如何成为办文高手
所谓办文，是指机关干部用撰写公文的方式，贯彻党的路线方针政策，传达领导的指示命令，部署任务，反映情况，确保领导机关行使职权的能力。我觉得，办文能力，是机关干部的核心能力、看家本领，没有这个能力和本领，在机关工作是没有发展余地的。所以，要想在工作中有所建树、有所作为，就要下苦功钻研办文之道， 使自己尽快成为办文的高手，也就是成为单位的大笔杆子。如果你成了办文高手，你的人生之路就会越走越宽阔。当然，成为办文高手也不是一蹴而就的事，这需要长期磨炼并掌握办文的特点和规律。那么，成为办文高手，有哪些参考和借鉴呢？这里介绍以下几点。
在近40年的各级机关生涯中，我基本上是与文字材料打交道，深切体会到，办文当然要有较好的文字基础，也就是说需要有才气，但这还远远不够，还需要有力气，更需要有好脾气。具体来说，要发扬“四不怕”精神。
一是不怕吃苦。文字工作确实是一个苦差事、累差事。业内戏称“四水干部”：喝墨水、费脑水、流汗水、尿黄水（上火）。记得我刚到机关工作的时候，流行着一首“好了歌”：人人都说秀才好，笔尖走马任逍遥。怎奈头上紧箍带，吃苦受累谁见了。
机关干部写材料行话叫“爬格子”。一个“爬”字形象地道出了其中的艰辛。最近又看到这样一段顺口溜：
这些看似有点调侃的话，道出的都是真情实感。说爬格子苦，首先它是艰苦的脑力劳动。我在宣传部门和组织部门都干过，无论是宣传部门的新闻报道，还是组织部门的内部材料，都是创造性的劳动。要步入笔下生花的境界，有文字功底固然重要，更重要的是要有思想。笔杆子的“思想”，不是凭空就有的，需要平时多调研、常积累、勤思考。所以爬格子人的大脑，一天到晚都没有闲着的时候。每当任务下达，犹如一块沉甸甸的石头压在了心上，走路的时候在想，吃饭的时候在想，连睡觉的时候也在想。半夜时分突然有了灵感，再困再累也得爬起来记在纸上，生怕一觉醒来忘了。
爬格子之苦在八小时之外，没有吃苦耐劳、加班加点、连续作战的精神，是很难坚持的。时下对于加班加点写材料、推材料，似乎有一些不同的看法，我个人认为，“梅花香自苦寒来”，不磨砺不成熟，不加班不成才。真正有作为的“笔杆子”都要经历吃苦过程，从接受任务那一刻起，就会感到沉重的压力，吃不下饭，睡不好觉，有时因为一个问题，因为一句话甚至一个字，要绞尽脑汁、冥思苦想、痛苦地琢磨好半天，还可能没有结果；有时感到脑力不足，身心疲惫，心理和生理承受到了极限；有时时间紧，往往夜以继日，连续加班，打通宵甚至连续几个通宵都不鲜见。时常被累得眼睛红红的，眼圈黑黑的，脑袋懵懵的，身子飘飘的，两腿软软的，身心疲惫不堪，心理和生理的承受都到了极限。所以，吃不了苦，受不了累，熬不了夜，是很难做好这项工作的。要把文办好，就要自觉做到，不怕吃苦，甘愿吃苦，以苦为荣，以苦为乐，这是办文必备的精神之一。
二是不怕返工。文章是改出来的，不是写出来的。在实际工作中，写一遍就成功的情况比较少见，反复修改，甚至多次返工的事经常发生。有一次，我同国务院办公厅的局处级干部交流体会，他们都是给国务院领导和部委领导起草讲话的大手笔，他们起草文件和讲话，也不是一遍就成功了的，从起草前到成稿后，从内容到形式，反复研究，反复修改，千锤百炼。经常搞文字工作的人，对“返工”现象司空见惯，让变路子就痛痛快快地变路子，让改句子就痛痛快地改句子，让换例子就痛痛快快地换例子，改多少遍也不能发牢骚、发脾气。
三是不怕批评。机关干部辛辛苦苦、加班加点精心搞出来的文字材料，不被领导认可，受到批评甚至严厉批评的事时有发生。我所在的单位有一位领导，自己文字水平非常高，对部属要求以文字刻薄而著称。他看到机关干部送来的草拟文件不满意，经常不客气地说，真想不到你在机关工作这么多年了，竟写出这样烂的材料，还有脸呈送给领导，如果我是你，干脆从楼上跳下去算了。有时候，他看完送来的稿子不满意，就自己动手修改。改完后把起草的机关干部叫来，指着稿子说，你写的东西我改过了，只用了一个标点，还是换了地方用的。宝剑锋从磨砺出。不批评不进步。如果你能经受得住批评的考验，就不愁成不了办文高手。
四是不怕无名。1995年，我参与总参谋部《战略参谋的人生观》一书的起草，提出了一个观点：“机关工作是无名的事业，无名的事业需要无名英雄”，受到总参机关的普遍认同。同样是“爬格子”，作家、理论家、教授和其他爱好写作的自由撰稿人，文章发表后可以拿到稿酬，可谓“名利双收”，承办机关公文，不是为自己写作，做的是幕后英雄，干得是默默无闻的工作，不能到处张扬，不能自吹自擂。这一点，连崇尚个性自由的外国人都知道。大家还记得，在小布什任美国总统期间，大谈“邪恶轴心”、“流氓国家”等，一时震惊世界。他身边的一个“笔杆子”到处说这是他的发明，结果很快被炒了鱿鱼。所以，要成为办文高手，必须冲破名利思想的羁绊。
有人问我，怎样才能尽快成为办文高手，有没有捷径可走？我想，平时注重积累资料，可能就是一条最佳捷径。
所谓积累资料，就是进行知识储备、信息储备。就是把平时学到的、看到的、听到的有价值的各种资料、信息用一定的方式和形式集中起来并使之日渐增多。
我的体会，积累材料实在是太重要了，这不仅是掌握知识的重要方法，更是成为办文高手的重要手段。现在的人学历都高了，初进机关时文字基础都差不了多少，但是随着时间的推移，差距就慢慢显露出来。认真观察就会发现，差就差在有的人善于积累资料，有的人不善于积累资料。比如同样是读书看报，有的人就作为一种消遣，漫不经心，看过就丢，毫无收获，而有的人就注意处处留心，认真阅读，借机积累，发现有价值的东西，或记在本上，或剪贴起来。
积累资料有什么好处？一是需要时查找方便；二是写作时引用方便；三是能帮助你思考，从中受到启发；四是利于拓展自己的知识面，增大自己的信息储量。凡是积累的东西，今天用不上，明天就会用上，明天用不上，后天就会用上；写这篇材料用不上，写那篇材料也会用得上；即使永远用不上的那些资料，但是由于整理归档，印象加深，实际上对你的知识功底也起到了“润物细无声”的潜移默化作用。
机关干部需要积累的资料包括很多方面，可以说多多益善。就办文的需要来讲，我认为可按“飞机型”来积累。飞机有机头、机身和机翼，有了它们就可以鹏程万里、翱翔蓝天。
“机头”是管方向的，这类资料主要包括党的基本理论、基本路线、基本纲领和基本经验，党、政、军等领导机关制定的一个时期的方针政策、工作任务和目标，马列经典著作中的某些重要论述，领导人的重要言论，报刊杂志上的重要言论片段，有关工作中的规范性提法，等等。这方面的积累在起草机关文稿中经常用到，或原文引用，或用于启发思路，或用于结合实际提出问题，而且有利于办文中少犯或不犯政治方向上、观点和提法的错误。
大凡在机关工作都知道，起草机关公文，不是个人随心所欲，文中的思想观点、倾向性意见包括对策措施，都是要有依据的，这类资料就是保证你正确行文的依据。具体来说，“机头”类资料主要有如下三个方面：
一是大政方针类。包括党和国家的路线方针政策、决策部署、重要文件和上级领导的重要讲话、指示、批示，它们决定着一个时期的发展思路、发展方向、基本原则，关乎国计民生、民族前途，是各级组织行动的指南、决策依据，必须搜集整理，掌握手中，最好熟记心中。
二是政策法规类。政策和策略是党的生命，现在又提倡依法行政，政策法规类的资料必须认真积累。它们是国家大政方针的具体化，层次上涉及到宏观、中观、微观，内容上涉及政治、经济、军事、文化科技、外交、民生、宗教等各个方面，而且都是带有刚性、强制性，在实践中只能遵循不能违反。任何人无论多聪明，不可能都记在脑子里，但是只要你留心把它们积累起来，用起来就查阅方便多了。当然这有一个问题需要注意，涉密的资料要进行脱密处理或妥善保管，不能违反保密规定，更不能发生失泄密问题。
三是时事政策类。大凡是办文高手，大都对国际国内总体形势、重大变化、发展趋势等方面有个总体的了解和把握，政治方面的如意识形态、军事、外交、人权，经济方面如主要理论和流派、发展模式和经验教训、重要政策和机制创新，社会发展方面如重大事件、舆情动向、关注热点等，虽然积累这些资料在公文起草时未必能全部用的上，但是对于开阔视野、拓展思路、科学研判形势，在总体格局中找准工作前进的方向，都是非常有益的。
“机身”是基本载体，这类资料实际上指的是支撑公文主体的基本资料。常言讲，巧媳妇难为无米之炊。有了这类资料，“巧媳妇”就会成为有“米”之炊。
机关各类公文虽然写法各不相同，但都跳不出“说理、说事、说人”的基本功能。说理，就是阐述理论依据、思想认识、基本观点等；说事，就是是什么、做什么、怎么做等；说人，就是思想境界、精神状态、方法与作风、素质与能力要求等。我们积累资料，就要围绕着满足公文这些功能去积累。这样才能有的放矢，派上用场。
关于“说理”的资料，已在“机头”类的积累中涉及到。这里主要是积累“说事、说人”类的资料。
一是大事、要事资料。这包括历史和现实的、国内和国外的、本地和外地的、物质文明和精神领域的重大事件、重要成果和重要经验教训等等。占有大事、要事资料，有利于起草公文时站在全局上观察问题、分析问题、提出问题、回答问题。
二是基本情况和发展动态。基本情况是一个地方的人口、土地面积、行政区划、风土人情、决策部署、重大成就、存在问题、发展方向等，都需要积累起来，牢牢记在脑子里。相对来说，基本情况是“死”的，还容易掌握一些；发展动态则是“活”的、是千变万化的，必须通过经常性的观察、分析、研判、综合才能把握得住。如果这类资料积累不够，写起东西来要么腹中空空、无从下手，要么不得要领、乱写一气，要么拾人牙慧、缺乏特色。
三是典型事例、典型经验。运用典型指导和推动工作，是领导机关一贯的也是行之有效的工作方法。在领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料中，都离不开典型事例和典型经验，通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路，提出任务和要求。因此，平时要通过读书看报、浏览网页、调查研究等各种形式和机会，发现和了解典型，包括地点、人物、事件、成果、主要经验以及有关数据等，都要记下来，以备在起草文字材料时运用。积累典型资料力求全方位，个人的、集体的，本地的、外地的，正面的、反面的，等等，都要多积累一些。这样就能做到“手中有典型，下笔时不慌”。
四是社情民意。社情民意是社会的“晴雨表”，是领导决策的重要依据，因而也是机关干部起草文字材料不可或缺的“信息源”。获取这类资料的渠道很多，包括专题调研、座谈交流、问卷调查、个别了解、登门走访、网络搜索等等，只有把社会上和单位里或行业中带倾向性、苗头性、规律性的东西都掌握住，才能使起草的文字材料具有针对性、实用性。
机翼是腾飞的翅膀。这类资料实际上为公文增色、美容的资料。现在，机关文字材料有三个比较明显的弱点：一是空泛论述不实在，二是抽象呆板不生动，三是干干巴巴不丰满。大话、套话、空话、废话太多。正如毛泽东批评的:“看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。”“机翼”类资料积累多了，就会较好地克服这个弊端。那么，这类资料包括哪些呢?
一是历史典故。在人类历史的长河中，古今中外留下了许多脍炙人口的典故，这类资料看来与机关公文写作关系不是很大，但有时又确实用得上。比如有时引用某个历史事件和历史人物，可增加文稿的厚度和可读性、生动性。例如李瑞环同志在会见香港各界知名人士时的讲话中，运用了这样一个典故：古书中记载了这样一个故事，汉朝时，京城田氏三兄弟田真、田庆和田广，一直和睦相处，庭院中有棵紫荆树，也长得花繁叶茂，但后来他们闹别扭，要分家，紫荆一夜之间就枯萎了，兄弟三人大为震惊，大受感动，于是兄弟不再分家，和好如初，紫荆花又盛开如故。晋代陆机作诗说“三荆欢同株，四鸟悲异林。”唐代李白感慨道，“田氏仓猝骨肉分，青天白日摧紫荆。”实践证明，历史典故运用得当，可使公文增辉、增色。
二是名言警句。这主要是指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟的语言，句子不长，但字字珠玑，意蕴深刻，闪耀着哲理和智慧的光芒。引用到机关公文中，往往会成为“亮点”、闪光点，引人注目，发人深思。如“水能载舟亦能覆舟”“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”“鞠躬尽瘁，死而后已”“上梁不正下梁歪”“屋漏在下，止漏在上”，等等，即通俗易懂，又一语中的，引用的好，画龙点睛，往往使文稿增色不少。
三是群众语言。群众语言是非常丰富的，既生动活泼，又具有很强的概括力。如“打铁先得自身硬”“群雁高飞头雁领”“领导带了头，群众有劲头”“单位好不好，关键在领导；班子行不行，先看前两名”，等等，所以，积累和学习群众语言，是办文不可或缺的一个方面。
四是例文范文。起草公文经常提出一些带战略性、纲领性的东西，包括指导思想、奋斗目标、工作重点等，有些机关干部为寻找合适的句子而煞费心机，而类似的句子在报刊文章和文件、信息上俯拾皆是，只要平时注意积累那些质量较高的公文例文范文，看看人家是怎么写的，思路就会豁然开朗。
五是流行新名词。当前，我们处在瞬息万变的信息时代，知识的更新换代加速进行，日益丰富的社会生活，催生了大量的新名词，同样需要积累熟记，并把握其内涵。如，中国梦、正能量、改革红利、量化宽松、安倍经济学、3D打印、大数据、微时代、光盘族、低头族、土豪、流动性、社交网络、移动互联网、4G、吐槽、点赞等等。流行语的积累和运用，能使公文语言跟上时代步伐。
值得积累的资料远不止是这些，还可以根据不同岗位的需要和个人兴趣爱好，积累其他有关资料。知识无疆界，积累无止境。要通过学习和积累,使自己成为“知本家”。
什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者见智，仁者见仁。不然就不会有“文无第一武无第二”之说。毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通俗、深刻、简洁、生动”等方面的特征。
一是通俗——深入浅出，言近旨远。文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。其中的道理不言而喻。我们写文章、写文件是给人家看的，不是给自己看的，所以只有你自己能看懂不行，最主要的是让人家看懂才好。人家看不懂或不完全懂，就看不下去，即使硬着头皮看下去了，似是而非，也难以收到好的成效。用毛主席的话来说，文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂，没味道，不起劲”。写文件要通俗，要有口语，要有目的性。所以，起草公文要进行通俗化、浅显化、大众化处理。
二是深刻——触及问题，观点鲜明。机关公文总的要求，就是一切立足于解决实际问题。所谓深刻，就是要有鲜明的立场和观点，敢于触及问题，提倡什么，反对什么，必须旗帜鲜明。因而，中央在一个《通知》中指出:“一个领导者，起草一个文件，或者讲一篇带有指导性的讲话，总应该提出问题、分析问题、解决问题。” 问题是公文的灵魂。触及的问题越尖锐、越突出，引起的影响就越大；触及的问题涉及范围越广泛，引起的反响就越强烈；触及的问题越难解决，在历史上反复的次数越多，影响就越长远。有一首耳熟能详古诗：“锄禾日当午，汗滴禾下土。谁知盘中餐，粒粒皆辛苦”。流传已经两千年了，到现在还在传颂，为什么它有那么强的生命力？这首诗针对的问题——也就是有些人不珍惜劳动人民汗水的现象还广泛存在，据统计，中国人在餐桌上浪费的粮食一年高达2000亿元，被倒掉的食物相当于2亿多人一年的口粮。正因为“舌尖上的浪费”现象触目惊心，所以人们还经常举出这首诗来教育大家，什么时候浪费问题不存在了，这首诗就没有生命力了。再如，上个世纪六十年代宣传了焦裕禄这个典型，在当时引起反响很大，很强烈。半个世纪过去了，现在把焦裕禄搬上电影、电视，反响还是很大，不少人感动得流泪。为什么，焦裕禄是针对有些干部的事业心不强、作风不廉洁的问题写的，这个问题在当时干部队伍中很突出，在现在的干部队伍中也很突出，所以能够在群众中引起强烈的思想共鸣。古今这两个典型事例充分说明，无论是采取哪种方式写文字材料，只要针对的问题越难解决，在人类历史上反复的时间越长，影响就越深远。反之，生命力就短。
三是简洁——反复推敲，删繁就简。简洁就是行文简明扼，没有多余的话。我觉得，简洁不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。写出简洁的作品，不是一蹴而就的事情，需要有一个学习的过程和锻炼的过程。一般地说，人的经历阅历越丰富，他的行文就越趋向简洁，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世情有关。当然，要把公文写得简练，把比较复杂的意思用最短的话语表达出来，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以公文写好后，要不厌其烦，反复修改，反复推敲，把可有可无字句段删去，力求用最经济的语言，阐释最丰富的内容。
四是生动——能说服人，能打动人。胡乔木同志在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能说服人，打动人。实践证明，写文件就是要用道理说服人，不但说服人，还要能打动人，说服人着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感情，使看的人真正被你动员起来。切实做到以理服人，以情动人，机关公文就会达到新的境界。
现在有个观点叫“深度工作”，也就是心无旁骛、专心致志，把工作干到极致。精心起草，是深度工作的内在要求，也是成为办文高手的必然路径。何为精心起草？有人把它概括成写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”。
写前“四问”。一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如首长讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。二要问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。三要问写给谁看的。要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层官兵搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。四要问起什么作用、达到什么目的。要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望；是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。
写中“四求”。一是求“高”——要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导机关的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。二是求“新”——要做到视角新、思路新、概括新、语言新、事例新。大家都知道的、都懂的东西要少写或不写，大家不知道的、不懂的要多写。就是司空见惯、非写不可的东西，要尽量选择新的角度和表述方式。三是求“实”——机关公文面对的是做实际工作的人，其基本功能是回答、解决实际工作中的种种问题和矛盾，必须紧贴实际，实实在在，不写或少写那些正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话、违心的假话。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。四是求“顺”——要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。机关公文必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性。公文是用来指导工作的，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。
写后“四看”。材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。一看到位不到位——层次、态度、思想、语言是否符合要求。二看得体不得体——是否做到了符合发文机关的层次，维护发文机关的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。三看严谨不严谨——是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。四看细致不细致——关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节必须准确无误。
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