和方法等等，导致工作处于无序状态，整体工作水平提升缓慢。
4．高校办公室管理方式和手段滞后
随着高等教育水平的不断提高，高校正进入一个全方位的网络环境。信息化专业的飞速发展，使计算机和相关技术得到广泛应用，给社会的发展提供了前所未有的动力。目前，各行各业都在向信息化方向发展，高校办公室也不例外，这无疑对办公室提高工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求，尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。高校办公室现有的办公设备设施落后，以及传统的工作方法和模式，显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。实现高校办公室办公手段的自动化、信息化、网络化，成为提高管理
水平和工作效率的迫切要求。
三、优化高校办公室管理的对策探讨
1．转变职能，明确目标
观念是行动的指南。高校办公室应当明确自身的具体业务内容，科学地制定工作计划，形成办公室管理目标体系。同时，办公室传统的埋头苦干、奉命撰文、照章行事等简单的工作方式已经不能适应新形势下高校的发展趋势。这就要求办公室应当树立全新的管理观念，掌握有效的管理方法。(1)以转变行政管理职能为前提，减少直接管理，增加宏观控制，以理顺关系为关键，理顺党、政、群三者以及与政府职能部门、各高校的关系，从而达到合理的职能配置。(2)重新审视界定高校办公室的职能。首先，要依据改革后的高校管理体制，弄清新形势新条件下的办公室到底在学校工作中扮演何种角色，发挥什么作用；其次，要进一步细化明确办公室的具体业务内容；再次，依据各个具体业务内容，明确指定各办公室工作人员的职责分工。(3)科学制定工作计划，形成办公室管理的目标体系。制定计划与目标可围绕高校党委、行政的中心工作和工作重心来确定，同时对目标进行细分，如根据期限可分为近期目标、中期目标、远期目标等。目标制定后，还应当将目标分解落实到人，实行目标责任制、岗位责任制。
2．提高素质，树立“以人为本”的管理理念
办公室工作人员素质的高低，是能否有效开展办公室各项工作的前提与基础。其中，政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。因此，办公室工作人员首先应当加强政治思想理论和党性修养，要在思想上、行动上与党中央保持高度一致，要自觉维护学校党委、行政的权威，还要努力学习马列主义、思想，学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，不断提高政策水平，避免出现政策性错误。其次，办公室工作人员应提高文化素养，全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。第三，办公室工作人员还须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室工作人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，掌握办公室现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。具体来说，业务素质包括两个方面的内容：业务知识的掌握和较强的实际工作能力。一般来说，办公室工作人员的知识面越广，工作能力就会越强。所以，办公室工作人员不但要掌握一定的文秘、管理、经济、法律、档案等方面的专业知识，还要熟悉教育，要学习掌握高等教育管理理论和教育工作规律，对学校的专业设置、学科建设、科研工作等情况都要有所了解。简言之，办公室工作人员应有“万金油”的本领，才能履行好办公室的职责。
此外，办公室工作还具有偶发性和突发性的特点，为妥善做好这类工作，办公室工作人员应深入教学科研工作的第一线，多观察，勤思考，现场分析、解决问题。通过实践锻炼，丰富工作经验，提高应变能力和实际工作能力。
高校办公室在提高人员素质的同时，要特别注意坚持“以人为本”的管理理念。“以人为本”，是做好办公室工作的重要原则。在工作中坚持“以人为本”，就是要树立主动服务的观念。人本管理是通过确立人在管理过程中的主导地位，继而围绕如何调动人的积极性、创造性开展工作，如何在开展工作时体现“人文关怀”；人本管理更强调把人作为单位最重要的资源，根据人的能力、兴趣、特长、心理和生理状况等综合情况来科学地为其安排较为合适的工作岗位，并在工作中充分考虑人的成长和价值。人本管理的目标是最终使工作人员达到自我管理，而自我管理是管理的最高境界。人本管理思想的贯彻过程即是提升员工素质、提高工作效率和水平的过程。
3．规范工作制度，实现高效运转
完善制度，规范管理，是确保高校办公室工作高效运行的基本要求。高校办公室在开展工作时，如果不遵循一定的规律，不建立科学的规章制度，要实现办公室工作的规范运行就是一句空话。为此，高校办公室必须重视建章立制。一是要健全工作规范，要按照“从严、从细、从实”的原则，建立健全一系列规章制度，规范办文、办事、办会等工作程序，努力使高校办公室的各项工作有章可循、有规可依。为促进办公室管理进一步正常化，使办公效率进一步提高，对一些常规性工作还应实现程序化，即明确规定办事的先后次序、具体步骤及其相关要求等等。
[参考文献]
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关键词精细化管理办公室后勤
在当前企业工作中，办公室工作是领导与基层工作人员紧密联系的纽带，是部门工作的窗口，这说明办公室工作具有重要性。办公室后勤管理是办公室工作的重要组成分，其工作质量是评价办公室工作的关键点。但在实际上，很多员工对办公室工作的认识存在误区，没有针对性的对办公室后期管理工作展开思考，导致后勤管理工作始终达不到既定效果。本文将以此为背景，对精细化管理视角下的办公室后勤管理工作进行分析。
一、办公室后勤管理的现状
办公室后勤管理的实质，就是对单位内部固定资产、办公事务、后勤服务、车辆管理等各项公司日常事务进行有效管理的工作。近些年，办公室后勤管理已经得到各单位的重视，并在上级部门的引导下，办公室后勤管理的各项工作能得到顺利开展。但在实际上，办公室后勤管理工作与预期相比依然存在一定的差距，主要表现在以下几点：
（一）对办公室后后勤管理的认识不足
目前依然有一部分工作人员不能正确认识到办公室后勤管理工作的重要性，在工作中缺乏主动性，在落实车辆管理、食堂等工作中存在执行力不足的现象，在工作中存在应付的态度。
（二）没有责任意识
部分办公室后勤管理人员缺乏责任意识，在面临工作上的难题时不去考虑产生问题的原因，只是习惯性的将问题上报至领导；也有部分工作人员推卸自身责任，始终抱着任何困难的产生都跟广大人民群众素质不高有关的态度，主动肩负起自己的责任。
二、基于精细化管理视角的办公室后勤管理策略研究
对单位而言，办公室后期管理水平是保证其可持续发展的关键。因此在当前工作中，需要重视办公室后勤管理工作，对其工作内容做进一步优化。
（一）做好办公室后勤工作的规划安排工作
精细化管理理念对每个员工的工作内容、工作积极性等提出了较高的要求，而考虑到当前办公室后勤管理工作中存在人员推卸责任的现象，则相关人员应该将规划安排作为精细化管理的出发点。以食堂管理为例，在工作中需要优先制定精细化的管理方针，并以此为基础展开精细化管理工作。首先要保证规划科学有序，具备一定的可操作性；在制定规划过程中，需要综合考虑食堂管理工作的具体指标，预见食堂管理中可能出现的风险问题（包括食物供给不及时、食物营养搭配等），并及时的制定处理方法，做到张弛有度，能以积极的姿态面对各种可能出现的问题，降低损失。
同时，由于一部分工作人员在工作中推卸责任。因此需要做好人员定位工作，在了解办公室后勤工作量的基础上，按照具体的人事情况，对办公室管理工作的人事组织进行优化，将具体的工作落实到个人，实施岗位责任制度，对于其中推卸责任的人员进行处罚，保证办公室后期管理人员能始终保持着较高的工作热情。
（二）完善制度体系
对办公室后期管理工作而言，精细化管理要求在后期管理工作上能做到“针对性”处理，即能根据不同工作的需要，从日常行政、财务、资产管理等方面进行控制，在寻找工作中存在的突出问题后，制定出相对应的处理措施，确保潜在的办公室后勤管理风险问题都能得到解决，以保证工作能力。
（三）营造应细化管理环境
在当前办公室后期管理中，营造精细化管理环境是保证工作的主要方法。精细化管理理念的贯彻与落实，与员工对理念的认同息息相关。因此，要将精细化管理理念灌输到后勤员工的思想意识中，使员工认同、接受并主动践行精细化管理的理念。后勤部门作为高校的服务部门，职工队伍庞大，需要为后勤员工努力创造培训与学习的机会，使其更新传统观念，接受新知识与新理念，真正在后勤部门实践精细化管理。同时，要求树立全员责任意识，严格要求自我，做好本职工作。在后勤工作中，还要树立节约意识，为后勤节省资源，打造节约型服务后勤。
三、结语
本文主要研究了精细化管理在办公室后勤管理中应用的相关问题，并从多个角度，对如何在办公室后勤管理中实施精细化管理进行分析。总体而言，在办公室工作中，应增强办公室人员的责任意识，实行责任制，把责任落实到人，从而增强每一位办公室工作人员的责任心，为保证各项办公室工作能顺利开展奠定基础。
（一）指导思想
全面贯彻落实党的十和十八届三中全会精神，以同志讲话精神为指导，以加强和改进领导班子作风建设为主要任务，认真做好县科技局制度建设工作，确保改进工作作风制度化、规范化、常态化，提高为民服务能力，为县域经济社会发展提供科技支撑提供制度保障。
（二）基本原则
按照于法周延、于事简便的原则，围绕解决“”方面突出问题和规范机关运行管理，建立健全行得通、指导力强、能长期管用的制度规定，以制度机制建设巩固教育实践活动成果。
二、建设重点（共16项）
根据调研摸底，废除制度0项，健全制度6项，新建制度10项。
（一）密切联系服务群众方面（共4项）
1、制定《县科学技术局联系服务群众制度》，解决联系服务群众工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
2、健全《县科学技术局帮扶联系村3年规划（2013-2015）》，解决联系村工作存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
3、制定《县科学技术局科普工作2年规划（2014-2015）》，解决科普工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：信息所
完成时间：2014年9月30日
4、制定《县科学技术局科技扶贫2年规划（2014-2015））》，解决科技扶贫工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：农业社发股
完成时间：2014年9月30日
（二）厉行节约、解决“”突出问题（共5项）
5、健全《县科学技术局会议制度》，解决会议召开中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
6、制定《县科学技术局公文处理制度》，解决公文办理中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
7、制定《县科学技术局学习调研制度》，解决学习调研中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
8、健全《县科学技术局群众（）工作制度》，解决群众（）工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
9、健全《县科学技术局经费管理制度》，解决经费管理中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
（三）规范权力运行方面（共3项）
10、制定《县科学技术局组织决策机制》，解决民主集中制中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
11、制定《县科学技术局信息宣传工作制度》，解决信息宣传工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
12、制定《县科学技术局科技项目监督管理办法》，解决科技监督管理工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：计划工业股
完成时间：2014年9月30日
（四）行政效能建设方面（共4项）
13、健全《县科学技术局党风廉政建设制度》，解党风廉政建设工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
14、制定《县科学技术局行政效能建设三项制度》，解决行政效能建设工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
15、健全《县科学技术局机关管理制度》，解决机关管理工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
16、制定《县科学技术局督查落实制度》，解决督查落实工作中存在的突出问题。
牵头领导：
责任股室所：办公室
完成时间：2014年9月30日
三、方法步骤
制度建设工作，由局办公室统筹，各股室所具体负责组织实施。
（一）调研摸底。局办公室牵头对县科技局涉及局机关、行业性或与群众密切相关的制度建设情况进行彻底梳理。与上位法相抵触、与群众利益相冲突的制度，要予以废止；与实际情况不符合，与群众利益不相适应的制度，要予以修订；对存在监管真空的，要及时启动制度调研论证工作，着力形成行之有效、群众认可、符合工作实际的制度体系。
（二）制定方案。办公室牵头，其他股室所配合，制定制度起草工作方案，明确制度建设的方向、目标、任务、举措等主要内容。
（三）专项推进。落实牵头领导和责任股室所负责制度建设工作，区分“废、改、立”，制定工作规划，限期完成。
（四）建章立制。办公室统一将形成制度初稿提交局机关干部职工会议讨论，并经局党组会议审定后通过。
2 办公室行政管理工作的内容与职能
2.1 主要内容
行政管理工作的主要内容可以分为文书类、档案类和会议类这三大类。第一类就是负责收取、 归类、 发放及存档企业中各个部门的所有文书 [1] 。由于文件在格式、 内容等方面会有所不同， 因此， 管理人员采取存档和处理的方式就有所不同，之后， 根据文书的性质分类， 为后期的使用提供帮助， 避免浪费寻找的时间，从而提高工作效率。第二类就是负责档案保存， 在档案保存的过程中， 由于档案类别很多， 比如图片、 视频等， 这就涉及要对档案进行分类、 整理， 使档案充分发挥作用。第三类就是负责管理会议记录等会议类的文件，不仅要规划会议、 记录会议内容、 管理会议的审查制度及报批制度， 还要进行会议出席人员的分工与统计， 节省时间与资源， 提高会议效率与效果。
2.2 主要职能
第一， 扮演了助手 “角色” 。当企业想要推出新方案的时候， 就需要办公室对新方案进行开发与推行。对企业而言， 办公室不但在重大决策时发挥作用，还会在平时工作中给予意见。 第二， 扮演了参谋 “角色” 。 当企业想要出台政策的时候， 就需要办公室进行工作的调研， 提供有利的依据， 保障政策的正确性。与此同时， 办公室还要收集所需要的资料信息， 在综合决策时出谋划策。第三， 扮演了执行 “角色” 。当企业已经做出决策的时候， 就需要办公室将政策贯彻执行到各个部门中， 再对落实情况进行检查[2]。 提高办公室的执行力， 推进政策的有效执行。 第四， 扮演了协调 “角色” 。 办公室需要协调上下级、 平级间的关系， 使其保证良好的关系， 从而使企业内部工作顺利进行。第五， 扮演了后勤 “角色” 。办公室需要为企业提供所需要的物品， 不仅要做到在有需求的时候去购买， 更要做到未雨绸缪， 使得企业工作更加顺利的进行。
3 办公室行政管理工作中存在的问题
3.1 严格行政管理制度的缺乏
办公室行政管理工作纷繁复杂， 千头万绪。 随着经济的不断发展，办公室行政管理工作在不断发展的同时也暴露出许多不足之处。现阶段办公室行政管理工作的发展与社会的发展严重脱节， 由于缺乏严格的行政管理制度， 行政管理人员的工作表现与工作作风都差强人意， 导致工作效率不高， 企业内部管理经常会出现各种问题， 阻碍企业发展。
3.2 行政管理人员能力水平不高， 且办公室作风建设存在问题
办公室行政管理人员的素质与能力决定了行政工作是否可以有效执行， 但目前， 多数企业单位的行政管理人员的整体素质及专业水平都不高，导致无法有效执行协调行政管理工作[3]。除此之外， 随着形势的发展， 办公室行政管理人员在作风建设上依然存在不容忽视的问题。 比如， 有些管理人员自我进取意识低， 有些管理人员缺乏求真务实的精神， 有些管理人员自律意识差， 给办公室行政管理工作增添了很大的难度。
4 提高办公室行政管理工作的效率措施
4.1 完善办公室行政管理体系
我国多数企业关注的焦点都是贪污问题， 其实归根结底，这些问题的出现就是行政管理工作的失职。 因此， 要对办公室行政管理进行改革， 建立科学的办公室行政管理体系 [4] 。而首先就要构建疾控机构行政管理权利体系， 涉及疾控机构类型、概念、 行政管理内容、 行政管理流程结构等。 其中， 对于专项资金的管理， 要建立健全的专项资金管理制度， 包括设立项目、制定计划、 确定实施方案、 具体执行方案、 实施项目、 监督项目及验收项目， 这些过程都需要认真完成。 只有完善科学的管理制度， 才能提高管理水平。
4.2 提高行政管理人员能力， 重视团队协作
前文说到， 办公室工作烦琐复杂， 那么， 在复杂的工作中，有必要提高办公室行政人员的素质与能力，来提高其工作效率。办公室行政人员需要具备以下素质： 首先要有奉献精神，无论事情大小， 都要一丝不苟， 在处理过程中牺牲小我。其次要有精益求精的品格，看似简单的工作也需要细致入微的思考与行动， 高质量高效率的完成每一项工作。 还要有量化处理的水平， 在执行决策时既要做到原则性， 又要做到灵活性。最后， 要有良好的心态， 无论遇到什么情况都可以积极面对， 及时调节。 而办公室本身就是一个大的团体， 若想完成好每一项工作，不能仅依靠自己的能力，还需要有团队观念和协作精神， 只有良好的合作关系， 取长补短， 才可以发挥出最大的效益。这样不仅提高了工作效率， 还增强了办公室的凝聚力， 创造了和谐的工作氛围。
4.3 发现重点， 把握难点
办公室的行政管理工作有很多，在工作的过程中不能盲目工作， 要发现重点， 在同等时间达到事半功倍的效果， 有效提高工作效率。但任何的工作都不会一帆风顺， 每一个工作都会有难点， 而行政管理工作中最大的难点就是服务， 行政管理工作中的服务工作包含很广的层面与范围，需要的能力也很多， 比如收发文件需要细致性、 上传下达需要协调性、 出谋划策需要创新性， 只有把握好工作中的难点， 及时进行相应的处理， 才可以提高工作的效率。
4.4 创新管理理念， 提高水平
若想改变办公室行政管理工作的现状，最重要的就是要及时创新办公室行政管理， 做到与时俱进。而管理上的创新不仅仅是管理方式的创新， 更是理念的创新。随着社会的发展，办公系统也在快速发展，给办公室的行政管理人员带来了严峻的考验与巨大的挑战，办公室行政管理人员要随着信息化时代的到来， 创新管理理念， 同时结合企业现状与办公室行政管理问题制定出适合的科学的管理模式， 提高管理水平， 实现管理的有效性， 促进办公室行政管理工作的顺利进行。
5 结论
随着我国经济水平的提高， 市场竞争日益激烈， 办公室行政管理工作作为企业内部管理的重要组成部分，提高其工作效率尤为重要。但通过前文可知， 在办公室行政管理工作中，仍存在缺乏严格的行政管理制度、管理执行者能力不高等问题， 这些问题的存在， 严重影响了管理工作的工作效率。因此，有必要也必须通过完善办公室行政管理体系，提高行政人员能力及创新管理理念与方式， 提高行政管理工作效率， 全面推动行政管理工作的顺利进行。
【参考文献】
办公室工作由比较琐碎、繁杂的众多细节所组成，任何一个小的忽略或马虎，都可能导致问题出现。近年来，办公室公文管理水平得到显著提高，但也存在不精细的问题，需要不断改善工作思路，从而推进管理的规范化和精益化。
一、办公室公文管理存在的问题
（一）收文登记分类不清晰。收文指的是及时接收外部送达单位机关或公司的公务文书，主要包括文件、信函、资料、电报等。办公室在收文登记中存在分类不清晰的问题，一般公文、公文等不同类型的公文没有进行精细化分类，也没有根据文件的轻重缓急进行分类登记，为办公室收文接下来的工作造成不便。
（二）公文传阅记录不完善。公文传阅指的是单位或公司文秘部门按照领导签署的传阅意见，及时将接收的公文资料等信息提供给相关负责人和其他部门人员阅办。办公室公文传阅记录存在不完善问题，公文传阅记录不完善会影响控制公文的行踪和传阅速度，造成公文积压，或出现丢失文件等严重问题。
（三）公文流转效率低。公文流转是办公室重要业务之一。现代化办公流程基本都已经实现自动化，但是实际操作过程中依然存在公文流转效率不高的现状，主要问题包括公文流转办理的时间长，各个部门之间的协调工作没有处理好等，这些问题都造成公文流转不及时。
（四）公文归档交接不清晰。公文归档中对于应归档公文与不需归档公文的区分不明确，造成工作效率降低；在公文归档交接过程中各项登记记录不完善，易造成公文归档错误；归档交接手续办理前，对公文的检查不到位，出现交接公文数量的缺失。
二、办公室公文管理的改善思路
（一）建立收文相关登记表格，规范收文登记，做到分类清晰精益管理。1.市委、市政府公文单独分类登记保存。在文件的收发、登记等工作上，严格按照《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》等相关法律法规处理。及时对文件单独登记，根据其相互的联系、特征和保存价值分类登记，保证公文信息的准确、完整。省局纸质公文要与一般公文、公文等区别开来，单独进行登记和保存。2.纸质公文单独登记保存。按照规定要求完成局（公司）纸质公文的登记、编号、盖章、发送、保管工作。公文的登记要按照登记表进行详细记录，保证文件的合理分类和保存。3.外来邮件登记。收到外来邮件及时M行拆封，按照要求在来文登记表中进行登记、编号，文件要单独登记，提交部门主要负责人拟办，呈送领导批示，按领导批示意见呈送部门办理，并在公文传阅表中进行登记。及时收回传阅文件，妥善保管。
（二）建立公文传阅登记表，对公文传阅实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失。办公室要严格按照流程对文件进行登记，采用传阅登记表，登记内容主要包括文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等信息，实行登记跟踪，防止公文在传阅环节积压或丢失，信息泄露等问题，并且在出现问题后能够从公文传阅登记表上找到责任人。
（三）加强公文流转的督办工作，提高办文效率。首先，对公文流转提出时限要求，重要公文在1日内处理完毕；一般复杂公文或涉及多个部门的公文在3日内处理完毕。需要及时处理的公文信息要详细记录，按照公文要求在处理笺上标注出处理时限。公文管理部门要根据公文办理的轻重缓急及时询问处理情况，多督促相关部门按时完成公文流转，避免职责不明、无人办理现象的发生。其次，要做好督办工作，建立公文催办制度。一般事项15个工作日内通报一次，重大事项及时督办通报，有利于提高公文流转速度，改善工作作风，提高管理水平。
（四）做好与档案管理员的公文交接登记手续。首先，要区分归档与不归档的案卷，应归档文件及时移交给档案管理员。其次，要将交接的文档目录复印成一式三份，移交部门与接收部门各一份，档案盒内保留一份，还要附有《移交备考表》，详细记录移交人、接收人、交接时间等各项信息。现代化的档案管理软件有利于提高档案管理效率，是当前办公室广泛应用的管理方式。一方面，公文交接时，交接双方要严格检查文件质量，另一方面，检查案卷内文件的数量，与移交目录内所列的数量是否吻和。最后，严格办理公文交接等手续，对符合要求的公文文件办理移交手续，移交目录双方各一份，在核对无误后双方签字登记。办公室公文交接要做到每半年OA公文及纸质公文交接一次。
（五）收发文件做好文档归档和保密工作。办公室工作应及时将传阅完毕、办理结束的局（公司）文件进行整理归档，文件要单独保存在保险柜中，确保文件资料的完整和安全。在次年的3月底前将文件资料移交档案室。
三、结语
随着现代社会分工越来越专业和精细，一个精益化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将精益化管理理念融入办公室公文管理之中，实现办公室从粗放型管理向精益化管理的快速转变，才能不断提升办公室工作质量和服务效能。
2 企业办公室管理工作的特点
作为企业单位的重要管理与执行部门，办公室是对信息进行传达，沟通员工和为内外提供服务的重要窗口。对工程建设单位来说，其办公室职能与其他企业单位存在一定的区别。企业内部工程管理部门数量和类别较多，特别是基层项目办公室的整体工作量大，并且工作中工程相关工作的任务较多。工程单位其办公室管理工作中，具有一些涉及到工程业务的内容，并且需要办公室工作人员对于工程业务的程序具有一定的了解，对工作人员的工程管理知识也有一定的要求。与一般企业单位不同的是，工程单位中技术人员、施工人员的比例较高。由于整体人员的专业素质水平有限，导致了办公室工作开展过程中很多沟通和交流都具有一定的困难和矛盾。
3 企业办公室管理工作中存在的问题
首先，办公室管理制度需要进一步的完善。对于工程企业来说，其办公室的管理工作相对特殊，如果不具有完善的管理制度，就会造成办公室工作的执行与落实不力。一部分企业中，其办公室制度不够规范，并且相关流程不够清晰与合理，难以保证各项办公室管理制度的有效落实，整体办公室工作的效率相对较低。由于制度上的不足，也造成了相关考核工作落实不善，不同岗位之间的职责划分不够明确，整体管理相对混乱，各项工作任务不能良好的完成。其次，服务能力有限。办公室工作开展过程中，服务的深度与广度都十分有限。对于工程企业来说，办公室管理工作的开展需要在一些具体事务性工作上开展相应的督查与业务管理工作。由于工作环境较为复杂，工作内容较多，导致了服务工作的开展缺乏有效的深度和广度，工作效果难以得到保证。最后，办公室工作人员素质水平不足。很多企业的办公室人员的组织结构不科学，岗位设计不够合理。一部分工作人员自身不具有足够的办公室岗位工作能力，并且开展相关工作中态度不端正，工作效率相对较低。再加上一部分员工自身创新意识不足，难以对办公室工作进行有效地创新与改进，整体思想意识上也存在一定的缺失。由于思想意识、业务能力多方面都存在着问题，导致了工作中失误较多，服务工作不到位，整体工作效率较低。
4 新时期企业办公室管理实践思路
医院办公室属于综合性的管理部门，对医院的发展起着承上启下以及沟通内外的作用，其在医院中的地位之高不言而喻。医院办公室管理工作的进行关乎着医院的整体形象，对医院的信誉以及口碑的发展至关重要。在目前我国实行新医改背景下，对医院办公室管理工作进行创新就显得势在必得，通过对医院办公室管理工作的创新和变革能够从整体上提高其管理水平。
一、医院办公室管理存在的突出问题
在新医改背景下，医院办公室管理仍旧存在很多问题，主要问题有下面四个：第一个问题是医院办公室的责权不是很明确，主要是因为医院办公室和其他部门之间的责权存在着交叉现象，分工不是很明确，导致很多管理工作重复操作，无法提升其管理效率。第二个问题是医院办公室的制度建设不是很完善，有些医院办公室在对相关的制度进行制定的时候，只是为了应付上级领导的检查，并没有严格按照医院的发展情况来制定健全的制度，导致医院很多工作人员工作比较随意，对自身没有利益的工作问题不及时解决。第三个问题是医院办公室的事务比较繁琐，很多医院的年轻医务人员感觉长期解决这些琐事无法体现自身价值，工作积极性得不到提升。第四点是医院办公室的工作人员工作态度和工作方式不是很好，很多医院办公室工作人员没有严格按照医院的规章制度办事，职业道德不是很强，思想观念以及管理观念比较落后，导致医院办公室工作效率无法得到极大的提升。
二、新医改背景下的医院办公室管理创新措施
（一）健全规章制度和流程
为了确保医院办公室管理工作效率的提高，需要健全医院的规章制度和流程。在对医院的规章制度进行健全的时候，需要结合医院的实际管理情况和发展情况：首先，需要确保规章制度和流程的建立是具有可操作性的，在医院内部实施的时候可行性强。其次，需要确保规章制度能够明确每一个医院办公室工作人员的分工和职责，确保医院办公室工作的统一性和稳定性，提升医院办公室管理的效率和质量。最后就是要结合人性化的管理，尊重每一个人的意见，让医院的医护人员能够提出一些医院管理工作中的问题，并且根据自己的想法提出一些改善建议，从而给医院内部营造一个良好和谐的工作环境，确保医院办公室管理工作的有效开展。
（二）科学管理工作人员
在对医院工作人员进行管理的时候需要做好下面三点工作：第一点就是医院办公室要采取情感管理方式，要求每一个工作人员的专业技能和职业道德有所提升，坚持情感化管理模式的使用，让每一个管理人员以及医护人员都能够恪尽职守做好自身的工作，增强对医院的忠诚度。第二点就是要对每一个医务人员的职责进行明确，让医务人员按照规定做好自身的工作，这样就可以使得医护人员的工作效率得到提升，有利于医院办公室管理工作的高效开展。第三点就是医院办公室要关注人员发展，给每一个医护人员制定明确的工作计划和发展目标，重视对员工的管理和培训，提升员工的业务水平，最终使得员工能够达到自己想要的高度。由此可见，医院办公室充分发挥科学管理医务人员的作用对于医院整体性发展而言至关重要。
（三）对办公室工作方式进行创新
在新医改的背景下，医院办公室的工作正在朝向参谋性的方向发展，而且医院办公室的服务也在逐渐增加。因此，需要对医院办公室的管理工作方式进行创新，在医院内部实行科学化的管理，提升每一个医务人员的专业技能和处事方式，最终使得医院的工作做得更加到位。想要对办公室工作方式进行创新，首先需要对办公室工作人员的管理观念进行创新和改善，提升他们的管理能力；其次，要对办公室工作人员的工作方式进行转变，要求管理人员结合医院的实际发展情况对医院进行管理。最后是要在医院内部建立一个完善的考核机制，对医院办公室工作人员的工作进行考核，最终促进其工作效率和工作质量的提升。另外，医院办公室工作人员还需要严格按照规章制度在医院内部实行精细化的管理，对医务人员工作的每一个环节进行高效管理，比如可以在医院内部建立一个良好的网络平台，通过这个平台对医务人员的工作质量进行审核与评价，积极发现医院内部存在的一系列问题，然后采取有效措施对这些问题进行高效解决，从而确保医院有良好的服务与管理水平。
三、结语
综上所述，在当前新医改的背景下，医院办公室面临着各种挑战，这种情况下就需要医院办公室的工作人员及时发现这些管理问题，然后采取科学合理的措施对这些问题进行高效解决，而且也需要不断地对制度以及管理方式进行创新和改善，争取能够在极大程度上提高医院办公室的管理水平和服务水平，促进医院的整体发展。
【参考文献】
[1]王高亭.试述新医改背景下的医院办公室管理创新[J].中国卫生标准管理,2017,8(18):16-18.
Abstract： In recent years, with the continuous development of science and technology, the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions, and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation, the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems, it is necessary to increase the analysis, reduce the problems caused by the office administrative work, and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration, and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness, for reference.
Keyword： enterprise office; administrative work; improvement methods;
1 、引言
行政管理工作在企业办公室内发挥着关键作用，是促进企业发展的基础。在办公室行政工作中包含非常多的工作内容，而且综合性较高，涉及范围较广，行政管理工作对于企业上下级工作起到了桥梁作用，关系着企业的正常运营。所以，企业行政管理人员需要加大对自身工作职责的分析，探讨行政工作中存在的问题，及时探讨问题的解决办法，促进办公室行政管理工作的科学开展。
2、 企业办公室行政管理的特点
2.1、 服务性
企业办公室行政工作具备着较强的服务性，主要体现在以下几点：
第一，为领导服务。行政工作的主要职责是协助企业决策人员完成相应的工作内容，促进各项工作顺利开展。
第二，为各职能部门服务。行政工作人员需要保持各部门之间的紧密沟通与联系，做到各部门的相互配合，确保企业内部工作的高效开展。行政部门在企业内部发挥着关键作用，促进了企业内部管理的协调性，让各项工作开展更具效率。
第三，为员工服务。结合企业内部工作人员的日常工作内容，积极解决工作中出现的问题，充分调动每一位工作人员的积极性，为企业发展创造良好的管理环境，真正实现行政工作的落实与优化。
2.2、 复杂性
办公室行政管理工作存在着极强的复杂性，在实际的企业运转中，行政部门需要做到对企业内部各个事物的分析，虽然工作过程中遇到的都是小事，但是过多的小事堆叠在一起，造成了事物处理的繁杂性，一旦处理不当，不仅会影响到工作效率，还会给企业造成巨大的经济损失。因此，在企业行政管理工作中，工作人员需要加大对行政工作的正确认知，做到对各细节的分析，无论事务大小都应该保持正确的工作态度，尤其对待一些复杂的事务处理时，需要做到以人为本的原则，注意问题解决的方式方法，确保企业各项工作的科学开展。
2.3、 困难性
企业办公室行政工作具备着非常强的开放性与系统性，而这一情况增加了办公室行政事务管理的难度，每一位办公室行政工作人员都需要积极处理好各项事务之间的关系，配合企业决策人员的工作，做到行政管理的优化，积极解决工作中存在的难题。其面临的主要困难包含以下方面：首先，行政管理工作需要保持其时效性，针对工作复杂程度展开分析，对于一些需紧急完成的工作要做到马上执行，不允许出现延误。其次，落实科学的沟通和交流。在企业发展中，行政工作人员需要协调好上下级部门之间的关系，注意企业内部关系的掌握。行政工作人员主要做到的工作内容是上传下达，让企业各部门凝聚力提升，塑造良好的企业形象。最后，工作职责较大。在行政管理工作中包含为企业决策人员安排会议、对物品的采购和发放等，为确保各项工作的积极开展，行政工作人员需要做到对各领导层和员工的需求分析，认真落实工作职责。
3 、企业办公室行政管理工作的职能
3.1、 协调职能
办公室行政工作的主要任务是完成上传下达，属于企业内部信息的中转站，及时做到信息收集、整理、分析与传递。在协调职能方面需要做到以下几点：
第一，上下协调。上下协调就是指根据企业内部的工作重点和决策方向展开分析，做到与相关部门的科学沟通，及时了解基层工作状况，将信息准确传达给上级领导，并且将企业决策传递给相应的职能部门。
第二，横向协调。横向协调就是指在企业内部的所有职能部门，由工作人员负责做到对各职能部门之间的沟通配合，加强合作。
第三，内外协调。内外协调主要是指办公室内部和外部的协调作用，既要掌握企业内部发展状况，又要明确外部发展形势，创造良好的企业形象。
第四，应急协调。企业应急协调就是指在企业日常工作中面临的突发事件，行政工作人员需要根据突发事件的具体情况进行跟踪和报告，做到对各项资源的科学分配，积极实现对突发事件的应对与处理。
3.2、 参谋职能
行政管理是企业内部的重要组成部分，起到了上传下达的作用，同样也是企业决策人员的重要辅助，所以需加大对行政工作的重视力度，并不能将行政工作归结于简单的文件收集与整理。在企业内部开展办公室行政工作时，需要具备较强的全局意识，结合企业发展重心进行分析，将有效信息及时进行提炼并上传给领导，做到对企业发展的全面分析。
3.3 、服务职能
行政工作非常复杂，包含各类细节服务功能，也是办公室行政工作中的主要功能，必须要明确服务质量，保障各项工作的及时开展。办公室行政工作不仅仅要为企业领导服务，还需要做到对每一位员工的服务，也就是相当于后勤工作。办公室行政人员应做到对企业发展状况的分析，实施对基层部门工作状况的调查，通过工作报告总结，采用合适的方式为企业领导决策提供辅助。另外，各职能部门需要保持良好的沟通，掌握每一位员工的需求，做好桥梁工作。
3.4、 组织职能
根据企业内部的工作状况，为相关部门和企业领导做好会议准备工作，做好重要客户的接待，做好相应的组织管理，让企业管理体系更加科学，促进企业的发展。
4 、企业办公室行政管理存在的问题
4.1、 制度规范不完善
企业办公室行政管理工作非常复杂，涉及内容较多，在企业的日常运营中，办公室行政工作容易出现问题。因此，企业需要制定完善的制度和规范，但是目前，一些企业制定的管理制度并不能确保行政工作的科学开展，再加上近年来很多办公室行政工作人员的压力较大，在工作过程中存在着工作职责划分不够清晰的现象，造成了工作质量低下，无法满足日常的管理要求。办公室行政管理制度的不完善将会造成日常工作缺乏相应的制度约束，造成了工作效率下降，甚至会制约整个企业的发展。
4.2、“以人为本”原则未落实到位
办公室行政管理过程中，工作人员的职责过于集中，再加上现有的管理制度无法落实对工作过程的监督，造成了办公室行政管理存在漏洞。办公室行政工作本就复杂，在工作过程中如果并未充分考虑到基层职工的意见，将会让行政管理工作失去价值，无法满足职工工作积极性的增长，甚至会无法落实企业领导层下发的政策，对于企业的战略目标实现极为不利。
4.3 、行政人员能力欠佳
在当前的企业发展中，企业职能部门在进行员工招聘时，并未针对员工的能力和素质进行分析。办公室工作内容和重要性逐渐凸显，这也就提升了对工作人员的能力要求，但是仍有很多能力和素质无法满足要求的工作人员进入企业办公室行政工作中，这些工作人员具备的专业知识不足，也无法做到对问题的科学处理，最终导致工作处理方式无法得到管理层和职能部门的认同，降低了企业效率。
4.4、 精细化管理意识缺乏
通过对当前大多数工作人员实际情况的调查，发现行政工作人员具备的综合素质并不高，而且还存在着重管理、轻服务等现象，造成这一现象最为根本的原因是企业内部精细化管理理念的融入不足。首先，在实际工作中，一些工作人员意识不足，造成了企业内部工作的疏漏，不利于企业管理制度的建立。其次，精细化管理理念融入不足时，会让工作人员对现有的工作流程存在争议，很多工作人员无法有效完成自身的本职工作，各部门之间的沟通存在漏洞。这些问题在实际的管理中得不到解决，将会酿成企业内部的不担当和不作为现象。
4.5、 行政管理工作中的信息化应用不足
21世纪是信息化时代，办公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技术，促进信息的高效传递。但是，在当前的企业管理中，办公室OA系统还在持续优化，很多信息集成并未落实，尤其是信息的填写和报送模式存在漏洞，造成了信息化管理系统应用的延误。
5、 提升企业办公室行政管理实效性的方法
5.1、 建立完善的行政工作管理系统
在企业办公室行政管理工作中，需要加大对管理制度的规范，降低办公室行政管理中出现的失误。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成对工作人员行为的约束，引进先进企业的管理方法和管理制度，强化管理模式的更新，结合企业自身情况，确保建立更加科学的管理体系。其次，在办公室行政工作中明确每一位工作人员的工作职责，避免在工作过程中出现职能交叉，也减少工作人员处理问题的懈怠现象。最后，制定办公室物资管理制度。严格落实各项物资的采购、保存与发放，避免办公室物品使用不当而造成的资源浪费。
5.2、 强化行政人员能力
人员能力是提升办公室行政工作效率的基础，在实际工作过程中要求工作人员加大对能力低下等人员的科学处理，坚决不允许出现功劳冒领的现象，做到办公室风气的公平与公正。针对办公室内部一些能力较强的员工给予鼓励，让其具备更高的工作积极性，确保在实际工作中不会因得不到鼓励而丧失工作的热情。为满足办公室行政工作的积极开展，需要融入更多的新鲜血液，人力资源管理部门需要加大对行政管理人才的融入，选取更多高素质人才加入行政工作中，同时对现有的行政工作人员展开专业培训，提升其能力和素养。另外，在企业内部建立完善的评级制度，针对工作人员日常表现进行考核，以促进行政工作的顺利开展。
5.3、 健全行政工作管理制度
在当前的市场形势下，企业想要获取更大的发展空间，必须要建立完善的行政管理制度。当前的时代背景属于信息化时代，在办公室行政管理工作中工作重要性愈发凸显，企业在解决问题时需要做到对问题的核心分析，与企业发展状况相融合，建立符合办公室行政工作内容的规章制度，做到对各工作的引导，减少办公室工作中出现的漏洞。同时，利用规范化的管理制度，对工作人员进行约束，提升工作人员的沟通与协调能力。另外，在企业管理过程中需要建立完善的激励机制，对企业内部工作人员展开科学管理，可以通过物质奖励与精神奖励相融合的方式，保障企业办公室内部风气的优良。通过完善的薪酬管理方案，激发每一位工作人员的积极性，在薪酬考核中，企业可以配备随机机制，防止在工作过程中出现资历至上等现象。将工作人员的工作能力和业务范畴作为考核指标，强化工作人员薪酬体系制定的科学性与合理性。
5.4、 加强对信息技术的应用，降低行政工作难度
在信息技术不断发展的背景下，信息化技术已经融合到了各个行业，既提升了工作效率，又增强了工作质量，所以在办公室行政工作中也需要加大对信息化技术的应用，减少繁杂工作给行政工作人员造成的压力。首先，企业需要结合实际的状况，建立信息化管理体系，加大信息处理力度，保障资金投入的合理性，结合计算机技术和网络技术发挥智能化管理的优势。其次，在信息化技术应用过程中，需要加大对信息化技术应用的重视，利用信息化技术实现对各类数据和信息的收集，为企业领导决策提供更多支持。最后，在企业内部开展信息化技术应用时，企业工作人员可以在管理过程中加大对各类办公软件的应用，如邮箱、钉钉等软件，做到对各类软件的科学维护，整合企业内部的现有资源，促进各类资料和档案的数字化整理，从多个角度开展各项工作内容，促进行政工作的科学开展。
5.5、 明确企业办公室行政管理目标
首先，工作流程优化。在企业内部结合企业的经营状况，工作人员需要根据工作流程进行优化，结合工作性质将工作任务进行划分，确保各工作流程制定的科学性，既做到对任务的简化，又做到对各项工作任务的科学安排。其次，考核标准和考核要求的严格执行。在办公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作，通过对工作内容的执行，加大对各类指标的分析，确保指标量化具备较强的科学性，让员工具备更强的使命感与责任感，在实际的考核中做到公平与公正，奖罚分明。
6、 结语
自进入21世纪以来，企业办公室行政管理工作受到高度重视，通过科学的行政工作的落实，能够推进企业经济效益增长，保障企业更具竞争价值。因此，企业办公室行政管理工作人员需要加大对日常工作问题的分析，通过不断总结优化办公室工作内容，做到对工作职责的科学划分，结合实际情况建立相应的管理制度与管理体系，促进行政管理工作的科学开展，更好地为企业服务。
参考文献
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[5]李军军浅谈做好企业办公室行政事务管理工作J办公室业务,2019(04):7.
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