1 档案历史联系综述

（一）档案历史联系的界定

档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

（二）档案历史联系的特征

主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

2 档案整理的核心与本质：历史联系性整理

（一）历史联系思想的产生

档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

（二）历史联系思想的发展与完善

历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

3 历史联系整理技术：”虚拟整理”技术

（一）“虚拟整理”技术综述

“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。

（二）“虚拟整理”技术的使用意义

【摘要】本文结合当前档案学界主流研究方向——信息资源管理方向，从档案信息资源的保管与利用出发，着重介绍了个人档案信息资源体系的构建要素与方法，以及建立个人档案信息资源体系之于个人与社会的价值。分别从其实现的技术手段与现实需求入手，提出了“以个人为核心、增强档案信息资源的广泛利用，推动档案信息开发进一步社会化、多元化”将是档案事业发展的主导趋势这一观点。

关键词 个体档案；知识资源；社会记忆；智能设备

作者简介：高晨翔（1994—），男，安徽滁州人，主要从事电子文件管理研究。

1信息时代下建立个人档案信息体系的必要性

1.1为整个社会保存珍贵记忆

人类思维对整个社会的起源与发展有着极为重要的指导作用，其价值集中体现在我们的经验、智慧——由古到今积攒起来的宝贵记忆。1992年，联合国教科文组织开展了“世界记忆工程”项目，其中明确提到了“档案馆和图书馆都是人类记忆的保管者，是一个国家多元化文化的表达，对保护人类的共同记忆至关重要”。[1]在档案学学术研究领域，“‘社会记忆说’作为一种前沿范式”的理论也越来越为学科共同体所支持。

1.2为建设新型智慧城市提供智力支持

“有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。”[2]以个体为核心的档案信息管理，正是依托新型信息技术，为实现个人信息管理的便捷化、知识化而产生的。通过个人生活信息的有效集合，让个人在了解自我的同时，也能将个人的有关想法、意见反映在平台上，从而实现公民大规模地、主动地参与社会管理活动，扩大管理决策行为的社会基础，也加强了公民、政府与非政府组织之间的互动交流。

1.3利于个人掌握生活节奏，保障个人利益

个人档案信息之于形成者而言具有参考价值与凭证价值。一方面，将个人档案信息利用管理共享平台进行集中统一分类、管理，可以有选择地梳理、记录思维路径。有效分析个人此前所常用的工作方法、工作经验，做到“正确的信息在恰当的时间以合适的形式表达和利用”[3]。另一方面，个人档案信息系统能够通过生活信息的推送、用户之间的交流来解决个人生活中遇到的种种问题。个人可以有选择地将隐私信息加密存储，将个人生活行为以个性化的方式记录在“册”，在遇到纠纷、需要提供证据时保障个人的相关利益。

2个体档案的构建要素与实现方式

个体档案是具体的社会成员在其工作和生活当中形成的一切有价值的信息记录。它强调的是以信息利用为核心，个人有意识地接受、整理、传播各类信息，在多个个体之间、个体与政府、民间信息服务机构之间形成动态交互网络，达到信息的共享、知识的发掘、记忆的积累等目的。个体档案不是关于个人的背景信息，而是个人在其日常行为活动中借助各类电子设备记录下的信息，其来源极为广泛，是与个人生活相关的一切隐私与非隐私的记忆集合体。

2.1个体档案的构建要素

2.1.1个人电子设备是实现个人信息管理的物质基础

时至今日，具有独立的操作系统、运行空间，无线网络接入功能的智能手机风靡全球。智能手机有着高速度、高精度的中央处理器，配合以大存储芯片以及较强的存储扩展能力，内置网络适配器可接入无线网络，且有着比肩个人电脑的人机交互能力，这些都为海量数据信息的收发与存储提供了物质保障。

2.1.2应用软件是档案信息共享的桥梁

信息资源的具体组织、整理、加工、开发、传播等有机动态行为需要软件平台的支持，以个体为核心的档案信息共享的最终目的就是让存在于动态中的实用信息为更多的人所知晓和利用。对于个体档案信息管理而言，应用软件是连接用户与设备之间，用户与用户之间，用户与信息服务机构之间不可或缺的桥梁，是信息推送的前提。因此，应用软件要“有‘主动’与用户建立某种联系的功能，使得档案信息管理软件可以更快更好地为用户服务”[4]，确保存在于个体档案信息共享网络中的个人能够动态性地获取有价值的信息。

2.1.3社会档案意识是思维基础

个人是信息搜集、信息加工、信息传播工作的主体，个体档案信息的管理、开发、共享都依赖于个人的档案意识。而我国公民对于档案及其相关因素的认识仍然比较肤浅，认知范围还比较险隘，“社会档案意识是一个国家、一个民族文明程度的标志之一，因此提高社会档案意识迫在眉睫。”[5]集成化的个体档案管理与共享结构中，个体是整个巨大的档案信息网络中的节点，是具有很强能动性的神经元，其运动的频繁性与活跃性决定着整个网络的生命力。在档案实体的后保管时代，档案思维创造力的来源理应更为广泛。

2.2个体档案信息系统的实现方式

经研究，个人档案信息管理系统应该以一个智能化的、具有很强交互性的软件平台作为信息组织管理的手段。同时结合本国、本地区居民的利用意向、利用能力来开发此类平台，确保其实用易用。

通过上述分析，个人档案信息管理平台在物理结构上应分为三个层次，即数据层、信息的描述与管理层、界面交互层。通过三种层次的构建，建立起人与设备、移动设备内部之间的数据关系，使用户依据本系统提供的各种收集、记录、存储、检索、统计、共享信息的方式，能够方便快捷地对与个人相关的信息数据进行个性化、智能化的管理。

首先，在数据层面，后台数据库的存储、分析能力是容纳、开发信息的基础。这要求服务器所选用的数据库应当具有高效的数据处理能力，“如SQL 已经既可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据”[6]，以此达到对不同形式的数据分门别类，加强海量数据管理的可知性、可控性。同时引入云技术，通过多台服务器的耦合，制定相应的挖掘程序，对所收集的数据尤其是有关日常生活的非隐私性数据能够依据需求进行统计分析，逐步上升为一种规律性的信息——知识，通过反馈推送实现信息的动态流转。其次，在信息的描述与管理层面，利用XML语言对整个信息资源及其内容进行统一描述，同时利用RDF对相关元数据进行组织、关联、分类及注释。根据每一个层次需求设计相关程序，分别作为信息的存取、（下转第276页）（上接第241页）关联、检索工具，从而有效地完成对信息的组织工作。

软件的人机交互界面首先应体现出地域特色，增强用户的适应性。其次应当提供个性化的登录与应用界面，界面设计采用非线性化的场景模式，注重各个板块之间的联系。按照职业、年龄的不同建立不同的开发模式，如面向中老年群体理应力求简介明了，并配以每一步骤的指导；面向青年群体的界面则应当活泼生动，保持其动态交互能力。此外，还应建立方便快捷的录入与检索系统，支持文字、语音等多种手段，同时注重各层次信息流转过程中的加密工作，保障用户的隐私安全。在信息共享方面，设置生活信息的主动分享功能，例如用户实时地将个人所见的天气、交通、实地新闻等内容通过平台共享至主页，此外还应当提供本系统与各大网络媒体社交平台的链接，满足用户的共享需求。

3结语

建立以个人为核心的档案信息管理共享体系，能够有效实现个人在信息时代的信息管理、整合、共享需求，提升国民档案意识和信息素质，有效规划并分离对个人而言同样重要的隐私与公共信息空间。社会记忆的载体——档案作为一种无可替代的原始资源，正在塑造时代、唤醒个人。

参考文献

［1］丁华东.在社会记忆中思考档案——档案学界之外有关档案与社会记忆关系的学术考察[J].浙江档案,2010(03):24-28.

［2］郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理,2013(04):21-23.

［3］邓昌智,敖翔,周明骏,等.以活动为中心的个人信息管理[J].软件学报,2008(06):1428-1438.

［4］张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计:基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案,2009(01):31-33.

中图分类号：G647 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.179

1 高校学生档案管理工作对学生就业所起作用

1.1 搭建学生与用人单位信息交流平台

学生毕业后，必然会面临工作应聘，学生档案这时候就起着无可替代的作用。它是对学生整个大学期间生活、学习各个方面的一种比较完整明了的记录，这些记录是通过比较集中的收集、整理而成，可以综合反映学生的素质，且比较准确靠谱，具有权威性。用人单位在挑选人才的时候，要想对应聘大学生有一个比较多维的了解，可以借助高校的档案管理工作，轻松调出资料，如此便搭建了学生与用人单位信息交流平台，为学生就业提供了便利。

1.2 有利于大学生档案的妥善管理

“档随人走”是人事档案工作的一个重要原则，大学生毕业后，档案必定要随着其离开而转移到另一个部门，强化高校学生档案管理，有利于妥善保存学生档案，同时保证学生档案成功转递。学生在毕业之际，不管工作是否落实，高校都必须完成档案转递工作，这样才能确保“人档合一”。

2 高校学生档案管理存在问题

2.1 管理方式落后

一般而言，高校为毕业生提供就业岗位信息有两大方法：一种是用人单位与高校见面互相协商，另一种是举办校园“招聘会”。相比而言，第二种方式针对学生范围要更广，第一种方法是在高校介绍毕业生之后，用人单位看过档案资料，才决定面试人选；第二种方法是毕业生直接投入个人简历之后，经面试洽谈后，用人单位再行调出档案。这可以看出档案管理工作对于学生就业的意义所在，好的档案管理工作，能够最大程度地为学生就业提供服务。目前，我国高校普遍存在一个问题就是管理方式跟不上时展，比较落后，包括体制不规范、收集、整理工作不到位等等，伴随着大学的扩招，这种现象越来越明显，有的学校整个的档案管理过程给人的感觉就是不认真、不严肃，有的学校把学生档案统一归入综合室管理，有的归入人事部，有的则直接实行院系分散管理，档案管理体制的不统一，使得毕业生在毕业之际档案滞留而无法快速转递。日常档案管理的不规范带来的后果是，高校必须为转档工作的顺利实现突击整理归档，这样整个档案管理工作就是混乱的，用人单位查阅学生档案会很困难，如此，就影响到了毕业生顺利就业。

2.2 档案内容不全面

高校学生档案的内容很多都只是简单涉及到了学生高中毕业时的学籍情况、入团情况、成绩、体检、奖惩等等，在现在庞大的激烈的就业市场面前，用人单位对于毕业生的考察早已不只是停留在这一阶段，对此有的学校作了相应改革，设置了一些新的档案资料，比如大学生心理测试、各种证书、参与实践活动等，对以往片面的档案资料做了一个补充，但实际而言还是远远不够，这种有限的材料，并不能使用人单位获得对毕业生能力、素质的一个全面了解，且高校档案内容普遍流于形式，并无实质内容，对学生评价公式化、口号化，因而失去了应用的权威性，价值不大，很多毕业生本人或者用人单位对这些档案材料兴趣不大。

2.3 高校毕业生档案利用滞后

前面说到“档随人走”是人事档案管理的一个重要原则。在以往的计划经济体制下，毕业生工作是包分配的，用人单位与高校档案的转递工作很容易进行，但是市场经济体制下，毕业生与用人单位之间是一个双相选择的关系，一方面学生不能带着档案，另一方面用人企业只有在校进行招聘，才能看到学生档案，而在程序上，只有毕业生确定了就业单位，学校才会把档案寄出，如果这样，根本就不能在学生应聘之时给予用人单位参考，这就是利用的滞后。所以，现在很多毕业生应聘只是靠着一纸简历和若干证书，为了找到一份更好的工作，很多毕业生想方设法在简历中吹嘘所具备的技能，甚至弄虚作假，这样就造成了毕业生与用人单位的一种不信任关系，干扰了就业市场的公平。

2.4 高校档案管理人员素质不足

近几年来，我国高校一直处于扩招的状态，大学生数量在不断增加，增加了档案管理难度，与此相对应的是，管理人员素质的不足，很多高校对于档案管理工作重视度不够，投入也有限，档案管理人员并不具备专业的素质，档案意识淡薄，管理观念不科学不系统，档案存放杂乱，且时有学生档案漏填、缺页、遗失现象发生，这就使毕业生档案得不到质量上的保证。

3 强化高校学校档案管理，为学生就业服务

3.1 重视学生档案管理，实现管理手段多样化

强化高校档案管理工作首先要转变观念，学校要重视档案管理工作的建设，与时俱进，抛弃旧有的只是把档案管理单纯当作学生学籍资料的简单积累，而要转变为以学生就业为核心的系统全面的档案管理。在谈到高校档案管理存在的问题时，我们发现，大学生档案内容过于流于形式，且考察内容单一，所以高校应该自觉增设一些内容，比如学生参加的实践活动、参加的培训、实习情况，多种联系方式：QQ号、邮箱等等，这样就使得档案更具个人特色，更加真实明确。档案管理工作是一项繁复而细致的工作，它记录展现的不只是学生的成绩，还应该包括有思维道德方面、身体心理健康方面、职业规划方面等的内容，大学生在填写相关档案的时候，必须伴有细致的说明。档案的收集与整理始终是档案管理的一个重点难点。

3.2 充分利用计算机技术，规范管理工作科学化

信息化时代，计算机技术可谓无处不在，它能够给高校档案管理带来极大便利，所以高校必须充分利用这一技术，这就给档案管理提供了另一种保留方式――电子式，这是除纸质保存外的一种方式，可以通过备份有效防止档案遗失状况，同时扩充档案信息量，不仅可以实现档案信息的规范化，而且可以在一定程度上增加高校学生档案的时效性，提高档案的利用程度。此外，现代信息技术还能完善高校的档案管理模式和制度，并通过信息技术的落实来提高学生档案信息的安全性，维护学生的隐私权。管理员依照工作规范，凭借专业素质和安全管理意识，努力完善学生档案的存储、利用环境，能够最大程度地减少因粗心等因素而造成的信息错漏现象，提高档案的管理效率。

3.3 确保学生档案的完整性，管理人员素质专业化

高校学生档案管理必须从基础工作做起，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，在基础工作使用到的如计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施，必须确保正常的使用及换代更新，遵循“日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证”的准则。同时，建立一支思想过硬且专业素质高的管理队伍是必不可少的。学校应聘请具有专业素质的档案管理人员，他们在具备科学系统的管理方式的同时，对于档案管理工作还要有极强的责任心。只有管理人员素质专业化，才能使高校档案管理工作合理高效地运转。

4 总结

面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员除了有很好的政治素质之外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活使用各种电子设备。因此，高校要把那些政治觉悟、工作作风、业务能力比较突出的同志选调到档案管理岗位上，才能确保高校学生档案管理的有效性。

参考文献：

[1]练红珍.高校学生档案管理工作的问题与对策研究[J].黑龙江档案，2011，（4）.

学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。

一、深化认识,高度重视

学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、完善制度,加强管理

制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。

三、精通业务,爱岗敬业

要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。

 

四、设施齐备,操作规范

要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。

在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

五、挖掘潜能,保障服务

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

参考文献:

2　寄存情况

县会计局拨出专款为档案馆购置了密集架,档案馆腾出一个专门库房。2005年10月,会计核算中心首批110多个单位的会计档案4356卷册正式“搬家”到县档案馆。截至2009年底,县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至2008年的会计档案17000卷册;5年来,共为全县各部门提供会计档案利用1200人次,15000卷次。

2.1　整理

2.1.1　会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议,会计档案的前期装订、整理工作由会计核算中心依据《会计档案管理办法》,在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时,由会计局分核算单位统一装箱、加封,运送到档案馆,然后,由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱,逐件核对验收。核对无误后,三方签字盖章。

2.1.2　管理单位的确定、编号。对于寄存的会计档案来说,无法按全宗来进行管理,在实践中,我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上,设立临时管理单位的办法加以解决。即,以会计核算单位为一个临时管理单位,分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是:会计核算单位在档案馆有全宗号的,沿用原有的号。新成立的一级机构,按设置原则,赋予一个新的全宗号,没有全宗号的二级机构排在其主管单位后,其临时编号为主管单位全宗号+固定的顺序号。

2.1.3　区分专账核算单位、分类、加盖档号章。首先,对已接收的会计档案进行再次核对,区分核算单位内专账核算单位,确保每个会计核算单位内专账核算单位档案的齐全完整。其次,对每个会计核算单位内的档案按年度——类型分类,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等四大类。最后,在每册会计档案封面的右上角加盖档号章,按要求填写内容。

2.1.4　案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到会计档案的特殊性,采取了重新编制卷号的方法。即每个单位内按类别分开排列,从寄存的最早一年起,自“1”开始分别编一个流水号,一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专账核算单位的,不再单独排列编号。每年,在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后,填写在档号章框内。

2.1.5　档案的排架。整体上,寄存会计档案按会计核算单位临时编号+年度+类别顺序排放。会计核算单位内,由于账表与凭证规格不一,各单位账表集中排放在前,凭证在后,每单位后面预留空格,方便接收。

2.2　管理

2.2.1　建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了《关于进一步加强会计档案管理工作的通知》,对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定,严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。

2.2.2　严格手续,安全利用。设置了专门的会计档案查阅室并提供了便利的办公条件。需要查阅会计档案的单位,需首先到县会计局进行资格审查,然后,持其开具的介绍信来查阅。严禁随意借出会计档案,调阅时间一般为7天,确需延长的,办理续调阅手续。

2.2.3　实施查阅全程监控措施。查阅时,须有工作人员在场,复印在馆内进行,并登记检查。

3　思考

1）“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2）“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政 管理 权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

1）委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理 方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

2）会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案 管理 办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案 管理 仍存在一些问题，其主要表现为：

1）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。

2）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3）会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。

4）财政部门与档案行政 管理 部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5）会计档案 管理 制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。

针对会计 管理 体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1）加强会计档案 管理 ，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。转贴于

3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

会计档案是会计信息系统的产物在时间上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性， 不仅能完整的呈现出单位经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。

一、会计档案的特点及其作用

由会计档案的定义可以看出， 会计档案的内容主要包括三部分：会计凭证、 会计账簿、财务会计报告，另外还有其它一些会计材料。

（一）会计档案的特点

（1）整体性：一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表， 这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

（2）稳定性： 会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。

（3）规律性： 一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。

（4）特殊性： 会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。

（二）会计档案的重要作用

（1）会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录：会计档案是经济活动的产物，会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶 段各项经济业务。通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务 收支情况予以连续的记录、反映和综合分析，使会计档案具有连 续性和制约性的特点。

（2）会计档案是预测、决策经济情况，真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源， 是财务工作的基础依据。同时会计档案传递管理规划，控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和促进作用。

（3）会计档案是打击经济犯罪的重要依据：会计档案客观地记录了各项会计活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案为之提供了重要的凭证，无可辩驳地揭穿了 一些经济犯罪活动的事实。

（4）会计档案是经济科学研究的可靠资料： 会计档案记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，为经济科学研究提供各种可靠的数据和可比性资料，具有重要价值。

（5）会计档案是会计监督的基础资料：会计档案在社会审计和工商、税务、海关等行政机关的检查过程中的利用率极高。通对会计凭证、账簿、财务报告等原始资料的审核，评价被审查单位经济业务是否合法，会计处理是否真实、公允，是否依法纳税。通过对企业会计流程和业务处理的审核，发现内部控制和管理方面的问题，从而提出改进。

二、会计档案管理的现状

会计档案管理随着社会主义市场经济体制的不断完善，原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。社会监督体系的不健全，也使社会经济生活中出现了一些亟待解决的问题。会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，办公用房十分紧张，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理。

三、加强会计档案管理的对策和具体措施

（一）明确会计档案管理的主体， 理顺会计档案管理体制

对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政、企事业单位而不是会计核算中心。 《会计档案管理办法》第 6 条明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。

（二）加强会计人员岗位培训，全面提高会计档案的案卷质量

（三） 财政部门与档案部门联合，形成会计档案的监管机制

结合实际，按照《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

总之，完善会计档案管理工作的各项规章制度，加强会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，是各单位必须引起重视的一项基础管理工作，我们要充分认识会计档案的重要性，全面做好会计档案管理工作。

参考文献：

[1]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[M].北京工商出版社,1984

[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会,2007,（4）

即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2 “财务集中制”形式

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

3 目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：

3.1 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3 会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4 会计档案管理制度亟待完善

制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

4 针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.102

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02

目前，我国现行的干部档案管理制度源于1950年的封闭式管理方式，1991年出台的《干部档案工作条例》，对档案管理工作进行了细致的指导并对之前的管理方式进行了一定的完善。根据这些档案管理办法，干部档案包含的内容非常广泛，如干部的个人信息（性别、年龄等）、政治身份、工作经历、任职期间受到的奖励和处罚、配偶以及子女情况等，而档案中的这些内容，是考察干部、进行干部职位调动、兑现待遇的重要参考依据。

从近年媒体对官员造假事件的曝光上看，干部档案中的“三龄两历一身份”，即年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份是档案造假发生最为频繁的部分，这一方面是因为“三龄两历一身份”在干部选拔中发挥的作用较为重要，另一方面是因为对此类信息的审核难度较大、成本较高，而造假成本却较低。

档案造假不仅扰乱了正常的晋升秩序，让真正的优秀人才受到损害，更是危害了广大人民群众的利益，因此，在“三龄两历一身份”的审核认定工作上，必须慎之又慎，针对工作中出现的问题，运用科学的管理方法和严谨的管理制度来杜绝档案造假。

1 “三龄两历一身份”审核认定工作中存在的问题

从目前我国“三龄两历一身份”审核认定工作现状来看，“三龄两历一身份”的审核认定工作还存在一些问题，如被审核人个人信息有误、档案管理制度落后、监督体系不完善等，笔者对这些问题及其原因进行分析，以探索完善“三龄两历一身份”审核认定工作的有效途径。

1.1 被审核人基本信息不准确

在“三龄两历一身份”的认定审核时，时常会发生被审核人的基本信息不准确，如年龄、工龄等。造成这种现象的原因，一是由于被审核人自身对个人档案的重视度不够，在进行相关材料的填写时随意性较大，如在填写出生日期时，一年填写为农历日期，而另一年填写为公历日期，这就导致了信息的前后不一致；又由于履历表格等材料需要书面填写，填写过程中由于不细致、不认真导致字迹模糊，档案审核人员无法辨认清楚；在填写人因故无法自己进行填写时，请同事代为填写，由于人的粗心大意，也会导致档案材料的信息不准确。

二是部分干部为了谋取利益，对其个人档案进行造假。如根据相关政策达到一定的工龄时才可以享受对应的待遇，其就对工龄进行谎报；遇到干部选拔、退休时就根据相关的要求在年龄上进行造假；有的干部为谋得升职，把自己的入党时间提前；有的干部在攻读研究生期间未取得学位证书，却谎报自己的学历为研究生，以得到更为优渥的待遇。中央巡视组在2014年的巡视工作通报，在已审查的20个地区中竟然有15个地区存在“三龄两历一身份”等档案造假问题。

三是部分老干部不清楚自己的具体信息。由于各种历史原因，很多档案材料已经缺失，这给档案管理工作加大了难度。由于现行的档案管理制度源于1950年的档案封闭式管理，因此部分老干部已记不清自己的党龄和工龄的个人信息，而这些信息由于年代久远已经很难去进行核实。

1.2 档案管理系统不完善

部分地区的档案管理系统不够完善，存在漏洞，这一方面使“三龄两历一身份”的信息有误差，另一方面也导致了信息造假的现象发生。档案管理系统包括管理制度、管理人员以及管理工作的监督等，因此在分析其问题时，要从多个方面展开。

首先，从档案审核制度上看，我国大部分地区的审核制度仍沿用着传统的管理办法，而传统的管理办法已无法满足高要求的档案管理工作，由此产生的错位导致了在审核“三龄两历一身份”时无法面面俱到，而封闭式的管理制度也使人们对档案有一种“神秘感”，无法正确认识到自身档案信息的作用和重要程度。同时，由于制度不完善，导致了档案材料收集工作没有受到重视，尤其是在中央对事业单位以及公务员进行了大量的编制和人员制度改革下，人员流动性提高，这也加大了档案管理的工作量，而档案管理部门本身的人员流动则影响更大。由于个人档案是跟随人的一生，这就要求在每个组织和部门都要有完善的档案管理制度，一旦出现纰漏，会影响之后所有的审核工作，如，有些人在参加工作之前的原始材料不全，在入党的当年，所在单位没有将其入党申请书等材料放入个人档案；有些高校在学生毕业时，没有将毕业生报到证归档并寄往用人单位，后续出现问题时，学校无法进行弥补。

二是档案管理人员方面的问题。一方面，“三龄两历一身份”的审核认定工作工作量较大，工龄、学历等材料时间跨度很大，而大多数档案管理部门的人力不够支撑如此大的工作量，在进行信息校对时，工作十分繁琐，需要档案管理人员在审核时保持高度的注意力，同时“三龄两历一身份”审核认定工作具有较强的政策性，这也要求管理人员药具有较高的业务能力，而部分档案管理部门经常雇佣兼职人员进行档案审核收集工作，管理人员业务能力不高和人力资源不足都导致“三龄两历一身份”审核工作产生了各种各样的问题。

三是在“三g两历一身份”审核认定时，缺乏完善的监督体系。近几年，媒体曝光官员的履历造假行为屡见不鲜，中央巡视组在巡视工作中也发现了许多档案造假问题，而“三龄两历一身份”更是成为了档案造假的重灾区，究其原因，除了档案管理制度、重审成本高等原因，缺乏完善的监督体系是问题的关键。官员档案造假时，经常发生“团伙作案”的情况。如干部在户口年龄上造假，这就需要求助于派出所的工作人员；如要对党龄进行造假，便需要组织部门人员的帮助。在轰动一时的“王红英造假案”中，涉及了时任太原市商贸委员会组织部部长、人事处处长王秋兰和太原市财贸综合开发中心主任李某某的帮助。在广东查处的梅州市劳动教养管理所原政委钟立档案造假案中，12名责任人员分别受到党纪处分。

2 完善“三龄两历一身份”审核认定工作的有效途径

从对“三龄两历一身份”审核认定工作中存在的问题看，其主要有个人档案意识淡薄、档案造假、档案管理体系不完善、缺乏有效的管理监督等问题，基于此，笔者针对这些问题提出了建议，以给“三龄两历一身份”审核认定工作提供参考。

2.1 完善档案管理体系

完善档案管理体系，有助于确保“三龄两历一身份”审核认定工作的客观性、完整性和真实性。

在制度方面，要将档案审核工作的责任落实到个人。“三龄两历一身份”的审核认定关乎着个人的切身利益，因此，在信息的审核中，首先，建立责任追查制度，并落实到个人，防止出现推诿、扯皮的情况。其次，对政府出台的档案管理工作方面的政策，务必在第一时间进行学习和推广，充分领会其精神，与时俱进地对现有的不合理的制度进行改进，如在年龄的审核认定上面，要区别不同时期不同政策的适用性。再次，要对档案的收集、整理、归档和保管等每个部分进行全面的制度管理，要做到每个行为都有章可循，如福建省委组织部2010年印发的《关于进一步规范省管干部档案查借阅工作的通知》，对档案的借阅进行了规定。最后，在审核认定时要建立沟通机制，在“三龄两历一身份”审核完成后，可以出具书面的审核意见并递交给被审核人，使其保有知情权，如出现问题则可以即时解决，不拖拉、不积压。

在档案管理人员方面，要注重培养档案管理人员的职业素养和责任心，除了落实到个人的责任制度外，还需要频繁对档案管理人员进行职业素养的培训，以确保其能真正胜任繁杂的档案管理工作。同时，随着智慧政府建设的不断推进，档案管理工作也逐渐走向了数字化，因此，档案管理审核部门必须要与时俱进，积极改进，提升档案管理人员的数字化素养，引进计算机相关的专业人才，通过先进的管理手段，进行“三龄两历一身份”的审核、认定以及后续的保管工作，逐步实现档案管理的信息化。档案管理人员自身也需要有终身学习的态度，勇于担当，在工作中遵守组织纪律，注重工作细节，在与被审核人进行沟通时也要保持耐心，避免矛盾发生。

2.2 建立有效的监督管理机制

建立有效的监督管理机制，可以保证“三龄两历一身份”审核认定工作的真实性和完整性，防止造假情况的发生。

2.2.1 加大对造假行为的惩罚力度

档案造假成本低的现象十分普遍，究其原因，是由于O督体系不完善，惩罚力度不够，使干部存有侥幸心理，对档案进行造假，因此，一经发现有造假情况，必须严厉惩治，更要追究默许、参与和帮助造假者的责任，构成犯罪的，要移送司法机关。

同时，要明确造假和“笔误”的边界，因此，在“三龄两历一身份”审核认定工作中，对信息前后不一致的档案，需要审核人员将档案与原始材料进行仔细对比，对故意造假与填写时出现的失误进行明确区分。

2.2.2 各组织部门之间建立良好的沟通机制

在“三龄两历一身份”的造假时，常常出现“团伙作案”的情况，这就需要各组织和部门有着良好的沟通制度，在责任认定时要明确各个单位担负的责任，在发生档案疑似造假时，各组织之间要积极配合，对不配合工作和推诿的人员，要依据相关规定严肃处理，不留监督死角。同时，要尽量减少档案流通的环节，进一步缩减造假的空间。

2.2.3 审核过程透明化、数字化

在进行“三龄两历一身份”的审核认定工作时，要做到足够透明化，在进行干部任前审核时，对干部的档案在一定范围内进行公示，如2011年福建省委组织部印发了《关于进一步规范新任省管干部档案报送工作的通知》，对干部任前信息公示做出了相关指示。同时，审核过程要逐渐实现数字化，电子档案是未来的趋势，各部门应努力推进电子化档案的建设，这一方面有助于不同部门之间的档案流通，另一方面，也减少了审核人员的工作环节和工作量，进一步缩减了造假空间。

主要参考文献

[1]池红.干部人事档案中“三龄一历”的认定[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2004（1）.

[2]计婷婷.干部档案清理与“三龄二历一身份”的审定[J].档案与建设，2014（11）.

【关键词】

结核病；档案管理；机制；计划；管理制度；开发利用

为了能够更好的做好结核病的防治、督导和宣传工作，需要建立建全结核病档案管理系统，通过对档案进行管理，可以为各级部门制定结核病防治规划提供重要的参考依据，而且对观察病情、疫情也具有非常重要的意义。各级结核病防控部门需要通过建立健全结核病档案管理，及时发现和治愈结核病人，实现对传染源的有效控制，降低死亡率。

1建立档案管理领导机制

档案管理水平的提升，离不开领导的重视和支持，这不仅是做好档案工作的前提条件，也是档案管理规范化建设的重要基础。档案管理工作是一项基础性和经常性工作，因此需要领导对档案工作能够支持和重视。同时医护人员也需要加强对《档案法》和相关档案工作规范的学习，强化对档案工作的认识，使其在日常工作中增强自觉性。各级结核病防治机构需要建立结核病人档案管理网络，由单位领导负责，结核病防治机构及相关档案管理人员作为组成成员，以此来进一步强化各级结核病防治档案工作的组织管理，确保档案工作的规范化，进一步对结核病防治档案管理体系进行完善。

2组织实施档案管理计划

我中心作为省级结核病防控机构，要做好全省结核病防治档案工作规划，制定切实可行的实施方案，加强对全省结核病防治档案工作的技术指导，在对结核病档案资料进行收集和登记过程中做好结核病防控的监测和督导工作，有效的实现对传染源的控制，提高病人治愈率。同时，还要加大对结核病防治档案管理工作的投入力度，提升结核病档案管理的水平，从而为结核病防控工作提供重要的档案信息支持。在结核病防治档案管理工作中，为了能够正确合理对文档资料进行收集管理，改进日常工作中形成的资料分散的状态，可以采取分级管理的方法。推行一事一档制度，对资料收集管理进行创新，这与档案工作的基本原则相符，而且又与结核病防治业务工作的特点相符合。这不仅能够更好的对档案工作的水平进行反映，而且领导还能够对全局进行把握，并做好正确的决策。根据结核病防治工作具有延续性的特点，特别是在疫情监测工作中需要将几年之间形成的监测资料进行分析对比，需要不断对资料进行补充和完善，因此通过分级管理能够更好的满足结核病防治的日常工作需要。

3加强队伍建设和人员培训

目前档案管理工作对档案管理人员自身的综合素质提出了更高的要求。不仅需要结核病档案管理人员要强化自身的专业理论学习，加快知识结构的更新，而且还要树立严谨的工作态度和爱岗敬业的精神。我省结核病防控档案管理队伍很大一部分人员在结核病防治档案工作中缺乏工作经验，自身档案知识更是缺乏，这就需要加强结核病防治档案队伍的建设工作。通过定期开展培训，努力提高结核病防治档案管理人员的专业技能和职业素质，加强结核病档案管理工作水平，从而为结核病防治工作的开展奠定良好的基础。

4建立健全档案管理制度

在结核病档案管理工作中，需要进一步对结核病档案管理制度进行完善。首先，建立健全结核病档案管理制度。需要按照上级档案管理部门的相关规定和要求，同时要结合本部门及本单位的实际情况，针对结核病档案工作自身的特点来制定系统、规范的结核病档案管理制度，明确各部门及各级的职责，对结核病档案的形成、登记、收集、整理、保存、上报、利用及实施的过程等要进行细化，确保各项工作能够全部做到位。其次，档案人员在工作中需要严格遵循相关制度，做好制度的落实工作，使各项任务更加具体规范，具有可操作性。最后，要建立结核病档案管理激励机制，加大检查力度，指导各级、各地区的结核病档案管理情况，每年进行认真总结和表彰，使各地结核病档案管理有序、健康的发展，充分调动了结核病档案管理人员的积极性。

5加快推动结核病档案的开发和利用

通过结核病档案的开发和利用，制定有效的防治措施，探索出一系列行之有效的结核病控制策略，为人民的健康提供服务。因此，结核病的档案收集、整理和开发、利用，不仅有利于提高结核病的防控水平，而且也能够为提高全民的健康奠定良好的基础。

6结语

加强结核病档案管理工作，实现结核病档案集中、统一管理，这不仅与结核病防治工作的特点相符合，而且能够为结核病防治工作的顺利开展提供重要的信息支持。结核病档案管理水平的高低与结核病档案管理人员自身素质息息相关，在加强结核病档案管理工作中，也对档案人员的素质提出了更高的要求。结核病档案管理人员作为防控工作中非常重要的一个环节，需要提高自身的专业理论水平，与业务科室作好沟通和交流工作，及时完成档案的收集和整理，在档案管理实践工作中不断进行完善，从而更好的推动结核病档案管理工作的顺利开展。

作者：张碧波 单位：黑龙江省结核病预防控制中心

参考文献：

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