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[公文标题常用词]准确标注公文主题词


宋婉琴
　　公文标注主题词，已经实行了多年，我们最近调查得知，还存在不少问题，特别在党政 基层机关和企事业单位制发的公文中，漏标、错标和任意乱标的问题相当普遍。造成这些问 题的原因，主要是这些单位负责公文处理业务的同志对公文主题词的基本知识了解不够，对 标注的方法没有掌握。本文简略谈谈公文主题词的标注知识，以便引起这些同志的重视，达 到准确标注公文主题词的目的。
　　一、正确认识公文主题词标注格式
　　公文标注主题词是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。《中国 共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》都把主题词列为公文格式的一 个必须标识的项目。公文有了主题词，就为公文顺利进入网络，实现公文管理现代化奠定了 良好的基础。 　公文主题词必须依据公文制作的法定程序，按一定要求标注。《条例》第八条第十五项 规定：“主题词按上级机关的要求和《公文主题表》标注，位于抄送机关上方。”《办法》 第十条第十项规定：“公文应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主 题词。”。《条例》和《办法》分别是党的机关和国家行政机关行文应遵循的法规性文件治 国，也应该依法治文。公文标注主题词必须严格遵照《条例》和《办法》的规定行事，一切 漏标、错标、随意乱标的做法都是违规的。
　　主题词是由一组确切表达公文主旨的规范化名词和名词性词组构成。除此而外的任何性 质的词和词组都不能充当主题词。有的文件以动词“表彰”充当主题词，有的以介词结构 “关于学习“三个代表”重要思想” 充当主题词，都是不符合要求的。因为这些词或词组均不能表达 公文的主旨。
　　主题词不是由公文制发者自行概括的。标注主题词有统一规范的依据以供选标。在《条 例》和《办法》颁布实施之后，党和政府的领导机关分别制定了自己的公文主题词表。由中 共中央办公厅秘书局编制的，1993年8月出版发行的《公文主题词表》，分为主表、范畴表和 附表三个部分，共收录主题词4239条，主表亦称字顺表。由正式主题词款目与非正式主题词 款目组成，它是党的机关公文主题词检索和标注的主要工具。范畴表是公文主题词检索和标 注的辅助工具，它将主表中所列主题词按词义归类，划分为若干范畴，以供按类查词和标注 检索之用。附表是主表的辅助部分，其设立是为方便使用和减少篇幅，表内收录的主题词均 未列入主表，但在使用时与主表所列的主题词具有同等效力。由国务院办公厅秘书局编制的， 1994年6月1日起执行的《国务院公文主题词表》，分为主表和附表两部分，共收录了15类 1000个主题词。主表分13类收录了715个主题词，附表分2类收录285个主题词。该主题词表 分三个层次：第一层是对主题词区域的划分，如“工交、能源、邮电”，“财政、金融”类 等；第二层是对主题词类别的划分，即主题词的具体分类，如摴そ弧⒛茉础⒂实鐢类的工业 、交通、煤炭和电信等；第三层是类属词。第二层和第三层统称主题词，是供标注公文主题 词时选引。党政机关公文标注主题词，应当分别从上述两种具有规范作用的主题词表中检索 使用，除非词表所列确实难以解决具体某份公文主题词的标注问题，否则不能自行另拟。另 外，近年来各省、市、自治区以及部队和国家机关的一些部委，也有参照上述两个主题词表 ，分别制定和颁布过适应本地区、本部门、本系统使用的公文主题词表，这些主题词表的使 用、实践证明有利有弊，弊在摫沓龆嗝艛，不利于全国公文顺利进入整体网络。因此，在内 容上与上述两个主题词表不相违背的情况下，暂可作为辅助工具使用。主题词表的颁布使用 ，从客观上来看，无疑为公文科学标注主题词提供了重要依据，创造了方便条件。从公文主 题词标引者来说，给他们提出了更高而且更严格的要求。因此，要准确标注公文主题词，就 必须从上述两个词表中检索，不得另搞一套，更不得随意为之，坚决纠正漏标、错标等做法。 公文标注主题词，不像公文格式中别的项目那样简单和容易掌握。它既要树立法规观念，又 要具备丰富的语文和现代科技知识。因此可以说，标注公文主题词是一项复杂的综合知识的 使用。只有全面、正确地认识它，才能科学地掌握它。 二、熟练掌握公文主题词的标注方法、规则和要求
　　　准确标注公文主题词，不但要正确地认识它，还应该熟练地掌握它的标注方法、规则 和要求。应该把握以下几点：
　　(一)吃透两头
　　主题词是公文主旨的体现和表达，它和公文的关系是反映与被反映的关系。要使主题词 准确地体现和表达公文主旨，标注者一定要吃透两头，一要认真阅读文件，吃透文件的基本 精神，准确地提炼出公文主旨；二要熟练掌握相关的主题词表，从中检索出恰当的词汇，标 注在公文中。吃透两头是准确标注公文主题词的前提和基础。现在的问题是，有人提炼公文 主旨，只看标题不看内容，犯片面性的错误。因为有些公文的标题太简略，如只写“通知” 二字，有些公文标题由于撰拟者不会或不善于通过标题表达公文主旨，甚至可能拟出与主旨 表述无关的标题。因此，只看标题，不可能准确掌握公文的基本观点和基本思想，无法提练 出公文主旨。正确的作法应该是全面地、仔细地阅读文件内容，经过认真思考，才能准确把 握全文主旨。中办和国办编印的公文主题词表是科学的，体例完整，内涵颇丰，涉及面广。 要会使用，就必须熟悉其内容，熟练地掌握检索方法，特别是从表中找不到现成合适的词汇 时，如何处置，应掌握其科学要领。现在，一些乡镇和企事业单位的机关，根本就没有中办 和国办的主题词表，更谈不上熟练掌握的问题了。 　(二)掌握标注方法、规则和要求 　标注公文主题词基本的要求是：词的选引、排列应该准确、规范。要达到这个要求，必 须掌握主题词的标注方法和规则，切实遵照执行。中办和国办编印的公文主题词表在其“编 制说明”和“使用说明”中明确规定了各自的公文主题词标注规则，基本内容大体一致，只 是评略之分，综合起来有以下几个方面：
　　1关于组成数量和排列次序
　　这一条指的是注意辨析主题词的确切含义，然后决定选几个、怎么排。根据有关规定， 主题词一般由三到五个名词或名词性词组组成，以不少于三个、不超过五个为宜。主题词的 排列原则有两条：一是按范围、内容(事由)、文种的次序排列，如“农村工作　税费改革　 通知”(引自《中共中央、国务院关于进行农村税费改革试点工作的通知》)；二是对反映文 种以外的主题词，按其涵义由大到小进行排列，如“转业军人　安置”(引自《中共中央办 公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅关于转发国务院军队干部安置工作小组等部门＜关于 认真做好2000年军队转业干部安置工作的意见＞的通知》)。词或词组之间的间隔为一个字 的位置，其间不加标点符号，如某市《关于煤炭价格调整的通知》的主题词就是这样标注 的：“能源　煤炭　价格调整　通知”
　　2关于标引方法
　　标引方法指的是如何选择主题词进行标注的问题。选词标引有两种方法可供使用；一是 受控标引，二是自由词标引。
　　受控标引是指使用主题词表进行标引，标引的程序是： 　第一步，分析主题。通过审阅公文标题、摘要和全文内容，分析出该公文具有检索意义 的概念(或称中心意思、主旨)及与这一主题概念密切相关的其它因素。应充分考虑利用者的 检索要求，分析选定对利用者有实际检索意义的主题概念。 　第二步，查表选词。即查阅主题词表或范畴表、附表，将主题概念转换为本表中的主题 词。
　　第三步，著录标引。将准确反映主题概念的主题词标注于公文主题词标识区域内。 　自由词标引指的是在主题词表中未曾录入的主题词需要标引时所采用的方法，有两种情 况可以由标引者不受主题词表的限制而自由标引：一是为不增加主题词表的词汇量、人物、 年代名称未列入主题词表，可作自由词标引。标引的要求是：人物名用全称，年代名称用阿 拉伯数字。二是对公文中经常出现的新主题概念，如在主题词表中找不到适当的主题时，可 以进行自由词标引。标引的自由词要符合词表的选词原则，并要填写“主题词增、删、改记 录”。著录标引时，要在自由词后作“△”标记。
　　标引必须遵守以下规则：
　　①要直接地、客观地反映出公文所论述的主旨。
　　②选定的词，一般应是词表规定使用的主题词(即正式主题词)，其书写形式要与词表中 的词形一致。
　　③选词时，必须首先考虑选用切合公文主题内容的最专指的主题词，一般不得选用上位 主题词或下位主题词标引。 　④没有专指的主题词时，应选用最直接相关的几个主题词组配标引。 　⑤当组配标引仍无法达到要求时，可选定最直接的上位主题词标引。
　　⑥如上位主题词仍不合用时，可临时选择一个适当的自由词标引。
　　⑦选定的词，一般应根据公文所表述主题内容依次标注，并要注意体现公文的思想性。
　　3关于组配方法
　　主题词组配指的是当主题词表中找不到(实际是词表根本就没有录入所要选用的这一主 题词)与公文主题概念相对应的专指主题词时，要从主题词表中选用最直接相关的两个或两 个以上正式主题词进行组合配置的标引方法。主题词组配方式分两种类型： 　第一种是概念组配，即相组配的几个主题词之间，存在着概念相交或概念限定的关系。 如某一公文的主题概念是“基层组织建设”，但在主题词表中根本查不到和这个概念直接对 应的主题词，却可以查到与此概念具有相交关系的“基层组织”和“组织建设”这两个主题 词，那么就可以用这两个主题词组配成“基层组织建设”这个用来标引的主题词。
　　第二种是字面组配，即从主题词表中也找不到合适的主题词进行概念组配时，可以进行 字面组配。如“网络”，可以用“网”字与“络”字组配。“世贸组织”可以用“世”、 “贸”、“世贸组织”进行组配。
　　组配的基本规则是：
　　①选用和主题关系最密切或最临近的主题词进行组配。
　　②组配的结果，要求概念清楚、确切。
　　(作者单位：中共宝鸡市委党校)★


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